הסטארט-אפ שאומר למנהלים מתי הם יוזמים יותר מדי ישיבות

בעיצומו של משבר הקורונה, בשלב שבו ארגונים עברו באבחה אחת לעבודה מרחוק, החליטו מייסדי הסטארט-אפ קסיופיאה לעצור, לחשב מסלול מחדש, ולהיעזר בטכנולוגיה שפיתחו עד כה במשרדי הקמפוס של גוגל, Google for startups כדי לתת מענה מהיר לצרכים המשתנים של שוק העבודה. נקודת המוצא שהובילה להחלטה הזאת הייתה ההבנה שהשינוי אינו זמני. כך, מסטארט-אפ שנועד להתריע על בעיות ארגוניות, ובמיוחד על הפליה ועל הטרדות מיניות, עברה קסיופיאה להתמקד במציאת פתרונות לאתגרי העבודה מרחוק. 

בשיחה עם "גלובס", ממשרדה הנוכחי בסן פרנסיסקו, ארה"ב, מספרת שירן ירוסלבסקי, מייסדת שותפה ומנכ"לית בקסיופיאה, על השינוי המהיר, על זיהוי הצורך ועל הפתרונות.

"קסיופיאה מנתחת דפוסי תקשורת ומצביעה על התנהגויות ומגמות בארגונים", אומרת ירוסלבסקי. "עד פרוץ הקורונה התרכזנו יותר בסיוע לארגונים לאתר התנהגויות בעייתיות ולא אתיות, כמו הטרדות מיניות, התעמרות, הפליה וכיו"ב. עבדנו עם לקוחות ברחבי העולם - בעיקר חברות הייטק, אבל לא רק איתן, ולפני חמישה חודשים עברתי לסן פרנסיסקו כדי להיות קרובה יותר ללקוחות המקומיים. ואז הגיעה מגפת הקורונה שבחודשים האחרונים שינתה הכול וטלטלה את עולם העבודה.

 מה עובדים ומנהלים חושבים על עבודה מרחוק

"הלקוחות ביקשו שנעזור להם"

ירוסלבסקי, שמקדמת את הפעילות בסן פרנסיסקו בעוד שני שותפיה ממשיכים לפעול מקמפוס גוגל, אומרת ששניים מלקוחות החברה סיפרו שהמעבר לעבודה מרחוק הקשה על המנהלים. "הם פנו אלינו וסיפרו שכל המעבר לעבודה מרחוק הקשה מאוד על המנהלים, שרובם לא היו רגילים לנהל אנשים מרחוק. הם פנו אלינו כדי שנעזור להם לגשר על הפער שנוצר. זה גלגל הרבה שיחות ושיח חדש עם לקוחות שונים, מה שגרם לנו לשנות את הכיוון. הצלחנו להגיב יחסית מהר, ולשחרר מוצר שמתבסס על אותה הטכנולוגיה, ועוזר למנהלים לנהל טוב יותר את הצוותים שלהם, ובעיקר לתמוך במצבי ניהול מרחוק. המוצר שלנו מסייע לשפר דינמיקה בצוות ולייצר תחושת שייכות".

איך בחינת דפוסי התקשורת מתבצעת? האם אין בכך חשש לחדירה לפרטיות?
"אנחנו לא מסתכלים על תוכן של טקסט, אלא יותר על מתי הוא נשלח, לדוגמה, ואז מציגים את המידע ברמת הצוות. לא נגיד, 'X שלח מייל ל-Y בשתיים בלילה', אבל כן נשים לב לכך שיש בצוות הרבה מיילים שנשלחים מחוץ לשעות העבודה. אנחנו נציג זאת ברמת הטרנדים. הרעיון הוא שאנשים ירגישו בנוח עם המערכת, שמטרתה לעזור למנהלים ולעובדים לשפר את העבודה".

אילו התראות מופיעות בדוח? הן מותאמות לכל חברה באופן ספציפי?
"האתגר הניהולי הראשון שאנחנו נותנים לו מענה הוא אותו שינוי בשוק העבודה שהקורונה האיצה. השוק הזה הופך לגמיש ודינמי יותר. אין לי ספק שאחרי הקורונה שוק העבודה לא יחזור להיות מה שהכרנו לפניה, אלא ייווצר כאן משהו חדש.

"בסקר שערכה חברת גיטלב בקרב ארגונים, 86% מהמשיבים אמרו שהם מאמינים שעבודה מרחוק היא העתיד. 62% השיבו שהם היו שוקלים לעזוב לחברה אחרת כדי לעבוד מרחוק. אני חושבת שהעולם שאחרי הקורונה יהיה גמיש יותר, מה שיפתח הרבה יותר דלתות גם לעובדים וגם למעסיקים.

"בפרספקטיבה שלי, כמי שמדברת עם הרבה מנהלי משאבי אנוש, בעיקר בארה"ב, אני רואה שרבים חשבו שעבודה מהבית תהיה לא יעילה ואולי אפילו הרסנית במובן של התרבות הארגונית. אבל בפועל, בעקבות הקורונה, חברות נערכו טכנולוגית, וגם מבחינה פסיכולוגית הוסר חסם ורבות מהן מדווחות על יותר יעילות, וגם חלק ניכר מהעובדים עצמם מעדיף היום להישאר ולעבוד מהבית לפחות חלק מהשבוע, גם אחרי שאפשר יהיה לחזור למשרד".

