חבל על הזמן

אמירות כאלה שומע דרך קבע שי צפיר, מאמן מנהלים מחברת קואן. "רוב המנהלים", מסביר צפיר, "כבר שבעים ולמודי ניסיון בנושא, והם מעידים כי השיטות והכלים שרכשו באמצעות השיטות הקלאסיות לניהול זמן אינם מחזיקים מעמד. להפך, במקום להוסיף הם מבזבזים משאבים. יום-יומיים לאחר הסדנה המנהלים משתדלים ליישם את השיטות בהתלהבות, אבל במבחן המציאות הן מתגלות כבלתי ישימות. מנהלים יאמרו לך: 'חבל על הזמן. ניסינו וזה לא עובד. במקרה הטוב זה עובד חלקית'".

עמיר עליון, מנהל תחום הדרכה בחברת ZOOZ המתמחה בייעוץ שיווקי וארגוני, מסכים עם צפיר. "סקר שערכנו בקרב מנהלי משאבי אנוש בארגונים בארץ הראה שסדנאות בנושא ניהול זמן התגלו כסדנאות הכי פחות אפקטיביות", הוא מספר. "המשתתפים נהגו לחזור לדפוסים הקודמים שלהם ולא הצליחו ליישם בשטח את העקרונות שנלמדו. ניהול זמן לקוי הוא תופעה מעניינת: מצד אחד הנושא מפריע מאוד למנהלים והם באמת רוצים לטפל בו, ומצד שני הם למדו מניסיונם שהשינוי בתחום לא ממש מצליח".

* למה יש לנו בעיה של ניהול זמן?

עליון: "ניהול זמן דורש מאיתנו לצאת מדפוסים טבעיים ונוחים לנו ולרכוש הרגלים מלאכותיים וזרים, לפחות בשלב הראשון. הגוף שלנו לא בנוי לשבת מול מחשב וטלפון, ובמובן מסוים הוא רוצה לזרום ולפעול מרגע לרגע.

ניהול זמן הוא למעשה ניהול עצמי, דבר שכרוך בקבלת החלטות באופן תמידי ובעריכת סדרי עדיפויות. זה לא קל. רובנו נמצאים בברירת המחדל של יציאה ממיקוד ומסדר. כל ניסיון לחזור למיקוד הוא מאמץ פסיכולוגי, חשיבתי והתנהגותי".

* למה השיטות הקלאסיות להן מטיפות סדנאות לניהול זמן לא עובדות?

צפיר: "מרבית הסדנאות מתמקדות בהכשרה של 'איך לעשות יותר בפחות זמן'. הגישה הזו לא עומדת במבחן המציאות. בנוסף לכך, מרבית הקורסים בתחום הם פרונטליים, ללא אימון אישי בשטח. למידה של נושא מורכב כזה חייבת להיות מלווה בהטמעה ובלמידה מהשטח, כאשר הקשיים עולים בזמן אמת. בעיה נוספת שקיימת בסדנאות היא היעדר התייחסות לאדם כאל יצור הוליסטי. השיטות האלו לא מדברות על החיים, אלא רק על חיי העבודה כשההתמקדות היא בתפוקה. אני חושב שעיקר התועלת בניהול זמן הוא השקט והשלווה שבאים מכך שאנו יודעים כי הדברים החשובים שלנו מטופלים כל אחד בזמנו".

עליון: "הבעיה בשיטות הקלאסיות של ניהול זמן היא הנוקשות. אין מענה אישי לכל אחד. מדובר בפתרון גנרי, שבמקרה הטוב הוא יעיל לבודדים. כיוון שניהול זמן הוא ניהול עצמי, גם הפתרונות חייבים להיות מותאמים לאדם עצמו ולשבירת הדפוסים שבהם הוא תקוע".

* מדוע למנהלים קשה יותר לשבור את הדפוסים האוטומטיים בניהול זמן, לעומת דפוסים בתחומים אחרים כמו תקשורת בין-אישית?

עליון: "בגלל העמימות בתוצאות. השלכות של ליקויים אחרים בניהול הרבה יותר ברורות. אם מנהל לא מקשיב לעובדים ובכך מייצר עימותים, הרבה יותר קל לזהות את הקונפליקטים ולהתחקות אחר סיבותיהם. בניהול זמן לקוי, לעומת זאת, ההשלכות פחות שקופות והרבה יותר קל להשליך את הסיבות על גורמים חיצוניים, כמו 'אני לא מספיק כי הטילו עלי יותר מדי משימות'".

* האם בכלל יש דרך לשפר תכנון לקוי של זמן?

עליון :"הדרך היא לאתר את גנבי הזמן האישיים, כלומר דפוסי התנהגות שמוציאים ממיקוד, אשר כמובן שונים ממנהל למנהל. זה יכול להיות פרפקציוניזם, טכנופוביה (שאחד הביטויים שלה הוא התעקשות על פגישות בארבע עיניים בשל רתיעה ממחשב ואי-מיילים), קושי בהאצלת סמכויות, קושי לסרב ואפילו נכונות רבה מדי לעזור לקולגות אשר מייצרת התפזרות. חשוב לאתר את הסיבות העיקריות, במקום להתמקד בטיפול טכני חיצוני של דחיסת יותר משימות בפחות זמן".

* מהן ההשלכות של ניהול לא נכון של הזמן?

צפיר: "ניהול זמן כרוך בתהליך רצוף של קבלת החלטות, והימנעות ממנו מאפשרת להימנע מקבלת החלטות ולעקוף את הקושי של ההתבוננות. ה'רווח' של המנהל מכך הוא בהיעדר עימות עם הכאב שיש לו בחיים. אם למשל מנהל מזניח את הזמן עם משפחתו, וילדיו גדלים בתחושת ניכור, הרי שניהול זמן בלתי מאוזן שמתמקד בעבודה מאפשר לו להימנע מההתמודדות עם הכאב".

עליון: "אני מסכים. תכנון זמן לקוי מאפשר לברוח מנושאים עם קושי. אם מנהל נדרש למשל לגבות כספים, ואסרטיביות היא מיומנות שקשה לו, הוא כבר ימצא שיטות ואמתלות שונות למלא את זמנו במשימות דחופות ופחותות בחשיבותן, לרוב בצורה בלתי מודעת. זה דפוס שקשה מאוד להיות מודע אליו ולשנות אותו, ולאורך זמן נדרשת אנרגיה רבה לשמר הרגלים חדשים ולהפוך אותם לטבע שני". *