המשרד סגור, ניפגש בדרופבוקס: חברות וירטואליות ללא משרדים בכלל כובשות את העולם

ב-1994 שכרה חברת פרסום אמריקאית בשם Chiat\Day את שירותיו של האדריכל האיטלקי גאיטנו פשה לעצב את המשרדים החדשים בניו-יורק. באותה תקופה, Chiat\Day הייתה אחד המשרדים היוקרתיים והמצליחים בעיר, ובחברה רצו לבצע שינוי רדיקלי ולחרוג מהסטנדרט התאגידי שהיה מקובל אז - קיוביקלז או משרדים, ובכל מקרה עיצוב יעיל, אחיד וכלכלי.

פשה תכנן משרדים שמעולם לא נראו לפני כן: חלל פתוח עם פינות ישיבה מרובות, תחנות עבודה מודולריות, ספות, כיסאות, שולחן פינג-פונג ואפילו רצפה שנראתה כאילו שפכו עליה דליי צבעי פלסטיק כתומים ולבנים. כל השולחנות והכיסאות היו מפלסטיק ועם גלגלים. זה היה אחד המשרדים הפתוחים המודולריים הראשונים שהציעו את קונספט ה"שולחן החם" (שיתוף שולחנות או הקצאתם אד-הוק) והחליפו בסערה את הקיוביקלז, אותם תאים נלעגים.

חברות טכנולוגיה אימצו בזריזות את הקונספט המהפכני בכוונה טובה: להסיר מחסומים בין העובדים, לאפשר תקשורת חופשית ולהיעזר בחלל ככלי לבניית תרבות ארגונית פתוחה ושיתופית. זה היה כל מה שצעיר, נכון ומלא באור טבעי. התופעה הפכה להיות מאפיין ארגוני של חברות מכל הענפים. חלקן אף הוסיפו פינות סלון, שולחן אוכל או חדרים שנראו כמו ברים. האיזון בין העבודה לחיים הפך לערבוב של עבודה עם חיים.

ב-2017, כ-70% מהמשרדים בארה"ב היו ללא מחיצות. רוב הסיכויים הם שאתם קוראים את השורות האלו בחלל הפתוח שלכם. אבל המהפכה לא באמת עזרה לעסקים. בסקר מצוטט שבוצע בשנה שעברה על ידי איש התוכנה ויליאם בלק, נמצא ש-58% מהעובדים בחללים האלו טוענים כי הם זקוקים לסביבה שקטה יותר לפתרון בעיות, ו-54% ציינו כי סביבת העבודה מסיחה את דעתם. עוד קודם לכן, ב-2013, מצא מחקר שפורסם בכתב העת לפסיכולוגיה סביבתית כי משרדים שמעוצבים על פי עקרון החלל הפתוח הם יעילים פחות, רועשים יותר ומורידים את רמת הפרטיות ושביעות הרצון של העובדים. לא פחות חשוב מכך, היה נראה שבהיעדר שולחן חלק מתחושת הזהות המקצועית של העובדים נפגעה. כך, בפחות משני עשורים, הפך המשרד הפתוח לנושא אותות קלון כגורם רועש מדי, הומה מדי, ריחני מדי.

המשרדים הנועזים של Chiat\Day היו בסופו של דבר כישלון. נכון, בהתחלה הם היו השראה למשרדים שיבואו, הם משכו את "ניו-יורק טיימס" לכתוב כתבות פרופיל רק על המשרד, שהעניין הגובר בו הביא אף ליוזמת סיורים מודרכים לסקרנים. אבל הצבעים הבוהקים וריח הפלסטיק הכניעו את העובדים, שמצאו שקט נפשי דווקא בעבודה מהבית (עד שהמשרדים עוצבו קצת מחדש), וכאילו ניבאו את השלב הבא ואת העידן השלישי של העיצוב משרדי: זניחתו לחלוטין, או עסקים ללא משרדים.

 יתרונות בעבודה מרחוק

עבודה מהבית כאידיאולוגיה

מה שמכונה היום עבודה בשלט רחוק, או עובדי Telecommuters, היה צורת עבודה שנחשבה יוצאת דופן שהוגבלה למספר מצומצם של עובדים, שעבדו מדי פעם מהבית. לתקופה מסוימת היה מדובר על החלטה פופולרית במיוחד מצד חברות גדולות כמו יאהו ו-IBM, שרצו לא רק להצטייר בעיני העובדים הקיימים כמעסיקים גמישים, אלא גם בפני העובדים הפוטנציאליים, ובכך לייצר יתרון תחרותי בגיוס כישרונות. בנוסף, כאשר פותחים משרה לאפשרות שתהיה וירטואלית לחלוטין, מעסיקים נהנים מאוצר מטמון בינלאומי של כישרונות. הדבר מאפשר לעתים גם להתגבר על קשיים באספקת ויזות מקומיות.

