איך בוחרים נציגות דיירים בתמ"א 38 - ומה תפקידה

■ מדריך זה מבוסס, בין היתר, על חומרים שפורסמו באתר "גלובס", אתר משרד הבינוי והשיכון, חקיקת הכנסת ומקורות נוספים. מטרתו היא לספק לך, בעל הדירה, היכרות בסיסית עם התחום ותובנות ראשוניות שיעזרו לך להתמצא בו. המדריך אינו מהווה תחליף לייעוץ משפטי מוסמך. חשוב להדגיש שמדריך זה אינו כולל תוכן שיווקי - הוא נכתב, נערך ומוגש רק עבורך.

החלטתם שאתם רוצים לקדם תמ"א 38 או תהליך של פינוי-בינוי בבניין הישן בו אתם מתגוררים? השלב הראשון יהיה לבדוק עד כמה הרצון שלכם תואם את הרצונות של שאר בעלי הדירות בבניין - ואז להקים וועד מייצג. אומנם מדובר בשלב שנשמע טריוויאלי, וגם כזה שאפילו אולי מיותר במקומות בהם יש ועד בית פעיל וחזק, אבל מסתבר שמדובר באחת הפעולות המקדימות החשובות ביותר לפרויקט התחדשות עירונית.

אם השלב הראשוני של גיבוש הדיירים לא יתנהל כשורה, גם השלבים המאוחרים יותר עשויים להיתקל בקשיים - מה שעשוי לעכב את הפרויקט או לעתים אף להוביל לביטולו. אגב, ועד בית לא תמיד יהיה מתאים גם לתפקיד נציגות הדיירים, ולעתים מדובר בשני גופים שונים שיפעלו במקביל.

במדריך שלפניכם תמצאו שורה של דגשים הנוגעים לבניית נציגות בעלי הדירות, על מה צריך להקפיד בתהליך, איזה טפסים צריך למלא ומה הדרך הנכונה לבחור נציגות ולקבוע מה סמכויותיה.

חשוב להגיד שלאחר שנים ארוכות של ניסוי וטעייה בכל הקשור לתמ"א 38 ופינוי-בינוי, בשנים האחרונות החלו לקום חברות שכל תפקידן הוא גיבוש בעלי הדירות בבניין או במתחם כצעד ראשון לקראת גיבוש פרויקט.

מבלי להיכנס כעת לשאלה האם מדובר בהליך שתורם לדיירים או רק יוצר עוד גורם מתווך באמצע הדרך (ובהמשך, תוכלו לקרוא מדריכים נוספים אודות חברות לגיבוש הדיירים וקבלני חתימות), חשוב לזכור שגם במקרה הזה החברות האמורות אינן מחליפות או מייתרות את הוועד המייצג בבניין - והוא תמיד נשאר נקודת ציון חשובה ואף קריטית לתהליך כולו.

לנציגות הדיירים כמה משימות מרכזיות:

● סיוע בארגון בעלי הדירות בבניין.
● להיות נציגי בעלי הדירות מול בעלי המקצוע הרלוונטיים.
● לייצג את בעלי הדירות מול מוסדות התכנון ובהם גם הוועדה המקומית לתכנון ובנייה.
● בנייה ושמירה על יחסי אמון בין בעלי הדירות במשך כל התהליך.
● העברת מידע בין בעלי מקצוע, יזם, קבלן ועוד לבין בעלי הדירות - בשני הכיוונים.
● שמירה על שקיפות וזרימת מידע וידע שוטף לכל אורך חיי הפרויקט.

עוד נקודה חשובה היא שעבודת נציגות הדיירים נעשית תמיד בהתנדבות מלאה ואין חברי הוועד מקבלים תשלום על הפעילות. התמורה במקרה של התחדשות עירונית תהיה קידום ויציאה לפועל של הפרויקט.

במקרים רבים, ועד מייצג שדוחף לפעולה ומקדם את השיח מול בעלי הדירות ומול בעלי המקצוע עשוי להוביל לתוצאה מהירה יותר ולהביא ליישום הפרויקט, לעומת וועד מייצג שאינו מעורב או דוחף לפעולה, שיכול להוביל לדחיית או אי קידום הפרויקט במשך תקופה ארוכה.