למרות ההתלהבות ההדדית של מעסיקים ועובדים, הניסיון של ירוסלבסקי מראה שמדובר בתהליך לא פשוט לכל הצדדים. 

באילו אתגרי ניהול אתם נתקלים עכשיו?
"אנחנו מזהים שבעולם העבודה החדש, למנהלים הרבה יותר קשה לקבל תמונת מצב טובה לגבי הדינמיקה בצוות - איך העובדים מרגישים ומה הצרכים שלהם. הם לא רואים את זה, ובמקביל גם העובדים חוששים לשתף את הצרכים שלהם.

"בסקר שערכנו, 77% מהמנהלים השיבו שקשה להם יותר לנהל את העובדים מרחוק. מהצד של העובדים, אנחנו רואים שלפרקטיקות של עבודה גמישה יש הרבה יתרונות, אבל מצד שני היא גם מציפה קשיים. למשל, ראינו ש-66% מהעובדים מרחוק, סובלים מתופעות של בדידות, קושי בשיתוף פעולה בתוך הצוות, אפילו איזון בית-עבודה, ובעיות מוטיבציה.

"הדבר המרכזי שגילנו הוא שהמעבר לעבודה מהבית פגע בתחושת השייכות, דבר שהעידו עליו יותר משליש מהעובדים שהשתתפו. זה מאפיין שחוצה חברות ותחומים. מצד שני, טמונה כאן גם הזדמנות - התקשורת ממילא וירטואלית, כך שיש לטכנולוגיה מקום לצמצם את הפערים. כאן אנחנו נכנסים לתמונה וזה מה שאנחנו עושים - מאפשרים למנהלים לקבל תמונת מצב שכוללת תובנות פרקטיות לגבי העובדים ורווחתם.

"אחד הדברים שעלו הוא שחברות מדברות על עומס בתקשורת (over communication). עובדים רבים העידו על כך שדווקא עם המעבר לעבודה מהבית, הלו"ז שלהם הפך לעמוס בכל כך הרבה משימות, שיחות וישיבות, שהם לא מספיקים לעמוד בו".

"נעזור למנהל להגיע לאיזון"

לקושי הזה מבקשת קסיופיאה לתת מענה. "אם נוצר מצב חדש, יש מקום ליצור איזון חדש", אומרת ירוסלבסקי, ומדגישה שהמוצר שהם מציעים מתאים עצמו לצורכי הצוות הספציפי. "ראינו למשל בסקר ש-44% מהמנהלים מדווחים על עלייה במספר הפגישות. 71% דיווחו על פער של יותר מ-5 שעות מפגש ביום, ביחס למה שהיה לפני הקורונה והעבודה מרחוק, ו-34% מהעובדים טענו שפגישות העבודה בעבודה מרחוק פוגעות בפרודוקטיביות שלהם.

"הוספנו פיצ'ר שמתריע כאשר מספר הפגישות בצוות עולה באופן משמעותי. למשל, אם יש עלייה של 20% בפגישות של הצוות, אנחנו מציפים את זה למנהל וממליצים לו להעלות את זה בישיבת הצוות הבאה, ולשאול את העובדים אם אכן הם מרגישים שיש עומס. אם כן, יש לבדוק על מה אפשר לוותר, ומה פחות אפקטיבי. אנחנו נעזור למנהל להגיע לאיזון.

"דוגמה אחרת היא בחינת קבוצות מסוימות בתוך החברה - למשל עובדים שהם הורים, שזו אחת הקבוצות הכי רלוונטיות בעת האחרונה, או קבוצה של עובדים חדשים שנקלטו לא מזמן, שכדאי לבחון איך הם מצליחים להשתלב בתוך הצוותים שלהם בתנאים אלה. אנחנו נבחן את הדפוסים כדי לעזור למנהל לעזור להם".

השינוי שעשיתם בחברה היה רק טכנולוגי, או שמדובר בשינוי שהצריך גם התמחויות אחרות?
"הטכנולוגיה היא אותה הטכנולוגיה - כזו שמזהה ומנתחת דפוסים. את השינוי וההתאמה עשינו בממשק שהמשתמשים רואים, נעזרנו ביועצים אחרים, התייעצנו יותר עם מנהלות משאבי אנוש. צריך לזכור שאת כל זה עשינו בכלום זמן. הגבנו מהר מאוד - הוצאנו גרסה מוקדמת במרץ, קיבלנו עליה פידבקים מלקוחות ובהמשך שיפרנו אותה. אנחנו שלושה מייסדים, ובעצמנו עובדים מרחוק. מה גם שאת הצרכים אני מכירה מניסיוני שלי - ניהלתי צוותים מרחוק במשך כמה שנים".

האם תחזרו בעתיד לפעילות המקורית שלכם?
"כרגע אנחנו מתמקדים במצב החדש ובסיוע לארגונים בעבודה מרחוק. זיהינו שזה אתגר גדול שרלוונטי להרבה מאוד חברות. בכל מקרה, יש לכך קשר גם למה שעשינו במקור - הכול נועד לייצר סביבת עבודה מיטבית לעובדים".