הכירו את הבוטים שעוזרים למנהלים לנהל טוב יותר

ראקל קולינס נוהגת לעתים קרובות לשתות את קפה הבוקר שלה בחברת המאמנת האישית שלה לניהול. היא בוחנת את היעדים שלה בתפקידה החדש כמנהלת תאגידית ותוהה אם היא משקיעה את הזמן שלה בחוכמה.

ענייני האימון הם החלק הקונבנציונלי היחיד בפגישות האלה, כי המאמנת האישית של קולינס היא בוט - יישום להכשרת מנהלים שפועל בטכנולוגיית הבינה המלאכותית של IBM Watson. היישום, ששמו "המאמנת אמנדה" (Coach Amanda), שולח למכשיר הטלפון של קולינס טיפים בצורת סרטוני וידיאו של 5-10 דקות וטקסטים שקולינס קוראת בשקיקה בכל רגע פנוי במהלך יום העבודה שלה.

לאחרונה שלחה קולינס לבוט טקסט שבו היא פקפקה ביכולתה לבחון ביצועים של קולגה, והבוט נזף בה שהיא מחמירה עם עצמה יתר על המידה, על בסיס מבחן אישיות ביישום שהעלה שקולינס היא אדם מאוד מצפוני. "חשבתי: וואו. אמנדה מתחה עליי ביקורת על זה", אומרת קולינס, מנהלת שיווק ב-First United Bank, חברת שירותים פיננסיים בדורנט, אוקלהומה.

מספר הולך וגדל של בני דור המילניום נכנסים היום לתפקידי ניהול, ורבים מהם מגלים שחסרה להם הכשרה בסיסית במיומנויות ניהול כמו נתינת פידבק והאצלת סמכויות בעבודה. לצורך זה נוצרו כמה יישומים ופלטפורמות אימון אישי מבוססי בינה מלאכותית, ובהם Butterfly, Qstream ו-LEADx, שפועלת מפילדלפיה ופיתחה את "המאמנת אמנדה".

בוט עם קצת יותר מדי רגשות

פלטפורמות אלה מבוססות על מחקר שהוכיח כי שינון ותזכורות הן דרכים טובות ללמידת חומר חדש, והם מתאימות לילידי העולם הדיגיטלי, שמעדיפים הצצה ביישום על ישיבה בשיעור פאוור פוינט. עם זאת, קל להתעלם מתזכורות הטקסט והאימייל של היישומים, וכשבוט מתחיל להתנהג באופן אישי מדי, זה עלול להיות צורם וגם משונה מאוד.

"בהחלט אפשרי להגזים בהמרצות", אומר ג'יי.פי גוונדר, אנליסט בכיר בפורסטר ריסרץ'. הוא משווה את הפלטפורמות האלה ליישומי כושר גופני שנוזפים במשתמשים לקום ולעמוד על הרגליים אם הם יושבים זמן רב מדי ליד שולחן העבודה. "התגובה שלך עשויה להיות: זה בגלל שאני עובד!" אומר גוונדר.

קן רייזנר אומר שהמאמנת אמנדה עזרה לו לקיים פגישות של סיעור מוחות פורות יותר עם קולגות, לאחר שהיא הציעה לו להציג להם יותר שאלות. עם זאת, הוא נרתע מהתגובה של היישום לדיווח שלו על סיום אחת המטלות שנתן לו היישום.

"היא הגיבה במילים, 'אני כל כך גאה בך'. זה מוזר לי שלצ'אטבוט יהיו רגשות מזויפים כאלה. התגובה שלי הייתה: זה קריפי. זה משונה", אומר רייזנר בן ה-49, מעצב יישומי למידה ב-Red Nucleus, ספקית יישומי למידה.

לדברי קווין קרוז, מייסד LEADx, המאמנת אמנדה לא טובה כמו מאמן אנושי. "אם אתה יכול להרשות לעצמך לשלם 250-500 דולר בשעה, קח לעצמך מאמן אישי. אבל הבינה המלאכותית מבצעת דמוקרטיזציה של ההכשרה לתפקידי מנהיגות". העלות נמוכה משמעותית - 30 דולר בחודש ללקוחות פרטיים, ו-20 דולר בחודש לעובדים (או פחות למעסיקים גדולים). כמה מעסיקים וכ-600 אנשים פרטיים משתמשים בפלטפורמה, וכמה חברות ייעוץ וראיית חשבון בוחנות את השימוש בה.

יישום נוסף, שמספקת החברה Butterfly, נולד מהבעיות שבהן נתקלו שלושת מייסדי החברה כשמונו לתפקידי ניהול, כשעדיין היו בשנות העשרים לחייהם ונטולי הכשרה. היישום עוקב אחר הפידבק של מעסיקי המשתמשים, ומשתמש בלמידה חישובית כדי לספק טיפים ומאמרים אצורים, לדברי דיוויד מנדלביץ', מייסד משותף ומנכ"ל החברה, הפועלת מניו יורק. בין משתמשי היישום נמצאת גם Social.Lab, סוכנות מדיה חברתית עם משרדים בניו יורק.

