לעבוד מהבית, להרגיש במשרד: הפתרונות הדיגיטליים שיוכלו להחליף את שיחות הברזייה

מאז פרוץ הקורונה והשינויים שהיא הביאה לעולם העבודה, נפער אצל עובדים רבים בור חברתי ורגשי עצום. כאשר אנשים מתרכזים בעבודה מרחוק וממעטים לפגוש אחד את השני פנים אל פנים, זו לא רק בעיה של מורל נמוך. גם למעסיקים זו בעיה: קירבה ומפגשים מקושרים זה זמן רב לשיתופי פעולה וחדשנות.

זו הסיבה שמעסיקים מחפשים דרכים להחליף את לוח השרטוט הלבן ואת עמדות הקפה במשרד במוצרים ובשירותים דיגיטליים, שמנסים לחקות בצורה וירטואלית את מה שאנחנו מחמיצים במפגשים הפיזיים. אלו שעשו זאת כשהמגיפה רק החלה, מצאו את עצמם זוכים בלוטו מטאפורי. אבל החלפת קשרים אישיים היא משימה קשה, והיא תהיה קשה עוד יותר כאשר רק חלק מהעובדים יחזרו למשרדים. "מכשיר המים הקרים במשרד איבד את מעמדו כמקום לבניית קשרים, כשכולם עברו לעבוד מרחוק", אומר דן מניאן, מנכ"ל חברת התוכנה דונאט (Donut).

דונאט, שהושקה בניו יורק ב-2016, משתמשת באלגוריתם לשידוך מקצועי בין עובדים או צוותים מדי כמה שבועות. האלגוריתם מבוסס על סלאק, והוא מאפשר קשר ישיר בין שני עובדים ששודכו זה לזה. אלא שמאז שהקורונה הובילה לסגירת משרדים, לקוחות החברה החלו להשתמש במוצר שלה בדרכים שהיא לא צפתה מראש.

"לפני הקורונה היינו במוד של 'תנו לי לעזור לכם לפגוש מישהו חדש'", מספר מניאן. "זה עדיין כך, אבל כעת זה גם 'תן לי לעזור לך להתחבר עם האדם שלא ראית שלושה שבועות, זה שפעם ישבת לידו'". כעת המשתמשים יכולים ליצור תוכניות שונות שמקשרות ביניהם לפי לוח זמנים שיקבעו בעצמם. כך, לדוגמה, חברי צוות יכולים לשוחח ביניהם באופן חופשי במשך 15 דקות כמה פעמים בשבוע. התזכורת בסלאק יכולה לכלול הצעות ללו"ז שיחות, שמתבססות על התאריכים שנוחים לכל המשתתפים.

מניאן מספר ש-12 אלף חברות ברחבי העולם כבר משתמשות בשירותים של דונאט - 6,000 מהן התחילו בכך מאז חודש מרץ. חלק הלקוחות החלו להשתמש במוצר כדי לחנוך עובדים חדשים, ולהצמיד אותם לרשימת האנשים שבמצב רגיל היו מלווים ומדריכים אותם בשבועותיהם הראשונים בעבודה.

סלאק במקום מסדרון

יישום נוסף, שנקרא הולווי (Hallway), משתמש גם הוא בסלאק לקידום אינטראקציות ספונטניות, אבל בגישה שונה. כאן המשתמשים בוחרים בערוץ סלאק שבו עולה קישור של צ'ט וידאו מדי כמה שעות. הצ'ט נמשך רק עשר דקות, והוא אמור להחליף את המפגשים האקראיים במשרד, שנעלמו בחודשים האחרונים.

"השותף שלי לדירה התלונן שהוא משתגע מכך שכבר אין לו חיי חברה", סיפר פארתי לוגנתאן, מייסד ומנכ"ל הולווי. לפני פרוץ הקורונה הוא עבד על יישום אחר, אך באפריל החליט להקדיש את כל זמנו להולווי, והקים אותה תוך ארבעה ימים בלבד. כיום משתמשות בו כבר קרוב ל-900 חברות.

לוגנתאן אמנם רואה את הולווי כתחליף זמני לעסקים שיצטרכו להחזיר עובדים רבים למפעלים - כאלו שמייצרים חומרה, למשל - אך הוא מאמין שהיא תוכל לשרוד גם בקרב אנשים שעובדים במשרדים.

