חברות היי-טק יכולות לצמצם את ההוצאות על נסיעות לחו"ל

במסגרת הפעילות הבינ"ל של חברות היי-טק ישראליות, נדרשים מנהלים ועובדים לבקר בחו"ל לעתים מזומנות. בנסיעות הם נדרשים לשירותים והוצאות כמו כרטיס טיסה, רכב שכור, בתי מלון, הוצאות אירוח ואש"ל. החברה משלמת חלק מההוצאות, וחלק מהן משולמות על-ידי העובד, שמקבל החזר לאחר שובו.

בחברות לא מעטות, תקציב ההוצאות לנסיעות לחו"ל מגיע למיליוני דולרים בשנה, תקציב גדול שלרוב אינו מנוהל באופן מיטבי. לדברי רו"ח דורון כהן, שותף בחברת פאהן קנה ניהול בקרה Grant Thornton Israel, "ניתן לחסוך בהוצאות בעשרות אחוזים על-ידי ניהול נכון. על החברה לנהל את תקציב הנסיעות המתוכננות ואת העלות הכספית לכל מחלקה, כאשר היא צריכה לקיים מעקב הדוק אחר מידת ניצול התקציב לפחות אחת לרבעון, ובסוף התקופה לבחון את ההוצאה בפועל מול התחזית. בחלק מהחברות מתייחסים להוצאות הנסיעה כתקציב שלא ניתן לשלוט בו. גישה כזו גורמת להגדלה משמעותית בתקציב ההוצאות".

כהן ממליץ לחברות להגדיר מדיניות ונהלים ברורים, כמו דרך בחירת ורכישת כרטיס הטיסה, רמת המלון, הגורמים המוסמכים לאשר את הנסיעה, וגובה הוצאות התקשורת והאש"ל. לדבריו, "רצוי לבצע סקר שוק מקיף בקרב סוכנויות הנסיעות, כדי להשיג את התנאים הכדאיים ביותר. כדאי לפנות למשרדים אחרים לקבל הצעות מחיר לטיסות ולבתי מלון, ולהשוות אותן להצעה מסוכנות הנסיעות איתה החברה מקושרת. ניתן לנסות לקבל הסכמי הנחות מול חברות תעופה, בשיעור של 5%-10%. בדרך-כלל, ההנחות מותנות בסכום ההזמנות השנתי מחברת התעופה".

עוד ממליץ כהן כי האחראים על הנושא בארגון יגבשו טופס בקשה לאישור נסיעה, שיכלול פירוט של מטרת הנסיעה וההוצאות הצפויות. הטופס יועבר לסבב אישורים בחברה, וכך המנהלים יהיו מודעים לעלויות הכרוכות בנסיעה.

עלות כרטיסי הטיסה תלויה במספר משתנים, בהם חברת התעופה, זמן השהייה בחו"ל, טיסה ישירה או עם חניות ביניים, משך הזמן מההזמנה ועד למועד הטיסה המתוכנן (טיסות דחופות הן יקרות יותר) וסוג הכרטיס. לדברי כהן, "מומלץ להנחות את סוכנות הנסיעות בנוגע לקריטריונים לרכישת כרטיסי טיסה, ולנהל בקרה אחר מועד רכישת כרטיס הטיסה ביחס למועד הטיסה, והאמור ישמש אמצעי לחיזוק המודעות בקרב המנהלים והעובדים באשר לעלויות הקשורות להזמנות בטווח זמן קצר".

עוד אומר כהן כי "אחת הבעיות של החברות היא אי מילוי דו"ח הוצאות על ידי העובד. העובד לרוב נפגע רק מעט, כיוון שקיבל טרום הנסיעה מקדמה על חשבון ההוצאה. פתרון אחד לכך הוא קיזוז המקדמה מהמשכורת לאחר שעבר פרק זמן בו לא הגיש דו"ח הוצאות. פתרון אחר הוא הנפקת כרטיס אשראי על שמו של העובד, אשר החיוב בו הוא דחוי. דחייה זו מאפשרת לעובד להגיש דו"ח הוצאות ולקבל את ההחזר בטרם חויב בכרטיס האשראי".