היישום Qstream משתמש בשיטת לימוד שפותחה בבית הספר לרפואה של הרווארד כדי להכשיר אנשי מקצוע בהליכים בטיחותיים ודיאגנוסטיים. הגישה הלימודית שלו הוכיחה את עצמה כמשפרת לימוד במחקרים שנסקרו בידי עמיתים. חברות רבות משתמשות בפלטפורמה להכשרת אנשי מכירות, וכ-95 לקוחות הרחיבו את הפלטפורמה גם להכשרת מנהלים במיומנויות כמו בניית צוותים והענקת פידבק, לדברי ריץ' לנצ'נטין, מנכ"ל החברה.

האפליקציה שמזהה בעיית מורל

תוכניות האימון משתמשות בבינה מלאכותית בדרכים שונות - בדרך כלל באמצעות לימוד תגובות המשתמש לאורך זמן כדי לבחור את הטיפים המתאימים ולהציגם למשתמש בזמן המתאים. משתמש שכמעט השיג שליטה מלאה בחומר ייחשף להמרצות מעטות יותר מאשר משתמש שזה עתה החל להשתמש ביישום. חלק מהיישומים מבצעים התאמה אישית של התוכן לחומר שהמשתמש רוצה ללמוד.

כל היישומים משקפים את המגמה לשלב את ההכשרה ביום העבודה בהתאם לצורך - דפוס שהמומחים מתארים כ"מיקרו-למידה", "חטיפי למידה", או "למידה תוך כדי עבודה שוטפת". כ-49% מהעובדים מעדיפים לעבור את ההכשרה שלהם במקום העבודה וברגע שהם זקוקים לה, במקום להשתתף בכיתות לימוד רשמיות, על פי מחקר שערכה לינקדאין ב-2018 והקיף יותר מ-4,000 משתתפים.

פלטפורמה אחרת בשם Humu נועדה לשפר את התרבות התאגידית. הפלטפורמה מנתחת כמות עצומה של נתונים דמוגרפיים, נתוני החברה ונתונים שהושגו בסקרי עובדים, ומזהה אילו שינויים יש לבצע כדי לשפר את שביעות רצונם של העובדים ולשמרם במקום העבודה. לאחר מכן שולחת הפלטפורמה המרצות באימייל או בהודעות טקסט, ודוחקת במשתמשים לשנות את התנהגותם.

40%-80% מעובדי הלקוחות משתתפים בתוכנית, לדברי לזלו בוק, מנכ"ל ומייסד משותף של החברה, ומחבר רב המכר Work Rules על התרבות הארגונית במקום העבודה. מנהלים בפידליטי אינווסטמנטס בבוסטון אומרים ש-Humu מסייע לעובדים ולמנהלים לתת ולקבל פידבק בקלות רבה יותר.

אם Humu מזהה בעיית מורל, כמו תחושה בקרב העובדים שהבוס שלהם מקבל החלטות מפוקפקות או נוהג בסודיות מופרזת, היישום יכול לשלוח למנהל הודעת המרצה שבה הוא מתבקש להסביר את החלטותיו באופן ברור יותר, לדברי בוק. ייתכן שבמקביל יקבלו גם עובדים הודעות המרצה שנועדו לשקם את האמון במנהל באמצעות הטענה שכוונותיו טובות ושהוא פשוט עסוק, או אינו רוצה להסיח את דעת העובדים מעבודתם.

"מה שטוב בהודעות ההמרצה הוא שהן כל הזמן בחזית התודעה", אומרת סיאן קין, סמנכ"לית אנשים ב-Farfetch, זירת מסחר מקוונת לאופנת עילית ולקוחה של Humu. קין מקבלת הודעות המרצה פעמיים בחודש בערך - מספר שמספיק לה כדי לא לשכוח אותן, לדבריה. בין משאלות העובדים שהציף Humu ב-Farfetch הייתה השאיפה לתקשורת פתוחה יותר בין 13 משרדיה הבינלאומיים של החברה.

ממצא זה תרם לשינוי בפעילות הצוות של קין, שחברים בו 9 אנשים. לאחרונה, כשהם התכנסו בפורטוגל לפגישת תכנון, הציע אחד העובדים לוותר על הארוחה הרגילה שלהם במסעדה, ובמקום זאת לאכול בביתו של אחד החברים. "קנינו מוצרי מזון ובישלנו יחד", מספרת קין. "ניסינו להכין מנות שונות שהייתה להן משמעות לחברי הצוות".

לדברי קין, נוסף על מנות טאפאס מעניינות, הגבירה החוויה הזאת את הסולידריות ואת תחושת השייכות של אנשי הצוות.