טובעים בצונאמי של פרטים

המונח TMI (Too Much Information), נמצא בשימוש אצל בני-נוער רבים שנוהגים להשתמש בו כסוג של סאבטקסט במשמעות של "תחסכו ממני את הפרטים ותגיעו לעיקר" או במשמעות יותר בוטה, כמו "הפרטים האלה דוחים". אבל TMI מייצג גם את אחת הבעיות האופייניות למין האנושי בתקופתנו, שבאה לידי ביטוי בקושי להתמודד עם הכמות העצומה של מידע שאנו מוצפים בו, הן ברמת הזמן הנדרש והן בכישורים הנדרשים כדי להפוך אותו למידע תמציתי, ברור וידידותי הניתן לשימוש וליישום.

מחקרים מראים כי בני אדם רבים נכנסים למצב של קיפאון מחשבתי כאשר הם צריכים לקבל החלטות לרכישת מכונית חדשה, על שינוי מקום מגורים ורכישת דירה חדשה, או בחירה בתוכנית ביטוח רפואי המתאימה להם.

עוד מתברר כי בני אדם עלולים להיכנס למצב של חרדה משתקת כאשר הם צריכים לעכל כמות גדולה של מידע המורכב ממספר רב של פרטים כדי לקבל החלטה מהותית, כמו בחירת תוכנית פנסיה מתאימה הכרוכה בהבנת היתרונות והסיכונים של התוכניות המוצעות להם, או כאשר הם עומדים בפני הצורך ליזום מפנה חד באסטרטגיה של העסק שהם מנהלים.

שנים רבות ייחסו את תופעות החרדה והקיפאון המחשבתי, לביטחון עצמי הלוקה בחסר ולאופי ילדותי של מקבלי החלטות שאינם בוגרים או אמיצים דיים כדי להחליט במצבים שנדרש בהם איסוף וסינון של מידע רב ממקורות שונים.

אנג'ליקה דימוקה, מנהלת המרכז לקבלת החלטות נוירולוגית של אוניברסיטת טמפל, חקרה ומצאה כי הסיבות הגורמות לנו לחרדות במקרים כאלה, קשורות בעיקר לתהליכים פיזיים בעלי אופי ביולוגי-נוירולוגי, המתרחשים במוחם של בני אדם כשהם נחשפים למצבים מלחיצים כאלה.

דימוקה חברה למדענים בתחומי הכלכלה והמחשבים כדי לבדוק במשותף כיצד מגיב מוחם של מנהלים הצריכים להתחרות עם חברות אחרות במכרזים מורכבים, המאופיינים בכמות עצומה ומגוונת של מידע שיש צורך לסנן ולעבד אותו כדי להגיע להצעת מחיר המותאמת לצרכים של התאגיד, שסיכוייה להתקבל טובים יותר מהצעות המוגשות על-ידי המתחרים.

פרויקט המחקר הראשון היה מאתגר במיוחד. המתמודדים נדרשו להשתתף במכרז שפרסם שדה התעופה הבינלאומי של לוס אנג'לס, שבמסגרתו הם היו אמורים לתפקד כחברת תעופה ולהגיש הצעה לרכוש 100 זכויות נחיתה במחיר הנמוך ביותר. המתנדבים שגייס צוות המדענים בראשותה של דימוקה, בדק את מוחם של המתנדבים במתקן הדמיה ייעודי מסוג MRI. התהליך המורכב כלל איסוף וסינון מידע על תקנות רגולציה, אגרות נחיתה, שימוש בשירותים השונים של שדה התעופה, ושלל נתונים נוספים שהיו צריכים להיות משוקללים במסגרת ההוצאות הכרוכות במימוש הזיכיונות.

הממצאים היו דרמטיים למדי - ככל שהחוקרים העבירו למתמודדים מידע רב יותר, נצפו יותר ליקויים בתפקודו של אותו חלק במוח האחראי על קבלת החלטות. במקביל התברר גם כי חלק אחר של המוח, שאחראי להסקת מסקנות הגיוניות, החל לגמגם.

אבל הממצא הדרמטי ביותר, הראה כי בשלב מסוים שבו נוצר אצל המתנדבים עומס מידע גדול במיוחד, נוצר קצר שחסם את התקשורת בין שני החלקים האלה של המוח. בשלב זה החלו המתמודדים לעשות טעויות מטופשות ובחירות לא הגיוניות. אך כבר בשלבים המוקדמים יותר, כאשר שני האזורים במוח החלו להראות סימנים של מצוקה, דיווחו המתמודדים על תסכול הולך וגובר ועלייה משמעותית ברמת החרדות שלהם.

