תנו לעובדים עצמאות

מרכיב חיוני למקום עבודה בריא הוא עצמאות. הוא מעורר עניין, חדוות יצירה, ותחושת מחויבות, שליטה ומוטיבציה פנימית. לעובדים זה נעים יותר, לארגון זה יעיל יותר. אולם מנהלים רבים מתקשים לאפשר אוטונומיה לעובדיהם, בטענה שהם "לא בנויים לכך": "אולי יש להם פוטנציאל, אבל בפועל אני מחזיק להם את הידיים, ובמיוחד בעתות לחץ הם לא מתמודדים לבד" (י', מנהל מתחום תעשיית המזון).

הם תלויים בכם? בדקו למה

זה נכון שיש טיפוסים שנוטים טבעית ליזום, להחליט ולקחת אחריות, ויש שמעדיפים לבצע הוראות ברורות. אך על סקאלת העצמאות יכול כל אחד לנוע, ואם עצמאות עובדים תועיל לארגון - שווה להשקיע בכך, כמנהל.

לשם כך, חשוב להבין מה גורם לעובדים להיות תלותיים. אולי יחסיהם עם המנהל מרוחקים, והם חרדים מפניהם וחוששים ליזום? (במקרה כזה יצירת ערוץ לדיאלוג אמיתי עם המנהל, שבו ירגישו בנוח להיפתח, יכול לחולל פלאים).

לחלופין, אולי הם מרגישים שאינם שוחים בתחום שבו הם מצופים לעצמאות? (במקרה כזה "בּוּסט" של תמיכה והדרכה כדי להשתפשף בתחום יעניק להם תחושת מסוגלות עצמית, כמו גם מתן פידבקים חיוביים על התנהלותם).

יתכן גם שהם מתקשים לתקשר עם שותפיהם לעבודה, וסיוע ותיווך עשויים להועיל להם, ויתכן שאינם בטוחים כלל מי הנפשות הפועלות בכל תהליך ותהליך בעבודה, ואז הבהרת הגדרות התפקידים יכולה לעזור להם.

אם יש עובדים כאלה - חשוב להבין למה הם פועלים כך. להתפשט מחליפת הפורמליות מעת לעת, לשתף - בציפייה שישתפו בחזרה, ולקבל את דבריהם ללא ביקורת. כך אפשר לזהות בהדרגה מה חסר להם, ולספק מענה הולם.

הם נעשים תלותיים במשברים? שחררו אותם

טיפוסים אחרים מפגינים עצמאות, אך בעתות משבר ולחץ שיש להכריע בהן כיצד לפעול הם מאבדים את עצמאותם לגמרי, והופכים לגוזלים פעורי-מקור המחכים להאכלה.

זה נורמלי לחלוטין. כשצריך לקבל החלטה חשובה המשפיעה על שלל גורמים סביב, מפחיד להכריע עצמאית ולהסתכן בתוצאה גרועה, ובעקבותיה באכזבה ובאצבע מאשימה מצד המנהל.

ברגעים כאלה יועיל לנטרל את חשש העובד לשגות בעזרת מסר מרגיע וישיר: "אני סומך עליך. תחליט לבד, וגם אם זה לא יעבוד, זה בסדר. נמצא פתרון אחר".

הם טעו? תנשמו

לא מספיק להרגיע את העובדים בסיסמאות ריקות. כדי שיהיו מוכנים לקחת סיכונים, המנהל צריך להוכיח להם שהוא באמת סובלני לטעויות, ומוכן להכיל את כישלונותיהם.

לכן, כשהעובד טועה, על המנהל להישאר רגוע ככל האפשר. כשהמנהל רגוע - העובד לא חש מאוים. שיחה תומכת ופתוחה על ההיבטים המקצועיים הקשורים לטעות, המתנהלת כסיעור-מוחות משותף להעלאת פתרונות אפשריים לבעיה, תהיה זריקת מוטיבציה לעובד לשם תיקון הבעיה ולטובת נקיטת יוזמה וסיכון בהמשך.

