מתי צריך להסתיר מידע מעובד

הצפת מידע רב באוזני העובדים עלולה לגרום לבלבול והיא לא תמיד נחוצה. אולם מידור והסתרה של המתרחש או של הצפוי לקרות בארגון הוא ממש לא האפשרות העדיפה.

רבות הדרכים למדר אותך

מנהלים ממדרים את עובדיהם בדרכים שונות: התחמקות תמימה, ניסיון לפשט תהליכים ("חבל על הזמן שייקח לי להסביר לך את התמונה כולה - פשוט קבל את עיקרי הדברים"), או רציונלזציה המצדיקה את חוסר השיתוף (למשל, בטענה שהמידע חסוי, גם כשאיננו, או שחשיפתו מנוגדת לאינטרסים של הארגון).

לרוב העובדים יש סקרנות בסיסית, שעד רמה מסוימת היא ברכה למוטיבציה ולתפוקה. לעומתה, תחושת ה"נטוש מאחור" יוצרת עובדים כעוסים, חרדים, שלא לומר פרנויאידים והרבה פחות יעילים.

לא מזמן סיפר לי עובד ששוחח עם קולגה על פרויקט חדש, והתפלא לגלות שזה כלל לא ידע על הפרויקט שמתוקף תפקידו טבעי היה שיתוודע לו. כששיחתם הפכה לפינג-פונג מגומגם ונבוך, סיכם הראשון: "המנהל בטח עדיין לא הספיק לדבר איתך על זה".

הקולגה הממודר חש שזו התחמקות, וחשד שחברו ידע מלכתחילה שטרם שמע על הפרויקט והעלה זאת בפניו כדי לגרום לו לרגשי נחיתות. מלבד המתח ביניהם, כעס גם על המנהל, אך לא יכל לעשות דבר משום שחברו ביקש שלא יחשוף זאת עד שהמנהל בעצמו יספר לו על הפרויקט. כל שנותר לו לעשות הוא להתמרמר בשקט, מה שכצפוי פגע במוטיבציה שלו.

אפשר היה לחשוב שיש סיבה מיוחדת למידור הקולגה על-ידי המנהל, אך הדברים היו פשוטים למדי: המנהל תכנן לשוחח עמו על פרויקט אחר באותו תחום, ולכן פסח עליו בעניין הפרויקט המדובר. אולם גם כשהמידור מתרחש במקרה, יש לו השלכות.

דרכו של המנהל לומר: "אני מעליך"

ידע זה כוח, זה לא חדש, והסתרת מידע מהעובדים היא דרך נוחה למנהל לחוש בכוחו: הוא יודע משהו שהאחרים לא יודעים. מנהלים רבים שפגשתי מתייחסים לידע כאל נכס, וממש מתארים אותו במונחים חומריים ("כשאני חולק ידע אני מרגיש שאני מפסיד משהו").

גם כשרציונלית המנהל יודע שהידע שלו יכול להועיל לעובד ולארגון, הנטייה היא לא לחשוף את כל הקלפים. למשל, מנהלים רבים לא ממהרים להגיש פתרון לבעיה לעובדיהם, ומצפים שישקיעו ו"ירוויחו" אותו בעצמם. בדרך, הם גם בוחנים את התמודדותם עם האתגר. בדיוק כבימי בית הספר העליזים - המורה לא אמור לגלות לנו מה התשובה לשאלה במבחן. זו תהיה רמאות מצדו, וזו דרכו להנציח את מעמדו: הוא כבר יודע את מה שתלמידים נמדדים על פיו.

חשש המנהל להיתפס בקלקלתו

בנסיבות אחרות, מנהלים לא חושפים בפני עובדיהם ידע משום שהם חשים שאינם מחזיקים בו ברמה מספקת. זה קורה כשהמנהלים עצמם אינם מומחים מקצועיים כעובדיהם, ומעדיפים לקחת על עצמם תפקיד מנהלי. בדיונים משותפים הם מנחים את הדיון ושואלים השאלות, אך לא מספקים תשובות או ידע.

