כשהשיתוף נעשה יותר נוח

פעם דיברתי על הפוטנציאל הניהולי של הרשת החברתית ועל חמשת היתרונות הבולטים שלה כערוץ תקשורת יומיומי בעבודה. אחרי פרשת אייל גולן נתקפתי חרדה שמא דבר דומה יקרה גם בארגונים וחברות: זליגת מידע רגיש על עובד לרשת החברתית והגעתו לאינספור אוזניים במהירות.

אם צו איסור פרסום הוא בגדר המלצה בלבד בימינו, אין לסמוך על כך שמנגנוני אבטחת המידע בארגונים ישמרו על פרטיות עובדיהם. הרשת חזקה מהם.

פליטת פה קטנה

לפני כמה חודשים, שלושה עובדים בחברת אינטרנט קיבלו הודעה על פיטוריהם. הם התבשרו שתוך שלושה ימים יועמדו לשימוע, ונדרשו לשמור על סודיות עד להודעה הרשמית שתצא לאחריו (שהרי בשימוע יכולה ליפול החלטה שלא לפטרם).

במקרה באותו היום ביקש אחד מעובדי החברה ממנהלת משאבי האנוש שתספח אליו לעזרה בפרויקט את אחד העובדים שקיבל הודעת פיטורים. כשזו שמעה את שמו סיננה בלי לחשוב: "לא, לא אותו. וגם לא אותם..." - ונקבה בשמות השניים האחרים. העובד תהה מדוע, ולא קיבל ממנה תשובה חד-משמעית. הוא הבחין ששלושת העובדים שנקבה בשמם לא נמצאים במשרדם, ונפל לו האסימון. כמובן, מיד שיתף בכך את חבריו.

תיבת תהודה

הדיונים על העניין חצו את גבולות הוואטסאפ והרשת החברתית הפנים-ארגונית, וכמובן נופחו והתעצמו. תוך שעה כולם ידעו מזה, והיו עסוקים בהעלאת ספקולציות בקשר ל"גל הפיטורים". כך אמרה לי אחת העובדות בחברה: "הסקנו שאם פיטרו שלושה - כל אחד ממחלקה אחרת, כנראה יש פיטורים רוחביים בחברה, והתחלנו להמר איזה עובד יפוטר במחלקות אחרות. לפני כמה שנים הייתי שומעת על זה רק למחרת. היום אין סיכוי שיהיה מישהו שלא ידע...".

המקרה הסתבך כשאחרי השימוע המנכ"ל בישר רק על שני מפוטרים. העובדים, שהבינו שהעובד השלישי עבר את השימוע בהצלחה וניצל מפיטורים, תייגו אותו כאחד שזכה מן ההפקר. במקום שיתמכו בו על שעבר וישמחו בשבילו, כעסו עליו בשם השניים האחרים שכן פוטרו, והספיקו להאשימו שהפעיל קשרים מיוחדים כדי להישאר. הכל דרך הרשת. שם אפשר לדבר בלי קול ובלי פנים, ולהגיד הרבה יותר ממה שאפשר לומר בחדר מלא באנשים.

טוב לא יכול לצאת מזה. לכל אדם מגיע להישפט על סמך מציאות או מעשים, ולא על סמך שמועות וספקולציות (אפילו בהפקה של אייל גולן חשבו כך והשאירו אותו בתכנית לפני שההודעה הרשמית פורסמה).

אין כזה דבר "סודיות מובטחת"

מנהלים ואנשי משאבי אנוש יודעים שעובדיהם חיים ונושמים את הרשת, ומדברים שם על הכל ומבלי לסנן - על הבעיות והדילמות שלהם, על מקרים שקרו בעבודה, על השכר וההטבות שלהם, על פוליטיקה מדינית או משרדית, על משברים אישיים של קולגות ומנהלים. חלקם הגדול לא מתייחסים כלל להגדרות פרטיות ולא חושבים פעמיים לפני שיגור.

מאחר שלא הכל תלוי בהם, הם יכולים פחות ופחות להבטיח לעובד סודיות בקשר לדבר מה, ובאותו אופן גם לא לצפות לסודיות גם מצדו, כשהדבר מתבקש.

זה נכון במיוחד במקרים שמצריכים שיתוף עם אחרים, כמו תלונת עובד שמחייבת עירוב גורמים נוספים בארגון לשם בירור. אם אין ביטחון מלא שאפשר יהיה לקיימה, כדאי להימנע ממתן הבטחת סודיות לעובדים. ובמקביל לכך, גם לעובדים מומלץ שלא לצפות לסודיות ולא לסמוך על הבטחה לסודיות בעיניים עצומות.

חייבים להגדיר את מדיניות המדיה החברתית של הארגון

הכנסת המדיה החברתית לארגון ככלי תקשורת יומיומי היא צעד מבורך, אך זה מחייב מדיניות מגובשת וברורה. ברוב הארגונים שמשתמשים בכלי הזה, לעובדים לא ממש ברור מה מקובל לחשוף ומה לא, כי לא ממש מדברים אִתם על כך. הם יודעים שאסור לדבר על שכר, אך לא נותנים דעתם על שאר הסוגיות הרגישות.

לכן, הכרחי להיפטר מהשטחים האפורים. זאת מבלי לתת לעובדים תחושה שגוזלים מהם את חופש הביטוי ומנחיתים עליהם כללים יבשים, אלא תוך המחשת ההשלכות של הדלפות וציוצים מיותרים.

חשוב גם לטפח בעובדים אחריות אישית ולספק להם כלים להתמודד עם מידע רגיש שברשותם. עליהם לדעת לשאול את עצמם: מה רמת הרגישות של המידע הזה? האם הייתי אומר זאת בקול רם בישיבה? האם מענייני לעסוק בזה? האם אני באמת חייב לחשוף זאת? מה עלול לקרות אם המידע יגיע לאוזניים הלא נכונות? ואם הדבר היה מתפרסם אודותיי - הדבר היה פוגע בי?

ומילה למנהלים

זיהיתם גל רכילויות ושמועות שגואה בארגון? לקחתם בחשבון שהוא חצה את גבולות הרשת? עצרו אותו. הרגיעו אותם. ספרו להם את האמת, ככל שהדבר אפשרי. זה ברוב המקרים יהיה פחות חמור מהשמועות שברשת.

יעל מהודר היא יועצת ארגונית. מאמריה מבוססים על הידע והניסיון שרכשה בתליכי ייעוץ ופיתוח מנהלים בארגוני הייטק ותעשייה, ולאנשים פרטיים. המאמרים מיועדים להעשרה, אינם תחליף לייעוץ מקצועי ואישי המתאים למידותיו של כל אדם ואדם, ואין להתייחס אליהם ככאלה. פרטי הסיפורים האישיים טושטשו לשמירת פרטיות מושאיהם. פניות ליעל מהודר אפשר לשלוח לדוא"ל yaelmehoudar@gmail.com, ואפשר לפנות אליה גם בפייסבוק.