כמה דקות פטפוט אישר לך הבוס?

בעיני מנהלים, פטפוטים עולים כסף ופוגעים בתפוקה, ופחות חשוב להם שדיבורים חבריים מועילים לאווירה ולהנאה בעבודה, שבתורן משפיעות על התפוקה דווקא לטובה.

פטפטת מתחילה לפעמים בעובד אחד, פטפטן במיוחד. מנהל סיפר לי לא מזמן על עובד כזה, שבמקרה היה מעולה מבחינה מקצועית. הוא תיאר שמחשבתו אסוציאטיבית, ובכל הזדמנות הוא נסחף לשיחות ארוכות על נושאים שונים, ומרחיק את הדיון כולו מן העיקר. בגלל חכמתו ושנינותו, סיפוריו מושכים וסוחפים גם את הקולגות שלו, וכך למעשה חלק נכבד מכל יום עבודה מוקדש לדיבורי סרק בצוות.

המנהל החליט שהוא רוצה להגביר את הפרודוקטיביות והמיקוד בצוות שלו, אז נתתי לו כמה טיפים ישימים:

בישיבות - יד על השעון

כמה דקות פטפטת בתחילת ישיבה יכולות אמנם לתרום לשבירת הקרח ולאווירה נעימה בצוות, אך לאחר מכן חשוב להשיב כל סטייה מהעיקר בחזרה לדיון המקצועי. כדאי להגדיר מראש את לוח הזמנים של הישיבה, ולכלול בתוכו גם את משך הקשקשת (למשל, בעשר הדקות הראשונות).

את החזרות לדיון יכול ליזום המנהל, לא לפני שישתתף גם הוא בשיחה ולאחר מכן ירשה לעצמו לומר בנינוחות: "חבר'ה, בואי נחזור לענייננו", "חשוב שנתרכז". אולם לעתים יעיל יותר להיעזר בעובדים עצמם: מסבירים לצוות שיש לו נטייה לסטות מהדיון ולפטפט, ומאחר שהזמן קצר והמלאכה מרובה, מעתה ימונה בכל ישיבה "העובד עם השעון". זהו עובד תורן שידאג להתקדמות יעילה בישיבה, ואולי אף יצטייד בטיימר שבעזרתו יגביל את זמני הדיבור של כל אחד מהמשתתפים.

כשהעובדים יודעים שעומד לרשותם תחום מדויק של זמן להעלות רעיון חדש או לחוות דעתם בצורה מרשימה, מחויבותם להתרכז בעיקרי הדיון עולה. מבחינת העובד עם השעון - אחריותו כלפי המתרחש בדיון רבה, באופן טבעי. במקביל לכך, כשחבריו יודעים שבעתיד יתבקשו לעשות זאת גם הם כמותו - הם חשים מחויבות לשתף עמו פעולה.

בדרך זו גם העובד הפטפטן בעצמו עתיד להתמנות לסדרן תורן, מה שיכול ללמדו "על רטוב" כיצד להתעלות על עצמו, להתאפק ולהתמקד בעיקר. פעמים רבות יש לכך אפקט חיובי על התנהלותו בהמשך. אם הוא מבצע תפקיד זה בהצלחה, אפשר אף לפדבקו על כך, ובהומור קל אך תוך הבעת חשיבות לעניין להעביר לו מסר לבאות: "כל הכבוד על העבודה בדיון - אני יודע כמה קשה לך לא לסטות בדיבורים במשך יותר מחצי שעה".

בפגישות אישיות - לו"ז מוקפד

בעיית הפטפוט לא מתחילה ונגמרת בישיבות ודיונים קבוצתיים - עובדים צפויים לחרוג מעיקרי הדיון גם בפגישות אישיות. כדי למנוע זליגה של פגישה אחת באחרת, כדאי להכין לקראת כל פגישה עם כל אחד בצוות לוח זמנים מפורט ומהודק. את תכנית הפגישה יש לשלוח לכל עובד לקראת הפגישה עמו.

למשל: משך הפגישה: שעה. 5 דק' - העלאת הבעיה; 15 דק' - העלאת פתרונות; 15 דק' - בחירת הפתרון המתאים ביותר; 15 דק' - פירוט אופרציונלי של ביצועו, תוך אזכור בעלי תפקידים רלוונטיים וחלוקת משימות; 10 דק' - סיכום הפגישה בנקודות ("Action Items").

פעולה זו מקנה חשיבות רבה לעצם הפגישה, ומעבירה לכל עובד מסר שלפיו הנושא הנידון חשוב, ונחוצה מידה רבה של יעילות ומיקוד כדי לצלוח אותו. אולם כדי לא להגזים בענייניות ולא לסרס את היצירתיות של העובד בפגישה, אפשר גם כאן להעביר את הכדור לידיו. אפשר, למשל, לומר לו בתחילתה: "יש לנו שעה, בוא נעבוד לפי הלו"ז - אתה תסתכל בשעון ותנחה אותנו לעמוד בזמנים".

כמובן, דרושה גם מידה של גמישות. למשל, אם בחלקים מסוימים במהלך הפגישה השניים לא עומדים בזמנים - ולא משום שפטפטו אלא משום שהדיון מורכב מהמצופה - אפשר לעצור ולעדכן מחדש את לוח הזמנים. וכשהמנהל עוצר ואומר: "כדי שלא נסיים את הפגישה שלנו בלי פתרון ביד, בוא נאריך בעוד עשרים דקות את החלק הזה" - הוא לא רק מצטייר כגמיש, אלא גם מבהיר כי הנושא הנידון חשוב ביותר, ומעורר את הצד השני לעבוד ביעילות ולמצוא פתרון.

כנות ומוּדעוּת

לבסוף, העליתי בפני המנהל שלא כל הפטפטנים מודעים להיותם כאלה, ולכן, אם יעלה את הסוגיה בפני העובד בנימה חיובית, מבלי להביכו, אולי יוכל למצוא פתרון ביחד אתו.

תחילה אפשר להחמיא לעובד על ביצועיו, ואף על כך שהוא מקור לעניין ולאווירה כיפית בצוות. רק לאחר מכן כדאי להסביר לו שהעובדה שעיסוקיו החברתיים לא גורעים מביצועיו אינה אומרת שהם לא מפריעים לתפוקת האחרים בצוות: לא כולם מסוגלים, כמותו, להישאר מרוכזים בעבודה בין הדיבורים, והדבר פוגע בתפוקה הכוללת בצוות.

במקביל לכך, אפשר להציע לעובד ערוצים אחרים לתיעול צרכיו החברתיים, למשל - למנותו לאחראי על הפקת ימי גיבוש או לנשיאת דברים במפגשים חברתיים.

- מה עוד יכולים מנהלים לעשות כדי להפחית את הקשקשת?

- כיצד ניתן לרתום את יתר העובדים לטובת התמודדות יעילה עם התופעה?