כל אדם שיש לו פחות ידע מהאחרים בקבוצה יחשוש שרעיונותיו יתקבלו בזלזול או בלעג, אולם עם מנהלים זה מורכב ביותר, שכן התגובות צפויות להופיע מאחורי גבם. לכן הם מעדיפים לשתוק, ובלבד שלא יגידו עליהם שהם טיפשים בלא ידיעתם.

יש במנגנון ההגנה הזה היגיון, אך בפועל זהו דפוס ניהולי חסר ביטחון ובעייתי. התייחסותם לתכנים מנהליים בלבד מדגישה את חוסר הידע שלהם, מציירת אותם כאדמיניסטרטורים ותו לא, ופוגעת במעמדם. בנוסף לכך, שתיקה הנובעת מחוסר ביטחון משדרת לעובדים שאין להסתכן ולהביע דעה בעניין שבו אינם בטוחים, ושאין מקום למה שלא נכון באופן מוחלט. כך, בעלי הפתרונות בקבוצה מועצמים באופן תדיר, האחרים חוששים להביע דעותיהם, וחוסר הביטחון זולג לעובדים.

חוסר אמון בארגון

מנהלים רבים לא נותנים לעובדיהם את הקרדיט המגיע להם, לא סומכים עליהם שיתמודדו עם חדשות מרעישות, ומערבים אותם רק בתוצאות ולא בתהליכים. שמעתי מיני טיעונים רציונליים: "מה שעלול ליצור בהלה, בלבול או אבטלה סמויה - עדיף שלא ייאמר כלל", ו-"כשעובדים יודעים יותר מדי, זה עלול לשבש את התכנית המקורית". שמעתי גם את "כשמידע מתחיל לזרום, מתחילות להישאל שאלות, וזה בזבוז זמן. עדיף שנדבר כשהכל יהיה מאחורינו", ואפילו "העובדים עלולים להתרגל לקבל כל פיסת מידע מאחורי הקלעים, ולצפות לכך כל הזמן".

גם אם נשמעות הגיוניות, אמירות כאלה מעידות על חוסר אמון בין המנהל לעובדיו, ומשדרות את המסר: "זה לא העסק של העובדים אלא שלי, הם רק מבצעים". נקודת מבט כזאת היא מתכון בטוח למוטיבציה ירודה, חוסר נאמנות, ראש קטן ותקשורת לקויה.

גם ברמה הפרקטית - כשהעובדים מקבלים מידע, ניתנת להם האפשרות להוסיף נדבכים חשובים, שיתכן שהמנהל לא יעלה על דעתו. לכן, כדאי להפנים שלאנשים שונים, בכל רמות הארגון, יכולים להיות רעיונות בעלי ערך, וכן שרוב העובדים שואפים לקחת חלק פעיל במציאת פתרונות.

אין דבר ממריץ יותר מגאוות ההצלחה בעקבות רעיון שיצא אל פועל, ומבחינת המנהל, ככל שיהיו יותר רעיונות כאלה, יהיה קל יותר להגיע לפתרונות.

- האם גם אצלכם המנהל מסתיר מידע נחוץ, ומדוע?

- היכן הגבול בין מידע שעל העובדים לדעת, למידע שרצוי למדר?

יעל מהודר היא יועצת ארגונית. תוכן מאמריה מבוסס על הניסיון והידע שרכשה באינספור תהליכי ייעוץ ופיתוח מנהלים בארגוני היי-טק ותעשייה, ולאנשים פרטיים. המאמרים מיועדים להעשרה, אינם תחליף לייעוץ מקצועי ואישי המתאים למידותיו של כל אדם ואדם, ואין להסתמך עליהם ככאלה. יודגש כי פרטי הסיפורים האישיים במאמרים טושטשו לצורך שמירת פרטיות מושאיהם.

פניות ליעל מהודר לקבלת ייעוץ אישי יש לשלוח לדוא"ל: Yaelmehoudar@gmail.com, ואפשר ליצור עמה קשר גם בפייסבוק.