המסקנה העיקרית מניסוי זה היא שכאשר בני אדם נחשפים לכמות גדולה ומורכבת של מידע, המוח שלהם מגיב כמו כל מערכת אלקטרונית הנחשפת לעומס יתר של אנרגיה, בכך שנוצרים בה קצרים וחלקים מסוימים שלה מפסיקים לתפקד. ואכן המסקנה החד-משמעית היא כי סינדרום ה-TMI גורם לבני אדם לאבד באופן זמני את היכולת לחשיבה הגיונית.

אזהרה ממבול, של ספרים

מתברר כי סינדרום זה כבר היה ידוע לפני מספר מאות שנים, אם כי לא בשמו הנוכחי. ג'יימס גליק כותב בספרו החדש "The Information" כי במאה ה-17 הספיד הפילוסוף הגרמני גוטפריד וילהלם לייבניץ את התרבות האנושית בגלל "כמות נוראה של ספרים הגדלה והולכת ללא הפסק". בספרו מצטט גליק גם את אלכסנדר פופ, שפרסם במאה ה-18 אזהרה מפני "מבול של סופרים המציף את כדור הארץ", שספריהם עלולים לפגוע ביכולת השיפוט של בני אדם. עומס יתר של מידע קיבל לאחרונה גם לגיטימציה על-ידי המילון המפורסם אוקספורד, שבשנת 2009 קלט את המונח "עייפות המידע" (Knowledge fatigue) ומאז הוא מוצג בכל מהדורה חדש של המילון.

במאמר שהתפרסם לפני כ-3 חודשים בנוגע לחברת הייעוץ מקינזי, קובעים המחברים, דרק דין וקרוליין ווב, כי עם כל התועלות שהטכנולוגיה מעמידה לרשותנו בתחום המידע, קיים בו גם צד אפל משמעותי. זאת מאחר שעומס המידע גורם לשבירת יכולת הריכוז אצל מנהלים ועמיתיהם לעבודה ומחבל קשות במשאב החיוני ביותר - זמן נקי מהפרעות הדרוש לעיבוד מידע ממקורות שונים.

כך נוצרים מצבים הגורמים למנהל התאגיד לכרוע תחת עומס המידע, מה שמשפיע ישירות על כושר השיפוט שלו ויכולתו להגיע להחלטות נכונות. שני המחברים מצטטים את גורו הניהול והשיווק, פיטר דרוקר, שהמליץ למנהלים כבר בשנת 1967 לפנות משבצות זמן איכותיות ביומן, נטולות פגישות וטלפונים, שבהן ניתן יהיה להתרכז בחשיבה וקבלת החלטות ללא כל הפרעה חיצונית.

המחברים טוענים כי כל יום עבודה אופייני של המנהלים של היום מורכב בפועל משני ימי עבודה החופפים זה את זה - האחד הוא זה הרשום בלו"ז שלהם, הכולל פגישות ודיונים, והאחר הוא בין לבין, כשהם מנסים, לעתים לשווא, לחטוף כמה דקות במחשב הנייד או הטלפון החכם, לקרוא מיילים, למחוק את הלא רלוונטיים ולחשוב.

ואכן מנהלים של היום הפכו ללהטוטנים המתמודדים יום יום עם פעולות רב-משימתיות, אשר מחקרים מדעיים מוכיחים כי הם פוגעים ביעילות, ביצירתיות וביכולת לקבל החלטות נכונות. המחברים ממליצים להתמודד עם סינדרום עומס המידע בטיפול מסודר יותר במיילים ובטקסטים המיועדים לקריאה על-ידי הקבצתם לקבוצות, שאותן ניתן לקרוא בזמן הנוח ביותר למנהל, במקום להתייחס אל כל אחד מהם בזמן אמת, כאשר המייל מגיע למחשב.

כמו-כן מערערים המחברים על התפיסה, לפיה יש לקרוא כמות גדולה של תכנים כדי לקבל החלטה נכונה. הם אומרים כי ניתן בהחלט להגיע להחלטות נבונות על בסיס תכנים המוגשים למנהל לאחר שעובדו ותומצתו למספר שורות על-ידי עובדים מיומנים.

אחת הקטגוריות הקריטיות שבהן יש צורך בעיבוד תכנים ונתונים והצגתם כסוג של תמצית מנהלים מתגלגלת בדף הראשון של המסמך, היא של בתי-החולים אשר במהלך אשפוז של חולה, יכול להצטבר תיק רפואי בן עשרות ומאות עמודים, שחלק מהרופאים אינו קורא בו מתחילתו ועד סופו. בהקשר הזה קל יותר להבין עד חשוב להתמודד נכון עם המחלה ששמה עומס מידע.

הכותב הוא יועץ לשיווק. www.trends-news.com