המוצר של מירו (Miro) מאפשר להחליף את הלוח הלבן הגדול במשרד במסך משותף שהעובדים יכולים למלא בהצעות וירטואליות. הם יכולים להצביע על ההצעות, לקבץ אותן או לארגן אותן לפי סדר, כפי שהיו עושים בישיבת סיעור מוחות פיזית. אפשר גם לקבוע שעון עצר, כדי לוודא שהישיבה לא ארוכה מדי.

מירו קיימת מאז 2011, אך הצמיחה שלה הואצה במגפה. כיום יש לה מעל 8 מיליון משתמשים ב-40 אלף חשבונות בתשלום, לעומת 3.7 מיליון משתמשים ב-14,800 חשבונות ב-1 במרץ. בחודשים האחרונים היא למדה יותר על צרכי הלקוחות ועדכנה את המוצר שלה, למשל על ידי הוספת רכיב של ניהול תשומת לב, כדי לזהות עייפות בזמן שיחת ועידה. כעת, מנחה יכול להסב את תשומת הלב של המשתתפים בו זמנית לחלק מסוים של לוח ההצעות. ביולי, החברה הוסיפה אפשרות שבה משתמשי Microsoft Teamsיכולים להטמיע את מירו ישירות בממשק המשתמש שלהם, כדי שלא להסתבך עם יותר מדי יישומים.

מיקרוסופט עצמה הוסיפה כמה יכולות חדשות ל- Teamsמאז תחילת המגיפה, כולל הודעות וירטואליות על לוח לבן, והיכולת "להרים יד" במהלך פגישות. החברה שחררה גם את Together, מוצר שמשתמש בבינה מלאכותית כדי "לחתוך" את התמונות של המשתתפים בשיחת וידאו, ולגרום לכך שהם ייראו כאילו הם חלק מרקע משותף. כך, למשל, אפשר "להושיב" את כולם סביב שולחן וירטואלי או על מושבים באודיטוריום.

ניקולס בלום, פרופסור לכלכלה באוניברסיטת סטנפורד, טוען שלמנהלי חברות יש שלוש דאגות עיקריות בכל הנוגע לאנשים שעובדים מהבית: הבריאות הנפשית שלהם, לשמר את החדשנות, והעברה מהירה של ידע. בלום מצא שפעמים רבות, רעיונות ופרויקטים חדשים נולדים כאשר קולגות יושבים יחד לארוחות רגועות או בחדרי ישיבות מול לוח כתיבת רעיונות. "קשה באמת למצוא לזה תחליף", הוא אומר.

אבל יש כאלו שמנסים. לדבריו, מספר בקשות הפטנטים ליישומים הקשורים בעבודה מהבית הוכפל כמעט מאז ינואר. בלום סבור שחברות ירצו בסופו של דבר להחזיר יותר ויותר עובדים למשרד, ושטכנולוגיות כמו דונאט ומירו יכולות לספק פתרונות חלקיים. "הם כמו אספירין לכאב ראש", הוא אומר.

לעבוד עם אווטארים

לפני כעשור יצר אדי אובנג, פרופסור בבית הספר לעסקים הנלי באוניברסיטת רידינג בבריטניה, כלי מציאות וירטואלית שנקרא Qube למטרת הוראה מרוחקת למנהלים. מדובר בקמפוס תלת-ממדי בסגנון סרט מצויר, שמלא בחדרי פגישות, אזורים משותפים ומרחבים ירוקים מחוץ למבנים, עם מסכי וידאו ולוחות שרטוט ענקיים מפוזרים בכל מקום.

אווטארים (דמויות שמייצגות אנשים) יכולים להסתובב בקמפוס, ולשוחח זה עם זה. כשהם יושבים יחד לשולחן, או יושבים על פוף מול לוח שרטוטים, הם יכולים לנהל שיחה פרטית שאחרים בחדר לא יכולים לשמוע.

