לעבור דינמיקה קבוצתית בהצלחה

דינאמיקה קבוצתית היא דרך רווחת ומקובלת לבחינת מועמדים לתפקידים. הספרות המדעית לא תמיד מצדדת ביעילות השיטה, אך בשל היותה נפוצה בישראל כדאי לדעת כיצד להתנהג בה כדי להעפיל לתפקיד המבוקש.

מדובר בפעילות קבוצתית שמתרחשת במסגרת מפגש שנקרא "מרכז הערכה". תכליתו בחינת התאמתם של מספר מועמדים לתפקיד מסוים או לתפקידים שונים. במסגרת זו מתבקשים המועמדים לבצע תרגילים בקבוצה בזמן שבוחנים צופים בהם ומעריכים את כישוריהם ואת תכונותיהם.

מרכז ההערכה מותאם לתפקיד

אחד מהמיתוסים לגבי התנהגות רצויה במרכזי הערכה הוא שכדי להצליח יש להפגין מנהיגות, אך זה לא נכון, משום שלכל תפקיד נבדקות יכולות אחרות. מנהיגות עשויה להיות אחת מהן, אך היא אינה היחידה ואינה תמיד החשובה ביותר, במיוחד בעת בחינת מועמד שלא מיועד לתפקיד ניהולי. לכל תפקיד נדרשים כישורים ומיומנויות אחרים, והתרגילים בדינאמיקה נבחרים כך שיאפשרו להעריך את קיומם של כישורים מסוימים בקרב כל מועמד ומועמד בנפרד.

למשל, אצל מועמד לתפקיד מנהל פרויקטים יחפשו יכולת להוביל תהליכים ופרויקטים תוך קביעת לוחות זמנים ועמידה בהם, ניהול בעלי תפקידים שונים, איתור בעיות ופתרונן, וכיוצא בזה. אצל מועמד לתפקיד מנהל שיווק ומכירות יחפשו יכולת רתימה, שכנוע ועמידה מול קהל, ביטחון, יוזמה וכריזמטיות, ואצל נציג שירות לקוחות יחפשו כישורים במתן שירות, יכולת להתמודד עם ביקורת ועם קונפליקטים, עמידה במצבי לחץ, ביעדים מוכתבים ובלוחות זמנים.

התנהגות בתרגילים ובמשימות

דוגמה לתרגיל נפוץ היא תרגיל מגדל הלגו, שבו הקבוצות מתבקשות לבנות את מגדל הלגו הגבוה או הרחב ביותר תחת הגדרה של תנאים מגבילים. אמנם לא מצפים ממך כסמנכ"ל שיווק לבנות מגדלי לגו בעבודתך, אך עצם התרגיל אינו חשוב מה שנבדק בתרגיל זה הוא הדינאמיקה עם שאר המשתתפים, תוך כדי הדרך שבה מבצעים את הפעולות הנדרשות.

מנהל פרויקטים: אם אתה מועמד לתפקיד מנהל פרויקטים, דמיין ששאר חברי הקבוצה הם בעלי תפקידים בשרשרת תהליך עבודה או פרויקט שאתה מוביל, ושמשימת מגדל הלגו היא פרויקט העבודה.

ראשית, עליך לגייס את המשתתפים לערוך תכנון לפני תחילת בניית המגדל. אחר כך הצע לוח זמנים לביצוע המשימה, תוך קביעת יעדים מתוזמנים במהלך הביצוע. לדוגמה שתי דקות מתחילת הבנייה קבע שעליכם להגיע לקיומו של בסיס יציב למגדל.

במהלך בניית המגדל קח אחריות על בדיקת העמידה ביעדים ובלוח הזמנים שנקבעו, ונסה לזהות בעיות. לדוגמה, אם במהלך הבנייה אתה מבחין שהקבוצה משקיעה רבות בבנייה לגובה, אך פוגעת בתנאים המגבילים שהוגדרו תוך כדי כך עצור את הקבוצה והפנה זאת לתשומת לבה. הסבר לחברי הקבוצה שהדבר יגרום להפסד נקודות, והזכר מה הן ההנחיות המקוריות שיש לפעול על פיהן.