מתחת לפני השטח, פעפעה ההנחה שעבודה מהבית לא רק שלא תפגע באיכות ובהיקף התוצרים, במקרים מסוימים היא אף תעלה את רמת הפרודוקטיביות - הודות לעלייה במחויבות העובדים למעסיק שמוכן להסתכן ולהסיר את הקיבעון הגיאוגרפי או בזכות האימוץ של עקרון "השקיפות הרדיקלית", בלי שיחות בדלתיים סגורות, באמצעות מערכות פנימיות נגישות היכולות למנוע תקלות בתקשורת ולאתר בעיות בתהליכי העבודה מהר יותר.

כל זאת בלי שהתייחסנו ליתרונות לאיכות הסביבה עם הפחתת זיהום האוויר משימוש בתחבורה, שימור זמן שמתבזבז על נסיעה לעבודה או למוטיבציה הכלכלית של המעסיקים למהלך. לפי הערכות של IBM, העובדה כי עד 2017 קצת מתחת ל-40% מעובדיה ברחבי העולם עבדו מהבית אפשרה לה למכור נכסים ברווח מצטבר של 2 מיליארד דולר בארה"ב לבדה או לחסוך כ-100 מיליון דולר בהוצאות משרד.

למרות המספרים הנאים, בשנה שעברה הכריזה ענקית המחשוב על ביטול התוכנית וביקשה מעובדיה לעבור לגור בסמיכות למרכזים שלה. מהלך דומה עשו באותה התקופה גם בנק אוף אמריקה, ענקית הביטוח Aetna וכמה שנים קודם לכן יאהו. אף שאלו היו מהלכים מתוקשרים במיוחד, לא מדובר על הכלל. באותה תקופה, לדוגמה, חברת המחשבים דל הכריזה שעד 2020 מחצית מעובדיה בכל העולם יעבדו מהבית, באמזון, אמריקן אקספרס ו-Salesforce זינקו גם מספרי העובדים מהבית בהגדרה, כאידיאולוגיה, לא במקרה.

מחקר של גלופ מצא שאף שתעשיות כמו הנדסה, שירותים חברתיים, אדריכלות וחינוך פחות פופולריים בכל הקשור לעבודה מרחוק, רוב התעשיות אימצו את הרעיון בשנים האחרונות, ובמיוחד תעשיות הפיננסים, הביטוח והנדל"ן. מי שבעיקר דוחף את התופעה הם העובדים עצמם, שרוצים סביבת עבודה שקטה וגמישות. סקר של דלויט, לדוגמה, מצא כי 64% מבני דור המילניום מחזיקים בעבודה עם מיקום "גמיש", והיקף העובדים מהבית, לפחות מחצית מהזמן, בארה"ב כולה הכפיל את עצמו מאז 2005. מחקר של סיסקו מצאו כי 45% מהעובדים יהיו מוכנים לספוג הפחתה בשכר אם יוכלו לעבוד מהבית, 31% מוכנים לקצץ בימי חופשה. ממחקר של ענקית ניהול המשרדים הבלגית IWG plc ממאי האחרון, עולה כי 70% מהעובדים המקצועיים ברחבי העולם עובדים לפחות יום אחד בחודש מרחוק. הדרישה למה שנראה כמו "חיים טובים יותר" אינה נחלת הצעירים ביותר. למעשה גילו הממוצע של ה-Telecommuter הוא 45, והשכר הממוצע גבוה יותר ב-4,000 דולר בממוצע והיחס בין גברים לנשים זהה (כלומר, לא מדובר בעיקר באימהות עובדות).

"מספר שולחנות המשחק זהה למספר האנשים"

היום יש בארה"ב לבדה כ-170 "חברות וירטואליות" מלאות (לעומת 26 ב-2014), זאת אומרת שאין להן משרד אחד לרפואה. מדובר על זינוק של 550% לעומת מספר החברות הווירטואליות ב-2014. ולא מדובר רק על סטארט-אפים בראשית דרכם. Automattic, למשל, שפיתחה את הוורדפרס ונוסדה לפני 13 שנה, החליטה לפני שנה לסגור את המטה שלה בארה"ב והיום היא פועלת באופן וירטואלי לחלוטין. כל עובדי החברה, כ-550 במספר, עושים זאת מביתם או מחללי עבודה ארעיים ב-43 מדינות ברחבי העולם.

