הפכו את עובדיכם לזריזים יותר

אין ויכוח על כך שקצב החיים עלה, ובשוק תחרותי שהדד-ליינים בו דחוקים יותר ויותר, והציפיות הולכות ועולות, זריזות היא כישור מחייב ונדרש יותר מאי-פעם.

האיטיות מידבקת

במחקר שנעשה בהרווארד אפשר לראות בבירור כיצד מסרים הקוראים לעובדים להגביר את קצב העבודה שלהם הולכים ומתרבים מעשור לעשור. אם בשנות השבעים ממוצע מסרי הזירוז בשנה עמד על כ-1,000 מסרים, בעשור הנוכחי הממוצע מגיע לכ-30,000 מסרים ניהוליים לזירוז בכל שנה.

"עובד איטי לא רק מפחית את הפרודוקטיביות בצוות", מספק מנהל צוות, "הוא עלול גם לפגוע במורל של חבריו לצוות, כי להתנהלות האיטית והאדישה יש אפקט מידבק: העובדים שעובדים קשה יותר ובזריזות ירגישו מנוצלים, ויחליטו להפסיק להיות 'פראיירים'".

אולם מנהל שמתרוצץ בין המשרדים ומאיץ בעובדיו ללא הרף - זו לא בדיוק הדרך היעילה לגרום לעובדים להגדיל קצב והספק. כדי להשיג הספק רב יותר, עליו לפעול בדרך עקיפה, שתוצאותיה בסיכומו של דבר היא קצב עבודה מוגבר.

טיפול שורש

לפני הכול חשוב לנסות להבין מהו מקור האיטיות בצוות.

צפייה מקרוב יכול לחשוף, למשל, שיש עובד אחד מסוים פרפקציוניסט, שמתקשה לשים סוף לתהליכי עבודה כל זמן שהם אינם מושלמים לתפיסתו; שיש עובדת שהגיעה בלא משים למצב של עומס בלתי ריאלי, ולכן אינה עומדת בקצב המצופה ממנה, ומעכבת את האחרים; שיש עובדים שלא הבינו כהלכה את סדר תהליכי העבודה, לדוגמה - כאלה שממתינים לתוצרים מעובדים אחרים כדי להתקדם, בעוד שאינם אמורים להיות תלויים בהם כלל.

לאחר מכן, במעטפת זהירה של שיחת-חתך שמטרתה חיובית, ובלא נימה מאשימה, אפשר לברר עם העובדים הללו כיצד הם חווים את תפקודם: כמה זמן נדרש להם כדי לבצע משימות מסוימות? מהן המשימות שגוזלות להם את משכי הזמן הארוכים ביותר? באילו מקרים הם ממתינים לתוצרים מאחרים ובאילו הם פועלים בעצמאות? האם היו מודעים למידת דחיפותו של פרויקט כזה או אחר?

יד ביד ולב אל לב

לאחר מכן, אפשר לסייע לעובדים להתגבר על הבעיה או המכשול שנראה שהובילו לתפקודם האיטי. למשל, על ידי יצירת תכנית לשיפור ביצועים, עם הנחיות, ציפיות ויעדים ספציפיים, תוך הבהרת סדר ההתנהלות התקין והיעיל לשם השגתם.

אם העובד זקוק לעזרה בניהול זמן או בפיתוח כישורים שחסרים לו, אפשר להציע לו אימון ספציפי, ולסייע לו בתעדוף משימות. "בהכשרת ניהול זמן שהחברה שלחה אותי אליה", מספרת עובדת כזו, "למדתי כיצד לחלק משימות גדולות לתתי-משימה קטנות והדרגתיות, ואני מרגישה שזה שיפר פלאים את התפוקה שלי. חוץ מזה, המאמן שעזר לי סייע לי בארגון הניירת וכל חומרי העבודה שלי, וזה גרם לי לתחושה של דף חדש ונקי, כאילו שהתחלתי תפקיד חדש".