מנהל שיווק ומכירות: אם אתה מועמד לתפקיד מנהל שיווק ומכירות, תרגיל זה הוא ההזדמנות שלך להפגין כריזמה, לכבוש את הקהל, לעורר עניין ולהפגין ביטחון, וכך ולהותיר את הרושם הרצוי. דמיין שאתה צריך למכור מוצר, ושהסובבים והבוחנים הם לקוחותיך.

ראשית, הצג בצורה משכנעת את הרעיון שלך, המוצר, לפני שהקבוצה ניגשת לפעולה. חשובה מאוד גם יכולתך לזהות את צרכי הלקוחות, ויכולתך להתאים את הרעיון או המוצר לצרכים אלה. לכן, עצור להקשיב גם למה שהמשתתפים מציעים, כדי להראות לבוחנים שאתה קשוב לקוחותיך. לבסוף, היה יצירתי ותאר איך ניתן לחבר בין צרכי הלקוחות לקונספט שלך.

במקרה שבכל זאת מישהו לא מסכים עם הרעיון שלך אל תתעלם מהביקורת, בדיוק כשם שמול לקוח פוטנציאלי או בעת ניסיון לגייס מפיצים לחברה שלך, סביר להניח שלא תתעלם מהתנגדויות שיעלו בדרך. זכור שמטרתך היא לגרום לבעל ההתנגדות לשתף איתך פעולה, ועליך לעשות זאת בדרכי מכירה ומשא ומתן, ובאמצעות הצעת פיתרון שמשלב גם את הרעיון שלך וגם את דברי האחרים.

נציג שירות לקוחות: אם אתה מועמד לתפקיד נציג שירות לקוחות, עליך להביע במהלך התרגיל יכולת לקבל סמכות וכפיפות להחלטות מוכתבות. דבר עם המשתתפים בצורה אדיבה כדי להביע אופי שירותי, וכשיעלו קונפליקטים נסה לפתור אותם תוך הקשבה לרעיונות האחרים.

כך, אם הקבוצה בוחרת רעיון כלשהו, עליך להפגין נטייה להסכים ולקחת חלק בהחלטה הקבוצתית, ולא להתנגד לה. למשל, אם חברי הקבוצה מחליטים לבנות את מגדל הלגו עם אבנים גדולות, ואתה משוכנע שאפשר לבנות את המגדל טוב יותר עם האבנים הקטנות, הצג בצורה נעימה את הרעיון שלך והסבר למה אתה חושב שזה רעיון טוב, אך אם בכל זאת מתקבלת החלטה אחרת מעצתך שתף איתה פעולה.

בנוסף, אם יש משתתפים לצדך שאינם מתבלטים, ומציעים בשקט את רעיונותיהם, גם אם רעיונות אלה לא ישימים אל תתעלם מהם. הגב אליהם בהנהון או בחיוך, והמשך להשתלב במשימה. כך אתה מביע בפני הבוחנים רגישות לאחר, אמפתיה, ויחסי אנוש טובים.

לסיכום, גם אם הסיטואציה לא נוחה לך ולא נראית לך רלוונטית לעיסוקך בפועל, זו ההזדמנות היחידה שלך להראות שיש לך את היכולות שנדרשות לתפקיד שאליו אתה מיועד. לכן, זכור את המאפיינים הנדרשים לתפקיד, ודבוק בדרכי הביטוי שלהם במהלך הדינאמיקה הקבוצתית.

אשמח להמשיך לדון בנושא ולהשיב על שאלותיכם במשך השבוע דרך הקישור לדעות "המדוברות השבוע".

יעל מהודר היא יועצת ארגונית בעלת תואר ראשון בעבודה סוציאלית ותואר שני בסוציולוגיה ארגונית. לקשר עמה יש לכתוב לדוא"ל Yaelmehoudar@gmail.com.
הדברים הכתובים במאמריה מבוססים על הניסיון והידע המקצועי הרב שצברה בתהליכי ייעוץ ארגוני ופיתוח מנהלים בחברות ובארגונים שונים בתחומי ההייטק והתעשייה, ובעבור אנשים פרטיים. הדברים מיועדים להעשרת הידע בלבד, אינם מהווים תחליף לייעוץ מקצועי אישי המתאים למידותיו של כל אדם ואדם, ואין להסתמך עליהם ככאלה.