לדברי אובנג, קיוב משמש בין היתר כמה משרדים של חברת ראיית החשבון דלויט ואת החברה היפנית פוג'יטסו. בזכות הלקוחות והמנהלים שמשתמשים בתוכנה שלו הוא הפיק לא מעט לקחים על עבודה מרחוק. למשל, האווטארים היו במקור דמויי אדם, אבל אובנג גילה שאנשים היו יותר מדי ממוקדים בהופעה שלהם ושל אחרים. "אם האווטאר נראה כמו המורה ששנאת בבית הספר, אתה מתרחק ממנו", אמר אובנג. "המופנמים יותר שנאו ליצור את האווטארים שלהם, כי הם לא רצו להיראות". היום לאווטארים יש ראשים דמויי קוביות.

אחד האתגרים היום, אומר אובנג, הוא שהעובדים משתמשים בכלים ובשיטות שלא תוכננו לעולם הנוכחי שבו אנו חיים. "הם מוצאים שקשה להם לעשות משהו. הפריון שלהם נורא ואיום. הם לא חשים שהם רלבנטיים, שהם חלק ממשהו, ולכן הם מרגישים בודדים".

יש עוד נקודה שראוי להתעכב עליה: מוצרים שמנסים להפחית את תחושת הבדידות ולשפר את המגע בין עובדים, יכולים לעיתים לתת תחושה שמדובר בציוד מעקב. סיידקיק (Sidekick), למשל, הוא פורטל וידאו דמוי טאבלט שפועל תמיד. עובדים יכולים להיכנס לדף הווידאו של כל אחד ולהתחיל לפטפט, ממש כמו שניגשים לשולחן של מישהו במשרד.

"אנשים ממש מתגעגעים לנוכחות של אחרים", אומר ארתור וו, מייסד וסמנכ"ל התפעול של Realism Labs, שפיתחה את סיידקיק. הוא חושב שפגישות זום הן מתוכננות מכדי להרגיש ספונטניים בהן. "אתה לא באמת מרגיש שאתה שם עם הצוות שלך. עם סיידקיק אתה יכול לראות את הפורטל בזווית העין, כמו שאתה מבחין בעמיתיך במשרד, אבל זה לא משהו שאתה מביט בו כל הזמן.

"אתה יכול לעבור למצב של 'נא לא להפריע' כשאתה בפגישות אחרות, וכשאתה מכבה את הצג בסוף היום, זה מסמל יציאה מהמשרד". משתמשים שלא מרוצים מכך שלעמיתיהם יש גישה קלה אליהם, מציבים הודעות בנוסח 'תכתבו ואני אחזור אליכם' על המסך שלהם.

סיידקיק מתוכנן במקור לצג של 55 אינץ'. כשהמגפה היכתה, החברה עברה לטאבלטים של 10 אינץ' שהעובדים קיבלו הביתה. כיום משתמשות במוצר כ-80 חברות. וו מעריך שלמרות שחלק מהחברות החלו לפתוח מחדש את משרדיהן, יהיו עובדים שימשיכו להשתמש בטאבלטים של סיידקיק כדי להישאר מחוברים לעמיתיהם במשרד, שישתמשו בצגים הגדולים יותר.

לדעת בלום התרחיש הסביר הוא שחברות יאפשרו לקבוצות שונות של עובדים לחזור למשרד בשעות שונות. בנוסף ייקבעו מספר ימים בשבוע שבהם יתקיימו פגישות פיזיות וסיעורי מוחות בין קולגות. זה אולי יפחית את הצורך במוצרים שמחקים אינטראקציות פיזיות בין אנשים, אך עדיין יהיה בהם עניין. "הביקוש אולי ייחלש, אבל זו לא תהיה קריסה ענקית", הוא טוען. 

כלים וירטואליים לחיבור מרחוק בין עובדים וצוותים

DONUT - משדכת בסלאק בין עובדים ממחלקות שונות באמצעות אלגוריתם
ALLWAY - יוצרת צ'אט וידאו בערוץ סלאק מדי כמה שעות למשך עשר דקות, במקום מפגשים אקראיים במשרד
QUBE - יוצרת משרדים תלת ממדיים שבהם אווטארים יכולים להסתובב ולשוחח אחד עם השני
MIRO  - מפתחת לוח וירטואלי שמשותף לכל חברי הצוות, המאפשר להם לבצע סיעור מוחות