מסתבכים עם תוכנת האקסל בעבודה? אתם לא לבד

מארק גארט, סמנכ"ל הכספים של Adobe, אומר שהצוות שלו מתקשה לעקוב אחרי אלו משרות מאוישות בחברת התוכנה הזו. בדיקה כזו יכולה לקחת ימים ומאלצת את מחלקת הכספים למשוך נתונים מגיליונות אקסל של מיקרוסופט. הבעיה שלו - רק נתוני אקסל של מחלקות כספים ומשאבי אנוש יכולים לחשוף אלו חטיבת בחברה שוכרות עובדים, ואיך זה משפיע על התקציב שלהן.

"אני לא רוצה שאנשי תכנון כספי יבזבזו את זמנם על יבוא, יצוא ומינפולציה של נתונים. אני רוצה שהם יתמקדו במה שהנתונים אומרים לנו", אמר גארט. הוא עובד כעת על הוצאה מוחלטת של דפי אקסל מן התהליך הזה.

סמנכ"לי כספים מחברות כמו צ'יינה ביסטרו, ABM תעשיות ו-ווינטרסט פייננשל מצויים גם הם במסע דומה לצמצום השימוש של מחלקות הכספים שלהן באקסל לתכנון כספי, ניתוחים ודיווח.

הסמנכ"לים אומרים שגיליונות הנתונים שחוללו מהפכה בחשבונאות בשנות השמונים של המאה שעברה אינם מסוגלים לעמוד עוד בדרישות של מחלקות הכספים בחברות בימינו. טעויות יכולות להיגרם מפני שהנתונים באקסל מופרדים ממערכות אחרות, ואינם מתעדכנים באופן אוטומטי.

גרסאות ישנות של אקסל אינן מאפשרות לכמה משתמשים לעבוד יחד במסמך אחד. בנוסף, קיימת הגבלה על כמות הנתונים שאפשר להעביר למסמך יחיד, מה שמאריך את משך הניתוחים.

"תוכנת אקסל פשוט לא נועדה לבצע חלק מהפעולות המורכבות שחברות צריכות לעשות, בכל הנוגע לכספים שלהן", אמר פול המרמן, אנליסט יישומים עסקיים בחברת פורסטר ריסרץ'.

במקום זאת, החברות פונות לטכנולוגיות מבוססות ענן חדשות של Anaplan, Workiva, Adaptive Insights. התוכנות החדשות מתחברות לחשבונאות קיימת ולמערכות ניהול משאבי ארגון, כולל כאלו שמיוצרות על ידי אוראקל או סאפ. כך יכולים מבקרי החשבונות לצבור, לנתח ולדווח נתונים על גבי פלטפורמה אחידה אחת, ללא הכשרה מיוחדת נוספת במקרים רבים.

סמנכ"ל הכספים של P.F. Chang, ג'ים בל, אמר שהוא העביר את החברה למערכת אחרת מאקסל, שמעודדת שיתופי פעולה וחוסכת עלויות. בל אומר שבדק איך קיצוצים במספר עובדי המטבח במסעדות החברה בבוסטון השפיעו על הרווחיות, כשהוא היה בטיסה ממדינת וושינגטון במערב ארה"ב לפיניקס, אריזונה, בתחילת החודש שעבר. מנהל החטיבה הצפון-מזרחית של החברה (שכוללת את בוסטון) ביצע אתה בדיקה ממשרדו בצד השני של ארה"ב. "אילו הייתי מנסה לבצע את אותה בדיקה על גיליון נתונים של אקסל, זה לא היה קורה", אמר בל.

לפני שנה, הצוות של בל השקיע כמה שעות בהפצה של מאות אלפי גיליונות של אקסל למנהלי אזורים ויחידות בחברה מדי חודש לצורך תכנון ומעקב אחרי ביצועים של 415 מסעדות החברה בארה"ב. כעת, אותו תהליך לוקח כמה דקות.

ווינטרסט פייננשל, שמפעילה 15 בנקים שכונתיים מורשים בילינוי ו-וויסקונסין, ויתרה על אקסל לטובת Workiva בגלל שיעור טעויות גבוה. "סמנכ"ל הכספים היה שואל: 'תאמרו לי כמה הלוואות כבר נפרעו, וכמה הלוואות מימנתם מחדש ברבעון שעבר', וקיבלו תשובות שונות מצוותים שונים", אמרה אניטה צ'קרברטי, סגנית נשיא בכירה למדידת ביצועים בחברה.

אקסל לא שוקטת על שמריה, והיא מנסה לשרת טוב יותר את הקבוצות הרבות של הלקוחות המיוחדים שלה, שכוללים את הקהילה הפיננסית - אמר בריאן ג'ונס, אסטרטג המוצר הראשי של אקסל במיקרוסופט. הגרסה העדכנית, שהושקה בקיץ האחרון, מאפשרת לכמה משתמשים לשתף פעולה במסמך יחיד, לעבור על פני יותר מ-100 מיליון שורות של נתונים, ולמצוא בעזרת כלים אוטומטיים מגמות עם הדמיות ויזואליות, הוא אמר.

ג'ונס ציין שלקוחות רבים במגזר פיננסי יאמצו אולי תוכנה ייחודית יותר כאשר הצרכים שלהם ישתנו, לרוב הפתרונות הללו יש כפתור "יצוא לאקסל". במלים אחרות, הלקוחות עדיין ישתמשו באקסל לדברים שלגביהם אין פתרון תפור מראש. לאקסל יש גם פריסה רחבה מאוד: אופיס 365, שכוללת את אקסל, נהנית מ-120 מיליוני משתמשים בחודש, אמר רון מרקזיץ', סגן נשיא מיקרוסופט לאופיס 365.

קיילה דייביס, שמנהלת תכנון כספי בתעשיות ABM, מסתמכת על אקסל למשיכת נתונים מסבך של מערכות חשבונות שונות, שהצטברו בעשרות שנים של מיזוגים ורכישות. מאז שעברה ל- Anaplan במאי, הצוות שלה יכול לתת לסמנכ"ל הכספים מידע מהיר יותר, מפני שאין צורך בהרבה אימות של נתונים, היא אומרת. "אם פעילות מסוימת מפסידה כסף, אפשר לראות במהירות מה קורה אם נצא ממנה, ומה זה עושה לכל תיק הפעילות שלנו", אומרת דייביס.