מדברים לקיר

לא מספיק להכיר בחשיבותה של תקשורת עם העובדים. עובדה היא שלעתים קרובות מנהלים מנסים לייצר תקשורת טובה עם עובדיהם אך נתקלים בבעיות, משום שהם אינם מודעים לכך שבעזרת תשומת לב לחסמים אופייניים, יוכלו לפתור אותן בדרכים פשוטות:

אין כזה דבר "אין זמן לקשקשת"

התקשורת בין מנהל לעובדיו משתפרת לאורך זמן כאשר המנהל מקפיד להכניס ללוח הזמנים שלו אירועי תקשורת לא רשמיים עמם, שבהם אפשר לפטפט ללא הגדרה קבועה מראש. והכוונה היא ממש לשיבוץ שיחה אגבית עם עובד ביומן, שהרי מהיכרותי עם מנהלים עסוקים, זה לא יקרה אם זו לא תהיה משימה מוגדרת. תמיד יש דברים חשובים יותר לעשות.

זו לא צריכה להיות השקעה יתרה. אפילו עשר דקות של שיחת חולין ביום תייצר הזדמנות לתקשורת טובה יותר, ואם זמן זה ינוצל היטב אפשר יהיה גם לזהות בו בעיות כשהן עוד בחיתוליהן (למשל כשהעובד משחרר מידע אגבי על תחילתו של קונפליקט עם קולגה, לפני שיתגבר), למנוע מצב של בידוד המנהל בפסגת הארגון (שכן המנהל מתקשר עם העובד בגובה העיניים), ולהעניק תחושת חשיבות עצמית נעימה לעובדים ("המנהל שלי מדבר איתי על כל מיני דברים, ולא רק על העבודה. הוא כנראה מעריך אותי ואת דעתי").

שדרו שאכפת לכם, שאלו שאלות

לטובת השיחות האגביות הללו כדאי לדאוג לעיתוי ולסביבה מתאימים (לא ליד קולגות שלא נעים לו להיפתח לידם, ולא רגע לפני סיום יום העבודה, למשל). וכדי שאכן ירצה העובד לשתף, על המנהל להביע כוונה אמיתית להקשיב לו, ולהקפיד להתייחס לדבריו - ולא בכעס, בביטול או בביקורת.

ומי שכל התקשורת הזו לא טבעית בעבורו יכול להיעזר בכלי יעיל ביותר - שאלות. כשהמנהל שואל את עובדיו שאלות פתוחות, הוא בדרך כלל זוכה לתשובות מעמיקות יותר מאשר "כן" או "לא" - וזהו צוהר להשקפת עולמו של העובד. שאלות כאלה לא תמיד חייבות להיות מנוסחות כשאלות. גם בקשה לשתף במחשבות וברעיונות היא שאלה.

לאחר מכן, חשוב שהמנהל יקיים את מה שסוכם או הובטח בשיחה. מנהל שמבטיח לבדוק דבר מה שדובר עליו בשיחה עם העובד ואינו עושה זאת, או שוכח כעבור זמן מה על מה דיברו - מבטל את כל כוונותיו הטובות באחת, ומאבד את אמונו של העובד. גם אם התשובה שהבטיח להחזיר היא שלילית - עדיף שתיאמר מאשר שתתמסמס ותגרום לעובד להרגיש שלא נעשה שום מאמץ למענו.

בעיה: כשהדרך לגיהינום רצופה כוונות טובות

כשמנהלים מנסים לנהל שיחות לא רשמיות עם עובדיהם, בניסיון להתקרב ולשפר את איכות התקשורת עמם, פעמים רבות נוצרת קשקשת מיותרת וחסרת ערך, שממסכת את מה שחשוב באמת. בדיוק כשם שקשה לכולנו להפריד בין עיקר לטפל בעולם רדוף ערוצי תקשורת שפועלים ללא הפסק. כך קורה שכשלמנהל יש מסר חשוב באמת להעביר - עובדיו לא מתייחסים כנדרש, והניסיון לתקשר עמם כושל. הדרך לפתור זאת מבלי לוותר על זמן ה"קשקשת" החשוב היא להקפיד על דרכים שונות ומובחנות לכל אחת מהמטרות.

לדוגמה, קשקשת בלתי פורמלית - בתחילת ישיבה, עד שנאמר דבר מה שפותח את הישיבה רשמית, ואילו מסרים מקצועיים וחשובים - באמצעות הקדמה רשמית במייל לקראת הישיבה, ושליחת סיכום ישיבה מסודר לאחריה.
במקרים אחרים מנהלים משתמשים בהומור במטרה להנעים את האווירה בצוות ולעורר מוטיבציה ונינוחות, אך נתקלים בקשיים בדרך.

הסיבה לכך היא שנדרשים תנאים מתווכים בשביל שהומור בין מנהל לעובדיו יצלח, למשל - אמון העובדים במנהל. לעתים גם קשה לעובדים להבחין מתי המסר משמעותי, ומתי מדובר בבדיחה שנועדה לשפר את האווירה או במסר פחות חשיבות מצד המנהל, ושוב נוצר כשל תקשורתי. לכן, כדי שמנהל יוכל להשתמש בהומור ככלי עזר, עליו לשלוט בו היטב, ולכך נחוצה מידה רבה של מודעות עצמית, ויכולת מולדת.

ומעל לכל

• הקפידו על הרגעים המתאימים לכל מסר ומסר. יש מסרים שמתאים להעלות בפומבי, ויש שבאופן אישי. במקביל לכך, כבדו את הרגע בעבור האחר: עובד עסוק מעל לראש? חכו, או שלחו מייל והגדירו שאינכם מצפים למענה מדי.

• יש לכם משהו חשוב להגיד? אל תייגעו. היו תמציתיים וברורים. הגיעו לעיקר במהירות.

• הכירו את סגנון התקשורת שלכם. בדקו: מה אתם משדרים בשפת הגוף שלכם? (אתם מגלגלים עיניים בביטול?), האם אתם מרבים בשימוש בביטויים מסוימים? (ביטויים שעלולים לפגוע במסר שלכם, או שיש להם פוטנציאל לגרום לאחרים להקשיב ביתר שאת), האם אתם משתמשים בשפה שמעודדת שיתוף, התפשרות, עניין?

• הכירו את סגנונם של אחרים, וכבדו אותו. עובד לא מחבב שיחות חולין? ותרו על כך איתו. עובד מעדיף בדוא"ל? לכו על זה.

• שמרו על גבול הטעם הטוב שבין האישי למקצועי. כאמור, יש לפנות מקום לשיחות חולין ולנימה האישית, אך אישי לא צריך להיות אישי מדי (חיי האהבה למשל).

• אל תניחו שבעיה בתקשורת משמעה בעיה אצל העובד, והישמרו מלתייג כך את עובדיכם השונים. בדקו את עצמכם, ופעלו יחד עם העובד כדי לאתר את סגנון התקשורת המועדף עליו.

■ יעל מהודר היא יועצת ארגונית וכותבת הספר "המועמד הנבחר". המאמר מיועד להעשרה, אינו תחליף לייעוץ מקצועי ואישי המתאים למידותיו של כל אדם ואדם, ואין להתייחס אליו ככזה. אפשר ליצור קשר עם יעל בפייסבוק או באתר.