 תמ"א 38 / צילום: איל יצהר

גבולות גזרה - מה נציגות הדיירים לא יכולה לעשות

וועד מייצג של בעלי הדירות אמור לשמור על זרימת המידע ולתווך בין בעלי הדירות לאנשי המקצוע בשלבים השונים של הפרויקט. עם זאת, הנציגות אינה ישות משפטית וחבריה אינם מוסמכים לחתום בשמם של בעלי הדירות האחרים בכל שלב שהוא בתהליך. חברי הוועד גם אינם מוסמכים להכריע או להחליט בסוגיות מהותיות ללא יידוע ואישור שאר בעלי הדירות.

בחלק מהחוזים שנחתמים מול יזמים, קבלנים, עו"ד או אנשי מקצוע אחרים מבקשים לעתים האחרונים לאפשר לוועד המייצג לקבל החלטות בשם בעלי הדירות כולם. חשוב לשים לב לסעיף האמור ולדעת מה המשמעות הרחבה.

אנשי המקצוע, בראשם היזמים או הקבלנים תמיד ירצו לקצר את הליך קבלת ההחלטות כדי לקדם את הפרויקט מהר יותר, אבל חשוב שבמסגרת חתימת החוזה, חובות וסמכויות הוועד המייצג - כמו גם האפשרויות שעומדות בפניו בכל הנוגע לקבלת החלטות - יהיו ברורות עד כמה שאפשר. כך, למשל, תפקיד הנציגות יכול להיות מוגבל לרמה של החלטות שוטפות ולא מהותיות.

איך בוחרים נציגות דיירים?

בחירת נציגות בעלי הדירות תיעשה במסגרת כינוס אסיפת דיירים בבניין. להלן מספר דגשים להליך זה:

● יש לתת עדיפות גבוהה לבחירת וועד מייצג בשלב מוקדם ככל האפשר של קידום פרויקט התחדשות עירונית בבניין או במתחם.

● שלב קודם לבחירת הוועד המייצג צריך להיות כינוס בעלי דירות בו ידונו באפשרות של הפרויקט המסתמן ויקבלו מידע ראשוני.

● דבר אסיפת בעלי הדירות צריך להיות מפורסם לפחות שבוע מראש בבניין (הודעה מפורטת שתכלול מיקום מדויק, שעת הפגישה, תאריך ונושא הפגישה). כדאי שההודעות יועברו גם לתאי הדואר של בעלי הדירות כולם. במקרה שמדובר בדירות מושכרות יש להודיע לבעלי הדירה טלפונית אודות האסיפה המתוכננת.

● חשוב להבהיר לבעלי הדירות כולם שנציגות עומדת להיבחר ושהבחירה עתידה לייצג את כולם בהמשך הדרך.

● באסיפת הדיירים יוסבר לבעלי הדירות מה תפקיד הנציגות ומה ההגדרה של החלטות מהותיות והחלטות שאינן מהותיות. למשל יוגדר באיזה מצב החלטה דורשת קיום אסיפה וכמה זמן צריך להודיע עליה מראש.

● דוגמה אחת לנושא מהותי הדורש כינוס אסיפה היא, למשל, סוגיה העוסקת בהליכי התכנון של הבניין והשטח הפתוח הסמוך לו - המשפיעים על כלל בעלי הדירות. דוגמה נוספת היא סוגיית התמורות לבעלי הדירות, או כל החלטה שלה השפעה מהותית על חיי בעלי הדירות בזמן קידום או ביצוע הפרויקט.

● באסיפה במסגרתה ייבחר הוועד המייצג יוגדרו גם דרכי העברת המידע בין הוועד לבעלי הדירות וגם התנהלות מול בעלי דירות שאינם מתגוררים בפרויקט כמו גם קשישים, דיירי דיור ציבורי או בעלי צרכים מיוחדים.

● מומלץ כי אסיפה זו, כמו כל האספות המתנהלות בבניין המשותף, תתועד בפרוטוקול ותופץ לכלל בעלי הדירות לאחר תום האסיפה.

