כך מנצלים ארגונים את הרשתות החברתיות לתועלות עסקיות

העובדים בארגונים משקיעים זמן לא מבוטל בקריאת תכנים בפייסבוק, כאשר הרשת החברתית הפכה מזמן למקום אליו אנשים נכנסים במטרה להתעדכן על אירועים שעברו חבריהם במשך היום, לקרוא חדשות ואפילו לאתר מידע על מוצרים בעמודי מותגים. פייסבוק וטוויטר הפכו אצל חלק מהגולשים לשער הפתיחה לאינטרנט, בו הם נמצאים חלק משמעותי מזמן הגלישה שלהם, גם במחשב, גם בטאבלט וגם בסמארטפון.

ארגונים גילו כי ניתן למנף את ההתמכרות של העובדים לרשתות חברתיות, לתועלות העסקיות שלהם. בעקבות זאת, פותחו פתרונות ייעודיים שמאפשרים הטמעה של רשת חברתית בארגון, הדומה במאפייניה לרשת חברתית רגילה, אך מותאמת לסביבה העסקית ולצרכיה. רשת חברתית בארגון מציעה יכולות חברתיות קלאסיות, כמו הקמת פורומים וקהילות ידע, דיונים ובלוגים. לקהילות הידע השונות מתווספות יכולות חיפוש שבאמצעותן ניתן לאתר בקלות אנשים, מומחים וקולגות, ולצרף אותם לכל פורום, לשתף מידע ולהיעזר בידע ובניסיון שלהם.

"להבדיל ממערכות מידע רגילות, התוכן המגוון שנוצר ברשת החברתית בארגון אינו מובנה", אומר עופר רחום, סמנכ"ל חטיבת לקוחות ושותפי אנטרפרייז במיקרוסופט ישראל. "הכלים המוצעים מאפשרים תיעוד המלא וביצוע כל פעולה כאילו היה מידע מובנה, לרבות חיפוש ותיוג. באופן זה, מידע רב ערך, שעד עתה רובו הלך לאיבוד, מוצא את דרכו ללב תהליכי העבודה ומסייע לייעולם".

אחת החברות הפעילות בתחום היא מיקרוסופט, שמציעה את פלטפורמת SharePoint 2010 כפתרון מדף להטמעה של רשת חברתית בארגון. הרשת החברתית של מיקרוסופט מאפשרת עבודה משותפת של קבוצות בארגון דרך מגוון פלטפורמות, כמו דפדפן, אאוטלוק וטלפונים ניידים.

אמדוקס משתמשת בפלטפורמה של מיקרוסופט, ברשת בשם Wigloo. "לוויגלו אין פירוש, רצינו מילה שאפשר להשתמש בה בתור פועל", אומרת נעמי זיו, דירקטור תקשורת פנים ארגונית באמדוקס. "הרשת קמה במטרה לחבר בין העובדים בארגון ולחלוק את הידע שלהם אחד עם השני".

כל עובד יכול לכתוב בעמוד שלו על פעילויות ופרויקטים חדשים, וכך לעדכן ולהתעדכן על חייהם של 119 אלף עובדי אמדוקס. לדברי זיו, 11,300 עובדים העשירו את הפרופילים מעבר לברירת המחדל של המערכת. העובדים הקימו גם מעל 400 קהילות המיועדות לנושאים שונים, כמו אופניים, איכות סביבה ותרומה לקהילה. אחד הפורומים שעוזר לעובד בצורה ישירה בפרויקטים שעליהם הוא עובד, הוא "שאלות ותשובות", באמצעותו יכול העובד לשאול שאלה שמתויגת למילים שנשלחות לאנשים שבשדות שלהם יש אותן מילים. בצורה הזו, המערכת מחפשת בצורה אוטומטית אנשים שמבינים במוצר.

הקמת רשת חברתית ארגונית היא פתח להתאגדות מהירה של עובדים, דבר שהרבה חברות לא ממש אוהבות. "היו חששות מזה, אמרנו שאין דברים אנונימיים. אנחנו סומכים על העובדים ולא היה מצב שהיינו צריכים למחוק משהו שעובד כתב", אומרת זיו.

פוסט של המנכ"ל ופורום מקצועי

גם בבזק עובדים עם המערכת של מיקרוסופט. רק שכאן בחרו להקים "בלוגיה" ולא רשת חברתית, ועליה פיתחו מספר תוספות, כמו התראות על טוקבקים לאנשים שפרסמו מאמר. "בהתחלה העובדים חשבו שזה בזבוז זמן, אבל כשהם ראו שמנכ"ל החברה, אבי גבאי, כותב שם, הם הבינו שזה דבר שאפשר לעבוד אתו", אומר גיא הדס, סמנכ"ל תקשורת תאגידית בבזק.

בבלוגיה יש, למשל, פורומים מקצועיים על פיתוח נתבים, בלוג על שיווק שכותב מנהל הנדסה בבזק ואפילו פוסט שכתב גבאי בנושא המשכורות החברה.

"יש 4,000 עובדי שירות בבזק שיש להם ידע ארגוני, אבל אין להם זמן להיכנס לבלוגיה", אומר הדס, "הגענו למסקנה שצריך ליצור להם תמריץ ונתנו אייפד כפרס על איכות הפוסט ועל כמות הטוקבקים. בתמורה, העובד הזוכה היה צריך להתחייב להמשיך לכתוב במשך שנה בבלוג".

מול SharePoint של מיקרוסופט מציעה IBM מוצר מתחרה משלה - קונקשן. "פיתחנו את המוצר הזה לצרכים של 450 אלף העובדים שלנו בעולם, עוד לפני שידענו על דבר כזה שהוא רשת חברתית", אומר גיא אופק, מנהל המכירות של מוצרי השיתופיות ב-IBM ישראל. "הבנו שאחת ל-5 שנים, המומחים שלנו עוזבים את החברה בעקבות פרישה או מעבר לחברה אחרת. לכן, ניסינו למצוא דרך לשמור את המומחיות שלהם".

בניגוד לפייסבוק, שבה הרבה משתמשים מעדכנים סטטוסים מספר פעמים ביום, ברשת ארגונית המצב שונה. "אחת הטעויות שארגונים עושים", אומר אופק, "היא לבקש מעובדים לעדכן את העמוד שלהם כל הזמן. אנחנו פיתחנו מערכת שמטפלת בעדכונים באופן אוטומטי. למשל, עדכון על קורס חדש שעבר העובד".