המלצות חמות

שיחת ממליצים היא אחד משלבי תהליך המיון לעבודה. לא כולם משתמשים בה (וחבל שכך), ואלה שכן - לא תמיד עושים זאת נכונה, אלא בצורה שמזמנת אי-דיוק. כך נפגע התוקף של ההמלצות, והן הופכות מוטות ולא מנבאות את טיב המועמד בפועל.

"את כולם, את כולם אני מכיר"

בארגונים גדולים פעמים רבות הממליצים שוגים, ומספקים חוות דעת על האדם הלא נכון. לעתים מבלבול בין שמות זהים של שני עובדים, ולעתים בשל היעדר ממשק ישיר עם העובד לשעבר (למשל, כשהתקשורת עם העובדים וירטואלית ברובה).

כמובן, הדבר יכול לגרום לעוול משווע למועמד שזכה בהמלצה גרועה שלא באמת מתייחסת אליו, ולמנוע את קבלתו ללא הצדקה. לחלופין, הדבר עלול להוביל לקבלת מועמד לא מתאים ולא מומלץ, ולגרום לגיוס כושל - על כל המשתמע מכך מבחינת משאבי הארגון.

"הוא היה מאוד מבולבל ולא אסרטיבי בשנת 97"

לעתים אין למועמד ממליצים מהתקופה האחרונה, והוא מספק שם של מעסיק מהעבר הרחוק. כך, גם אם חוות הדעת מדויקת, היא עשויה להיות בלתי מייצגת לעת האחרונה. הממליץ מסתמך במקרים רבים על זיכרונו, ולא על נתונים מתועדים ומדויקים.

נוסף על כך, אנשים משתנים ומתפתחים, וכך גם תנאי הסביבה שלהם. עובד שנהג להגיב באגרסיביות בעת קונפליקט יכול היה לעבור שינוי בעשור שחלף מאז שעבד אצל ממליצו, ולפיכך חוות הדעת שיקבל ממנו לא תהיה רלוונטית עוד.

גם אם אין זה ממליץ מהעבר הרחוק - כשמתייחסים לתפקוד העובד בתנאים מסוימים, אין הכרח שתפקודו יהיה זהה בתנאים שונים, בסביבה אחרת, עם משאבים, לחצים, יעדים וקולגות אחרים.

"היא מאוד אחראית ומסודרת"

שימוש בעייתי אחר בשיטת ההמלצות מתרחש כשהממליץ מכיר נדבכים ספציפיים מאישיות המועמד ומתפקודו, ולפיכך מספק מידע מוגבל.

כך יכול ממליץ לדווח שעובדת לשעבר מאוד אחראית ומסודרת, כאשר נקודת הממשק שלהם הוגבלה לתחום התקשורת הכתובה - שם אכן ניכר סדר רב. בו בזמן, מבקש ההמלצה עלול להחמיץ מידע חשוב שהממליץ לא היה מודע אליו כלל, לדוגמה, היותה לחוצה ומבולבלת בתקשורת פנים אל פנים, חסרת סבלנות ללקוחות, ומאחרת כרונית למשרד.

"זה שלא הסתדרתי אתו היה עובד נוראי!"

לעתים אחרות נפגעת יעילות השיטה בנסיבות פוליטיות. למשל, כשממליץ היה מצוי בקונפליקט, בתחרות או ביחסי קנאה עם המועמד המיועד, ונוקט גישה נקמנית כלפיו.

במקרים אחרים קורה שממליץ, שהוא מעסיק נוכחי של מועמד כלשהו, מבין שעובדו מתכנן לעזוב, ומאחר שהוא לא רוצה לוותר עליו, הוא מספק חוות דעת שלילית אודותיו, כדי שהמגייס יסננו.

דבש, הכול דבש

לבסוף, ישנה הנטייה לייפות את המציאות. זו יכולה לנבוע ממספר גורמים. לדוגמה, הנטייה הטבעית של חלקנו לדבר טובות על אחרים, או חוסר רצונו של הממליץ לפגוע בסיכויי המועמד להתקבל.

גם העובדה שמועמדים יכולים לבחור בממליציהם גורמת לכך שיהיו אלה רק מי שצפויים לספק חוות דעת חיובית. חלקם אף יוצרים עמם קשר כדי ליידע אותם, ולהכינם לומר את הדברים שחשוב להם שייאמרו.

אז מה כן?

1. בחירת הממליץ: כדי למנוע בחירה מוטה של ממליצים על ידי המועמד, אפשר לבחור בשבילו: לשאול בראיון על מנהליו הקודמים - יחסיו עמם, הביקורת שלהם כלפיו - ולאחר מכן לבקש את פרטי הקשר שלהם. תשובתו יכולה לנדב מידע משמעותי: "אני מעדיף שלא תדברו אתו, נפרדנו בכאסח. דברו עם שמוליק מהעבודה הקודמת".

2. תשאול מכוון: חשוב להצטייד בשאלות המסתמכות על הנקודות שתועדו לגבי המועמד בראיונות הקודמים, ובכאלה הבוחנות את כל הדרוש להצלחת התפקיד הספציפי על כל היבטיו - כולל הדרישות במסגרת יחסיו העתידיים של המועמד עם המנהל ועם התרבות הארגונית.

3. רצף תכונות: על המגייס להימנע מלתפוס המלצה כחיובית או שלילית בכללותה, ולבקש לשמוע הן ביקורת חיובית הן ביקורת שלילית על המועמד. אם עולה מהשיחה תמונה חיובית הנראית מוטה, כדאי להשתמש בסולמות בעלי שני קצוות, בכל קצה תכונה רלוונטית. למשל, אם התפקיד דורש דייקנות ושירותיות, יתבקש הממליץ למקם את המועמד על הרצף שבין שתי תכונות אלה. לאחר מכן, יוכל לשאול ספציפית על התכונה הנמצאת בקצה המרוחק ממיקומו.

4. ניסוח חיובי: כדי להפחית את חששות הממליץ מפגיעה במועמד ולעודד פתיחות, יש להביע כוונות חיוביות כלפי המועמד. למשל: "לו נרצה לדאוג להצלחתו בתפקיד, אילו הכשרות כדאי שנספק לו?". מתשובתו אפשר ללמוד על אתגרי המועמד. ככלל, כדאי לנסח שאלות בחיוביות (בשונה מ"מהם חסרונותיו?"): מה היו החלקים החזקים בתפקודו? מה הצריך שיפור? אילו ממשימותיו הצריכו ממנו אנרגיות מרובות? מה אהב לעשות ומה פחות? מה תסכל אותו ומה פחות? איך תתאר את יחסיו עם...? אם נדרש לבצע תפקיד מסוים (התפקיד שאליו הוא מיועד), מה היה עושה בו בהצלחה, ובמה היה מתקשה?

5. אמינות ושביעות רצון כללית: אפשר לבדוק גם את רמת האמינות של המועמד, למשל בשאלה "תזכיר לי, למה הוא עזב את העבודה?", וכדאי לברר גם עד כמה השביע רצון בכלליות, למשל, בסולם של 10-1 (ומה חסר בתפקודו כדי להיות "10").

-------
יעל מהודר היא יועצת ארגונית וכותבת הספר "המועמד הנבחר". מאמר מיועד להעשרה, אינו תחליף לייעוץ מקצועי ואישי המתאים למידותיו של כל אדם ואדם, ואין להתייחס אליו ככזה. לקשר עם יעל: בפייסבוק או באתר.