● בעלי הדירות בבניין המעוניינים לשמש כנציגים יציעו עצמם באסיפה לכלל המשתתפים וימונו לתפקיד בצורה פומבית.

● יש להקפיד כי לאחר בחירת בעלי הדירות לתפקיד, יחתמו בעלי הדירות על כתב הסמכת נציגי הבית המשותף, והנציגים יחתמו על כתב התחייבות חברי הבית המשותף. במקביל, ניתן ואף רצוי לערוך תוכנית עבודה מסודרת לתהליך כולו ולקבוע גם את זמני הביצוע והאחראי לביצוע מקרב נציגי הוועד (כתב הסמכה, כתב התחייבות ודוגמא לנוסח תוכנית עבודה מצורפים וניתנים להורדה כאן). 

להורדת הטפסים>>>

● נציגות תיבחר לכל בניין משותף, ובמקרה ויש מספר כניסות לבניין (נפוץ בבנייני רכבת ישנים) כל כניסה יכולה לבחור ועד מייצג משלה.

● מומלץ כי נציגות בעלי הדירות תכלול מספר אי-זוגי של חברים כדי שבמקרה הצורך יוכלו להגיע להכרעה במידה שייווצרו מחלוקות.

● כדאי שהנציגות הנבחרת תכלול מגוון טיפוסי בעלי דירות בבניין המשותף. למשל - בעלי דירה ותיקים לצד בעלי דירה חדשים יותר בבניין. במקביל, רצוי לדאוג שרוב חברי הנציגות אם לא כולם יהיו בעלי דירות המתגוררים בבניין ולא בעלי דירות להשקעה המשכירים אותן.  

 אסיפת דיירים מחוץ לבניין תמ"א 38 / צילום: שלומי יוסף

כתב ההסמכה: צעד אחרי מינוי נציגות הדיירים

במקביל לדברים האמורים, מומלץ להקפיד על עוד כמה נושאים בכל הקשור לוועד המייצג. ראשית כל, כתב ההסמכה של הוועד המייצג צריך לכלול גם הסכם בלעדיות לנציגות הבניין, כלומר - הסכם המאשר שהנציגות היא המייצג הבלעדי של דיירי הבניין ושאין ליזמים, קבלנים או כל גורם אחר רשות להחתים את כולם או חלקם על מסמכים או הסכמות.

כתב ההסמכה צריך לכלול גם סעיף המסביר כי כל הצעה שתונח מול בעלי הדירות צריכה לכלול היבטים כלכליים, חברתיים וגם תכנוניים של הפרויקט המתגבש. עוד מומלץ כי כתב ההסמכה יכלול סעיף שיבהיר כי אין בעלי הדירות יכולים לבוא בטענות לנציגות שנבחרה - וזאת בתנאי שחברי הנציגות פעלו בתום לב ובצורה סבירה.

צריך להדגיש: הסכם מינוי בעלי הדירות לנציגי הוועד אינו כולל התחייבות לחתימה על הסכם מול בעלי הדירות או כל גורם אחר, ואינו כולל כל התחייבות לתשלום מצד בעלי הדירות.

לא רק קבלת החלטות: מה נמצא באחריות נציגות הדיירים?

כאמור, מינוי נציגות בעלי הדירות הוא שלב חיוני כדי להתחיל ולקדם את הבניין לקראת פרויקט התחדשות עירונית. להלן מספר תפקידים אופייניים של הנציגות, 

● ארגון הדיירים לקראת הפרויקט ובניית בסיס להסכמה לקידום וביצוע פרויקט בבניין.

● התייעצות עם אנשי מקצוע ואיסוף מידע הנוגע לתחום.

● ביצוע פעולות הנוגעות לפרויקט כמו העברת מידע, בירור פרטים, הנגשת פרטי הפרויקט או התוכניות לבעלי הדירות.

● הכנה ואישור של תוכנית עבודה לנציגות הכוללת לוחות זמנים, משימות וגם אחראים לביצוע.