הם מסוגלים? תנו להם לעשות את זה

מנהלים רבים מתקשים להאציל סמכויות. הם חושבים שהם יודעים טוב יותר, הם רוצים להיות מעורים בכול, הם חפצים בפידבקים על פועלם. תהא הסיבה אשר תהא - הם מונעים מעובדיהם עצמאות ויוזמה אישית.

פעמים רבות ברור למנהל שעובדיו מסוגלים לבצע משימות שהוא מבצע בעצמו, אך הוא לא דורש מהם לעשות זאת. ממש כשם שהורים סוחבים לילדיהם את התיק לגן, אף על פי שסחיבתו בעצמאות יכולה לגרום להם תחושה נעימה של גאווה ומסוגלות עצמית.

העובד מסוגל לבצע משימה שהמנהל אחראי לה? יש לו זמן לבצעה? אין שום סיבה שלא לאמנו כדי לקחת עליה אחריות.

לשם כך:

בררו עם העובד איזה פרויקט יעניין אותו ומהן שאיפותיו המקצועיות, והתאימו לכך את המשימות שיחדדו את מיומנויותיו לעברן. התאימו את המשימות גם לכישוריו הקיימים.

הדגישו את המטרה, לא את האמצעים - עודדו יצירתיות, ספקו מטרות ברורות בנוגע לאיכות הביצוע הנדרשת ולדד-ליין, התעכבו על מטרתו, ואת כל היתר, כולל הטקטיקה (כל עוד יש לעובד הכלים והמיומנות לשם כך), השאירו לעובד.

קחו צעד לאחור והיו פחות מעורבים, כדי לייצר להם מרחב פעולה גדול יותר.

עקבו אחר תוצאות פועלו של העובד, וחזקו חיובית את ביטוייו לעצמאות. על התנהלות הדורשת תיקון שוחחו באופן בונה, מבלי לקצץ את כנפיו.

מתקשים להחליט מה להאציל? נסו את שיטת הצבעים

אם משימת האצלת הסמכויות והעצמאות קשה לכם, נסו את נקודת מבטו של מקינטייר, נשיא קבוצת "Innovative Management", שחילק את שטחי האחריות של העובדים לשלושה אזורים:

האזור השחור - סך כל המשימות שהעובד נדרש להן במסגרת תפקידו.

האזור הירוק - המשימות ושטחי האחריות שהעובד מיומן בהם, ולפיכך חופשי לקבל לגביהם החלטות עצמאיות, בשיקול דעתו בלבד, בלי להידרש להנחיות ולאישורים.

האזור האדום - המשימות ותחומי האחריות שבהם העובד זקוק למידע ולאישור מאחרים, בהיותו חסר המיומנויות, הניסיון או הכישורים הנדרשים לכך, ומשום שפעולה עצמאית מצדו כרוכה בסיכון גבוה מדי לארגון.

כל שעליכם לעשות הוא למפות את המשימות השונות בשלושת האזורים, ולזכור כי הכול עניין של גבולות: מצד אחד, כדאי להגדיל את נפח האזור הירוק, ומצד שני, תמיד יישארו ברשות העובד שטחי אחריות גם באזור האדום.

----

יעל מהודר היא יועצת ארגונית ומומחית לקריירה ולניהול. מאמריה מבוססים על הידע והניסיון שרכשה בתהליכי ייעוץ ופיתוח מנהלים בארגוני היי-טק ותעשייה, ולאנשים פרטיים. המאמרים מיועדים להעשרה, אינם תחליף לייעוץ מקצועי ואישי המתאים למידותיו של כל אדם ואדם, ואין להתייחס אליהם ככאלה. מוזמנים לדבר עם יעל במייל yaelmehoudar@gmail.com או ב פייסבוק .