מה השאלה?

שאילת שאלות היא כלי תקשורתי חשוב ומועיל למדי בעבודה. יש אומרים כי מדובר באמנות של ממש. איך מפתחים אותה, וכיצד יכולים עובדים ומנהלים להשתמש בכלי השאלות כדי לקדם את האינטרסים שלהם ביעילות?

לא "סתם" שאלות

שאילת שאלות היא מהלך חשוב מאוד, הן כעובדים, הן כמנהלים. החוקרים ווד ברוקס ולסלי ג'ון מהרווארד חקרו רבות בנושא והגיעו לכמה מסקנות מועילות בקשר לאמנות שאילת השאלות.

שאילת שאלות מזרזת למידה וחילופי רעיונות, מזינה חדשנות ושיפור ביצועים, בונה יחסי קרבה ואמון בין חברי הצוות ואפילו עשויה להקטין סיכונים עסקיים על-ידי איתור מוקדם של מלכודות וסכנות אפשריות. נמצא אף שאנשים שמרבים לשאול שאלות הם אנשים החביבים על אחרים יותר מאנשים שאינם נוהגים לשאול שאלות כלל, וכן שעובדים הנחשבים לחכמים ולמעורבים יותר הם אלה שנוהגים לשאול שאלות.

עובדים ומנהלים שואלים

כשעובד שואל שאלות בעבודה, הוא משדר למנהליו שהוא פתוח ומוכן ללמוד, לשנות ולהסתגל. למעשה, העובד יכול לשדר זאת כבר בהיותו מועמד, למשל באמצעות שאילת שאלות על התעשייה, על האופן שבו העבודה שלו עשויה להתפתח עם הזמן, על מה שמצופה ממנו ועוד.

באשר למנהלים - הם שאילת שאלות היא חלק מהותי מעבודת הניהול שלהם. הם זקוקים לעדכון תדיר בנוגע למתרחש בצוות, או נדרשים לתשאל בעת ניהול משא-ומתן.

הבעיה היא שלא כולם יודעים איך להשתמש בכלי שאילת השאלות ביעילות, באופן שישדר את המסרים הרצויים להם, וכן אילו סוגי שאלות להתאים במצבים השונים. הנה כמה כללים לעובדים ולמנהלים: 

עובד?

• שאל בסקרנות: הקפד לשאול שאלות שמביעות סקרנות אמיתית, ולא כאלה שמביעות ערעור על סמכות או תלונה (דוגמת "למה אנחנו צריכים לעשות זאת זה?"). לשם כך יש לערוך מחקר מקדים - לחשוב על הנושאים שבהם עולות לו שאלות, לאסוף כמה עובדות שהוא יודע בהקשר לנושאים אלה, וכך לנסח את שאלותיו בצורה מושכלת ומעשית: "החברה המתחרה התחילה להשתמש ב..., האם תרצה שננסה גם אנחנו את גרסת הפיילוט?".
• שאל כבקשת עצה: מעת לעת שאל שאלות שמשמעותן בקשת עצה ("מה אתה מציע שנעשה בקשר ל...?", "איך נראה לך הכי נכון להציג את הסוגיה הזו בפגישה?"). רוב האנשים מרגישים טוב עם עצמם כשמבקשים מהם לעוץ עצה, וספציפית בנוגע למנהל, הדבר מאפשר לו הזדמנות לספק לעובדו ביקורת בונה.
• שאל כהצעה לעזרה: העדף לשאול את מנהליך שאלות שמתמקדות בצרכים שלהם, ובסדרי העדיפויות שלהם. למשל, "מה תרצה שנעשה היום קודם?", "האם צריך עזרה במשימה הזו?".

מנהל?

• הבחן בין שאלות פתוחות וסגורות: הבחינו בין סיטואציה שיתופית - דוגמת סיעור מוחות - שבה מתאימות שאלות פתוחות, לבין סיטואציה פחות נעימה ויותר רגישה מבחינת הנמען, למשל מצב שבו אתם מנסים לגשש ולשאוב מידע כלשהו מעובד או מנהל תחתיכם.
• שמור על השלד: בעת שיחה הקפד על שאילת שאלות שאינן מסיטות את הנושא הנידון לנושאים אחרים. שאל שאלות עקביות על הנושא המסוים שעליו מדברים - שאלות שמבקשות הרחבה על מה שנאמר ומביעות עניין בהעמקה בסוגיה הנידונה.
• דע לשאול גם שאלות קשות: נמצא כי בשיחות "קשות", כאלה שנוגעות בנושאים רגישים, דווקא כדאי לפתוח בשאלות הקשות בתחילת השיחה ("איך זה קרה לנו בפרויקט?", "למה הפרויקט נחל כישלון?"), ועם ההתקדמות בשיחה לרדת בחומרת הפולשניוּת או האיוּם הכרוכים בשאלות הנשאלות ("יש שלב כלשהו שאתה חושב שבו טעינו?", "היו משאבים שחסרו לנו במהלך העבודה?"). סביר להניח שהנמען יחשוש ויסתגר לשמע שאלה קשה, ולא ירצה להשיב, אך לפי המחקר, כש"מקלילים" את התשאול לאחר מכן, הדבר מרגיע ומניע למתן תשובה.
• שאל שאלות הבנה לסיום: החוקרת מאוניברסיטת הארוורד, היידי האלוורסון, ממליצה לסיים כל מפגש מקצועי בשאלה. לא כדי לערוך "שיקוף" כפי שעושים פסיכולוגים בשיחותיהם עם מטופלים, אלא כדי לוודא שאכן הדברים שנאמרו הובנו, ושלא חסר דבר מה שלא נאמר, או שלא הודגש מספיק. הדרך לשאול שאלות מסוג זה היא בצורת חזרה על מה שסוכם בשיחה, בתוספת הסבר: "רק כדי להיות בטוח שיש לי כל הפרטים החשובים, אנחנו מסכמים על...?".

אם כן, שאילת שאלות היא אמנות של ממש, והחדשות הטובות הן שאפשר בהחלט ללמוד אותה ולהשתפר ביישומה.

יעל מהודר היא יועצת ארגונית, מומחית לניהול ולקריירה