"יש לנו משרדים כבר שש-שבע שנים", אמר מנכ"ל החברה מאט מאלנווג בהודעה על סגירת המטה, "חוזה שכירות די טוב, אבל אף אחד לא נכנס למשרד. חמישה עובדים נכנסים ביום אל תוך 15 אלף רגל מרובע... מספר שולחנות המשחק זהה למספר האנשים". לחברת התוכנה Elastic יש 500 עובדים שפזורים בבתיהם ב-35 מדינות ברחבי העולם. ב-Toptal, חברה שמאתרת כישרונות לפרויקטים קצרי טווח, יש היום 400 עובדי שפועלים מ-60 מדינות ברחבי העולם. פעמיים בשנה לערך היא אוספת אותם כדי שיכירו זה את זה ולא יבססו את כל מערכות היחסים ביניהם על אימיילים או על הודעות טקסט.

הרעיון של Automattic ואחרות הוא פשוט: הוצאה של אלפי דולרים בחודש על שכירות, תחזוקה והחזרי עלויות נסיעה לעובדים אינה שווה שורת כתובת קצרה בכרטיס הביקור. את ההון הזה עדיף להשקיע חזרה בחברה, אם בהעסקת עובדים נוספים או בשיפור תנאים כדי להשיג יתרון תחרותי בגיוס כישרונות יקרים.

עלייתו של המשרד הנזיל

במרכז השינוי בטעמים האחרונים פועלות היום כמה שחקניות דומיננטיות שמעניקות את המענה הפיזי והטכנולוגי לרצונות העובדים. היום התקשורת של העובדים בשלט רחוק נעשית באמצעים דיגיטליים ופלטפורמות ייעודיות כמו Slack, Dropbox, Trello או zoom. במקביל, חברות השכרת חללי עבודה התחילו לעלות בפופולריות שלהן. הבולטת ביניהן, WeWork, כבר פועלת ב-24 מדינות ברחבי העולם ומעניקה שירות ל-400 אלף שוכרים. קבוצת הלקוחות אינה הומוגנית. WeWork מעניקה את שירותיה לחברות פורצ'ן 500, חדי קרן, סטארט-אפים בשלבים שונים ואף ליחידים. חלקם משתמשים במשרדי החברה באופן קבוע, וחלקם משתמשים בהם רק כשעולה צורך נקודתי.

היום אחד הסגמנטים הצומחים של החברה הוא דווקא ה-We Membership, מנוי על בסיס חודשי שמעניק בין היתר גישה נזילה לחללי עבודה ברחבי העולם. רעיון שתומך באידיאולוגיה של החברה שהדור הנוכחי רוצה, יכול וצריך להיות מסוגל לעבוד מכל מקום בעולם. מעצבת גרפית פרילנסרית, למשל, יכולה לעבוד יום אחד במתקן החברה בתל-אביב, חודש אחרי כן בלונדון ואחר כך בניו-יורק. המודל העסקי של WeWork נשען על הרעיון שאותה מעצבת ואחרים ששותפים לקהילת המקצוענים העצמאים ברחבי העולם ויתרו על המשרדים לחלוטין.

זה אולי נשמע אוטופי, מעין נוודות עסקית לעובדי כל העולם. אבל למגמות האלו יש גם עלויות. עבור העובדים מדובר בעיקר על אובדן מהותי של גבולות בין הפרטי לציבורי ועל הצורך לשמור על זמינות גבוהה ולעתים אף פולשנית, שלא לדבר על סיגול מיומנויות חדשות של משטור עצמי יוצא דופן, עמידה בציפיות לתפוקות מהמעסיקים, ניהול הקריירה לטווח ארוך, בדידות ומיעוט בקשר אנושי.

מבחינת החברות, המרחקים הגדולים עשויים להיות עול כלכלי בגלל הוצאות גבוהות לנסיעות וכן הקושי המובנה בניהול צוות מבוזר, גם אם העובדים מבינים את המשימות שלהם או פועלים במוטיבציה. לעבודה ללא משרדים, תאים או מחיצות עלול להיות גם מחיר כבד.