● עדכון בעלי הדירות באופן שוטף על התקדמות הפרויקט. מומלץ כי העדכון ייעשה במספר דרכים (מודעות, אסיפות, קבוצות משותפות ב-Whatsapp וכדומה) ויכלול גם את בעלי הדירות שאינם מתגוררים בבניין.

● במידה ויש בבניין דיירים שאינם דוברי עברית, על הנציגות לדאוג להנגשת כל המידע הרלוונטי גם בשפתם - כולל מסמכים משפטיים, ככל שיהיו.

● איסוף מידע של בעלי הדירות בכל הנוגע לבקשות, דרישות או טענות מול אנשי המקצוע בכל שלב והעברתם לגורמים הרלוונטיים.

● העברת מידע ועדכונים מהיזם, קבלן או גם הרשות המקומית הנוגעים לפרויקט לכל בעלי הדירות.

● לדאוג לתיעוד מפורט ופרוטוקול של ישיבות הוועד ומפגשים שונים שמתקיימים במסגרת זו.

● כינוס אסיפות והעברת מידע מפורט לפני ובמהלך החלטות מהותיות במהלך הפרויקט.

● ניהול הליך מסודר ושקוף בכל הנוגע לבחירת אנשי מקצוע איתם מתקשים בעלי הדירות.

● הצגת מספר אפשרויות לבחירת עו"ד לייצוג בעלי הדירות, דוגמאות מפורטות וניסיון כדי להעניק תמונה כמה שיותר מלאה טרם הבחירה. יש להקפיד כי הבחירה עצמה כמו גם הצגת הפרטים והמועמדים תיעשה באסיפה מיוחדת עליה הודיעה הנציגות די זמן מראש.

● ניהול הליך בחירת יזם/קבלן בצורה מסודרת ושקופה בליווי עורך הדין של בעלי הדירות. יש להקפיד כי הבחירה עצמה כמו גם הצגת הפרטים והמועמדים תיעשה באסיפה מיוחדת עליה הודיעה הנציגות די זמן מראש.

● ניהול הליך המשא ומתן מול עו"ד טרם חתימה, וליווי הליך המשא ומתן מול יזם, קבלן או בעלי מקצוע נוספים בשלב מאוחר יותר יחד עם עו"ד מטעם בעלי הדירות.

● התרעה מראש על כל אפשרות של ניגוד עניינים בין הוועד לבין מי מבעלי המקצוע שנשכרו.

● במידה ויש דייר סרבן בבניין, באחריות הנציגות (לצד עורך הדין) לנהל מולו את ההליכים הנחוצים, החל מהעברת מידע ועד נקיטת כלים משפטיים.

חשוב לציין שהפעולה לפי כללים אלו יכולה להשתנות מבניין לבניין. כך, בחלק מהבניינים תמצאו נציגות שתפעל על פי כל הכללים הללו, ובחלקם הנציגות פועלת רק לפי חלקם. כל צורת פעילות היא לגיטימית ומותרת, כל עוד הדבר מגובש יחד עם כלל בעלי הדירות בבניין ומאושר על ידם.

שקיפות, הוגנות ושוויון בין כלל בעלי הדירות

עם סיכום מדריך זה, כדאי להדגיש נקודה חשובה.

לצד כל התפקידים החשובים של נציגות בעלי הדירות, אחד הדגשים החשובים ביותר קשור לשקיפות של חברי הוועד מול כלל בעלי הדירות. על הוועד להתריע על מקרים של ניגוד עניינים, לא לאפשר תמורה עודפת למי מבעלי הדירות או חברי הנציגות למעט מקרים מיוחדים שמאושרים על ידי כלל בעלי הדירות (לעתים, בשל אילוץ תכנוני, יש מי שיקבל יותר או פחות - אבל ניתן לאזן את הדברים בהסכמה). עוד נקודה חשובה היא לאפשר לכל בעל דירה לקבל את כל המידע ולשאול את כל השאלות, אולם לא לנהל קשרים עקיפים מול בעלי המקצוע בלי ליידע את הנציגות הנבחרת.

תמיד חשוב לזכור - גיבוש נכון של ועד בעלי הדירות ושמירה על הדגשים תועיל לקדם את הפרויקט בצורה הטובה ביותר לכלל המעורבים.