מה העובד החדש רוצה?

מעסיקים רבים מקפידים על תהליך גיוס עובדיהם, אך מזניחים את התקופה המשפיעה ביותר על המשך דרכם: תקופת הקליטה. הם מצפים מהם להסתגל ולתפוס קצב, ולא מביאים בחשבון שהם מגיעים פגיעים, לעתים חסרי ניסיון, ומורגלים לשפה מקצועית ולתרבות ארגונית שונות.

לא מפתיע לגלות כי תפקודו של עובד תלוי רבות בתחילת דרכו בארגון: התחלה טובה משמע ביצועים טובים לאורך זמן, ואילו התחלה רעועה עלולה להוביל לביצועים ירודים בהמשך.

עניין של יחס

בדרך כלל ה"טירון" לא מכיר את הנפשות הפועלות, וחרד מפני תחושת הזרות. הוא מניח שהמעסיק מודע לכך, ומצפה שידעו על בואו, יערכו לו היכרות חברתית, ויעזרו לו להשתלב בפעילויות (כארוחות צהריים משותפות).

" ביומי הראשון בחברה אף אחד לא ידע שאגיע. לא הייתה לי גישה לחניון, המנהל שלי בכלל לא נכח במשרד, ואנשים היו טרודים בענייניהם. מצאתי את עצמי נבוך מול פקיד הקבלה, מסביר מי אני. הוא אפילו לא ידע היכן אני אמור לשבת! " (י', איש שיווק).

לעומת י', מספרת ט', אשת IT: " כשנכנסתי לחברה המנהל שלי לקח אותי מחדר לחדר והציג אותי לכולם. הם הגיבו בחביבות, ולא אשכח משפט מעצים שאמרה אחת העובדות: 'ברוכה הבאה, חיכינו לך'. הם חיכו? לי? כמה טוב לדעת! ".

הפרטים הקטנים עושים את ההבדל

"את יומי הראשון בחברה ביליתי בחדרה של מנהלת משאבי האנוש, שם מילאתי כ-40 טפסים. אחר כך נשלחתי לחדרי, ושם פגשתי רשימת משימות. מתוך רצון להוכיח את עצמי, מצאתי את עצמי במשרד עד הערב. אחרי תקופת אבטלה ממושכת, זה היה קשה ומציף " (ע', יועץ השמה).

לעומת ע', מספר א', מהנדס: " לא אשכח את ימי החסד שלי בחברה. חיכתה לי על השולחן מתנה קטנה עם ברכה, ומערכת שעות לשבוע חפיפה, שבה שובצתי לשעתיים עם כל מי שאני עתיד לעבוד, כולל הפסקות, ארוחות, וסיום מוקדם של היום".

חוץ מהכנת חפיפה מקצועית מסודרת, מנהלו של א' השכיל להכניס עצמו לנעלי עובדו החדש, ושידר לו שכניסתו לעבודה השוטפת תהיה הדרגתית ושהתקופה הראשונית תוקדש ללמידה ולהשתלבות. הוא לא הטיח בו מיד את צרכיו המקצועיים. הוא הפגין כבוד לתהליך, ואִפשר לו לחוות אותו בראש שקט ועם מנוחה מספקת, כדי לטעון אנרגיה לתחילת הדרך ה"אמיתית".

קפיצה למים בלי גלגל

" חוץ מכמה סרטוני הדרכה ששלחו לי, זרקו אותי למים. נדרשתי ללמוד לבד את המוצר, המינוח המקצועי, נהלי הארגון, הלקוחות והמתחרים. רק העובד הפורש שהגעתי להחליף היה אמור לעזור לי, אבל הוא היה כבר עם רגל אחת בחוץ ובעיקר חסר סבלנות כלפיי" (ח', עובדת בצוות מכירות).

לעומת ח', ישנו א', המהנדס שקיבל מערכת שעות מסודרת וזכה לחפיפה צוותית: "שיעור" מכל אחד מהאנשים שעמם הוא אמור להתממשק, וגם מכאלה שהסיכוי לשיתוף פעולה עמם קלוש. השיעורים שולבו בלוח זמנים מתוכנן ומפורט שחייב את שני הצדדים, ומלבד הביטחון המקצועי שהוענק לו, היה לכך גם יתרון חברתי: הוא חש שאינו בודד במערכה, וזכה להכיר מקרוב את האנשים שסביבו.

מעסיק עסוק, אין לך זמן?

גם אם הדבר מאתגר וגוזל זמן, יחס הולם לציפיותיו ולצרכיו של ה"טירון" הוא מצב win-win. אבל מה בכל זאת עושים אם אין זמן לערוך הילולות בכל פעם שעובד חדש מגיע? מקדימים תרופה למכה, ומכינים נוהל קליטה מוכן מראש:

גישה טכנית: השתדלו להכין לפני הגעתו של העובד את כל העניינים הטכניים, כגישה לחניון, לבניין, למשרד, למחשב ולשאר מערכות העבודה, וארגנו את סביבת העבודה שלו. הדבר יחסוך זמן שמרבה להתבזבז בימים הראשונים, וימנע מבוכה ועוגמת נפש בקרב העובד החדש.

קבלת פנים: כדי לתת לעובד תחושה שציפו לבואו, אינכם חייבים לערוך לכבודו קבלת פנים מיוחדת, ותוכלו לחסוך גם את סבב ההיכרות בין המשרדים השונים. "תפסו טרמפ" על הישיבות השבועיות הקיימות: ידעו את העובדים בהגעתו הקרבה של העובד, ודאגו שיומו הראשון בעבודה יהיה היום שבו מתקיימת ישיבה שבועית. את הישיבה פתחו במילות ברכה ובסבב היכרות קצר, ובקשו שיציג גם הוא את עצמו.

זמינות וחונך: כדאי שתהיו זמינים לעובד החדש, אך אם אינכם יכולים לעשות זאת, הקפידו למנות עובד אחראי שיעשה זאת במקומכם, והזמינו את העובד החדש לפנות אליו בכל שאלה ועניין. אמנו את החונך להכיר לעובד את התרבות הארגונית - כיצד הדברים מתנהלים בארגון, ומדוע. יחד עם זאת, אל תוותרו על פגישה ראשונה עם העובד, שבה תברכו אותו, תאזינו לתחושותיו, ותערכו תיאום ציפיות.

חוברת קליטה: דאגו להכנת חוברת קליטה לכל תפקיד, ובה חומרים תיאורטיים ומעשיים על החברה, התפקיד (הגדרות וציפיות), המוצרים והנהלים. יחד עם זאת, אל תראו בה תחליף לשיחה אמיתית וליחס אישי. מטרתה ליווי התהליך וייעולו.

זמן צמיחה : הרפו מעט. תנו לעובד זמן לגדול. לעתים תפקיד מאתגר מצריך הסתגלות במשך זמן רב.

 ------

יעל מהודר היא יועצת ארגונית ומומחית לקריירה ולניהול. מאמריה מבוססים על הידע והניסיון שרכשה בתהליכי ייעוץ ופיתוח מנהלים בארגוני היי-טק ותעשייה, ולאנשים פרטיים. המאמרים מיועדים להעשרה, אינם תחליף לייעוץ מקצועי ואישי המתאים למידותיו של כל אדם ואדם, ואין להתייחס אליהם ככאלה. מוזמנים לדבר עם יעל במייל yaelmehoudar@gmail.com או ב פייסבוק .