"אני פרפקציוניסט", מספר עובד אחר, "וזה גורם לי לעבוד על כל משימה הרבה יותר לעומק, לבדוק את עצמי, לתקן ולשפר. עד שלא אומרים לי 'די - תגיש', אני לא מגיש. למזלי, זכיתי במנהל מדהים, שלא ויתר עליי, והשקיע באימון מקצועי למעני. זה מאוד עזר לי לרכך את הנטייה לפרפקציוניזם. הבנתי שזה מכשול משמעותי, והבנתי מה בדיוק עליי לעשות כדי שלכל פרויקט יהיה סוף במועד מוגדר, שלא חורגים ממנו ויהי מה".

תקתקו אותה

לא תמיד מדובר בעובד ספציפי ש"נתפס על חם" באיטיותו. בימינו, גם צוות מתפקד למדי עשוי להידרש לפעול במהירות רבה יותר. לכן, חוץ ממתן הכשרות ייעודיות, כדי ליצור תרבות ארגונית זריזה ותקתקנית, על המנהל לפעול באופן מערכתי:

דברו אסטרטגיה: האם אתם בטוחים שעובדיכם מודעים לאסטרטגיה הארגונית, ולסיבה שבגללה נוצרה הדרישה להאצה? האם הם מבינים ומפנימים דרישה זו, ומסכימים עמה? האם הם יודעים כיצד העשייה שלהם משפיעה על האצה זו? אם הם אינם מחוברים הן לתמונה הרחבה והן לנחיצות בהאצה, מחויבותם לה בהכרח תושפע מכך.

תגמלו זריזות: להבהיר לעובדים שקצב עבודה מהיר משמע תפקוד מוערך מבחינתו, וסיכוי גבוה יותר לקידום מבחינתם.

חשבו מסלול מחדש: לנסות למקד את היקף פעילותו של הצוות, ואף לשקול צמצום מדויק של משימות אחרות (למשל לצמצם את היקף קהל היעד שלו), שכמובן יוכלו להתרחב בהדרגה לאחר השגת היעדים.

התחדשו: יתכן שהמערכת שלכם לוקה בחסר, משום שהיא אינה עדכנית מספיק ביחס לקצב הנהוג בשוק, והגיע הזמן להתחדש? טכנולוגיה יעילה ומותאמת יותר לצרכיכם יכולה לחולל פלאים.

העזו: יכול להיות שאתם עצמכם, כמנהלים, אינכם נועזים מספיק, ודוחים קבלת החלטות? אם כן, אין פלא שעובדיכם מתמהמהים גם הם. למדו כיצד לבצע בחירות בזמן, ולעמוד בהן.

תקשרו: האם אתם מכירים את עובדיכם ומתקשרים עמם באמת? אולי לא הצלחתם להעביר להם את מטרותיכם והוראותיכם? אולי אין התאמה בין תפקידיהם לבין כישוריהם, העדפותיהם, שאיפותיהם ויכולותיהם הייחודיות? עובדים שתפקידם אינו מספק להם עניין, אתגר והנאה בסיסיים עלולים להאט את הקצב הכללי של הצוות.

הסירו הסחות דעת: האם העובדים נדרשים להתמודד עם הסחות דעת במהלך יום העבודה? צמצמו רשתות חברתיות פעילות, קבוצות וואטסאפ שפועלות בלא גבולות ברורים ומוגדרים, ריבוי משחקים ודברי פנאי במשרד, ריבוי ישיבות ותהליכי עבודה בירוקרטיים ועוד.

■ יעל מהודר היא יועצת ארגונית וכותבת הספר "המועמד הנבחר" והספר בערבית "העתיד הנבחר". המאמר מיועד להעשרה, אינו תחליף לייעוץ מקצועי ואישי המתאים למידותיו של כל אדם ואדם, ואין להתייחס אליו ככזה. אפשר ליצור קשר עם יעל בפייסבוק או באתר.