העובדים שלכם עברו לעבוד מהבית? כך תתאימו את המשרד לעבודה היברידית

תקופת הקורונה טרפה את הקלפים בשוק העבודה. מנהלים ועובדים כאחד נאלצים לעכל שינויים מהירים ולהסתגל אליהם תוך כדי תנועה. איך מנהלים ומתנהלים בעולם כזה? במדור החדש "ניהול וקריירה", שיתפרסם בימי שלישי וחמישי, נציג בפניכם את מיטב המומחים שיציעו דרכים להתמודד עם עולם העבודה המשתנה, או לכל הפחות ייתנו לנו כמה נקודות למחשבה

 מגפת הקורונה, אפשר לומר שמודל העבודה ההיברידית, המשלב עבודה מהמשרד ומהבית כאן כדי להישאר. בסקר שערכו באוקטובר האחרון ד"ר גלית סיני קרמונה ומיכל רוזן, מעצבת משרדים ואסטרטגית של סביבת העבודה בשיתוף הפאנל האינטרנטי סקרנט, בקרב מועסקים, מנכ"לים וסמנכ"לי משאבי אנוש, נמצא כי כמעט מחצית מהעובדים (47%) עובדים בארגונים שעברו למודל ההיברידי, ורוב העובדים (61%) והמנהלים (76%) חושבים שזו צורת העבודה העתידית "הנכונה ביותר".

המצב הזה נותן לארגונים הזדמנות לצמצם שטחי משרדים ולהפחית את העלות הגבוהה של דמי השכירות, אבל לפני שהם עושים זאת, עליהם לשאול את עצמם איך עליהם לעצב את סביבת העבודה החדשה באופן שישפר את התפוקה.

הסקר של סיני קרמונה ורוזן נועד לבחון את עמדות המועסקים והמעסיקים לגבי סביבת העבודה האופטימלית והשיקולים שצריך להביא בחשבון בעידן שאחרי הקורונה.

1. בין הפרטי לציבורי: פרדוקס האופן ספייס

בשנים האחרונות חברות עסוקות יותר ויותר בשאלה כיצד לדאוג לחיבור העובדים למקום העבודה. חלקן אף גיבשו מדדים פנימיים למחוברות, שביעות רצון ואושר ארגוני. בד בבד ניכרת מגמה של מעבר מחדרים פרטיים לאופן ספייס, בניסיון לחסוך שטחי משרד אבל גם מתוך כוונה, לפחות ברמה ההצהרתית, לקרב בין העובדים ולהדק את שיתוף הפעולה ביניהם. אלא שלדברי החוקרות, ניסיונות אלה גורמים לעובדים לבנות סביבם "מחיצות וירטואליות" שמאפשרות להם לשמור על פרטיותם ולהבנות דפוסי תקשורת המבוססים על מיילים ולא על תקשורת ישירה.

לדבריהן, "מחיצות וירטואליות" אלה מאפשרות לעובדים להתנתק מרעש, מהפרעות ומעודף גירויים שמאפיינים סביבות עבודה משותפות. כך, מתוך כוונה להבנות שיתופיות מרבית, ארגונים רבים יוצרים בפועל ריחוק חברתי ומקצועי של העובדים - שמבקשים למצוא לעצמם מקום שקט ופרטי. מחקר שנעשה באוניברסיטת הרווארד מדגים זאת היטב. הוא הראה שבמעבר לאופן ספייס, התקשורת הדיגיטלית בין העובדים עלתה ב-56% והתקשורת פנים אל פנים ירדה ב-72%.

ומה אומר הסקר? הרוב, 49%, אמרו שהם מעדיפים לעבוד בחדר פרטי. 26% ענו שהיו מעדיפים שילוב של חדרים פרטיים עם חללים משותפים, ורק 6% מעדיפים אופן ספייס ו-4% עמדה חמה (שעוד נחזור אליה בהמשך).

2. כל ארגון צריך חללים משותפים וחדרים פרטיים

מהסקר עולה שרוב העובדים והמנהלים חושבים שעבודה בחדרים פרודוקטיבית יותר, וכי להשגת היעדים הארגוניים הקשורים לעבודת צוות, יצירתיות, מחוברות, תקשורת ויחסים בינאישיים ומקצועיים, נדרשת סביבה משותפת. כלומר, ארגונים לא יכולים להסתפק באחת משתי האופציות בלבד.

"במודל העבודה ההיברידי, כמחצית העובדים או פחות מכך עתידים להגיע בכל יום נתון למשרדים, כך שאפשר לתכנן כמחצית ממספר החדרים הפרטיים לעובדים ועדיין לאפשר הקצאת חדר פרטי לכל עובד", אומרת רוזן ומוסיפה שהדבר יאפשר לארגונים לעצב משרדים עם חדרים פרטיים קטנים - כאלה שיאפשרו לעובדים לבצע את החלק הקטן יחסית של עבודה פרטנית מהמשרד באופן אופטימלי.

 מיכל רוזן / צילום: אלדד רפאלי

3. העמדה החמה מעבירה מסרים סותרים לעובדים

עמדת עבודה חמה היא אותה עמדה שאינה שייכת לאף עובד וכל מי שמגיע למשרד משתמש בה בהתאם לצורך. מדברים עליה הרבה בימי הקורונה, אלא שהיא זכתה בסקר לציונים נמוכים בכל המדדים. רק 4% אמרו שהיא תורמת לפרודוקטיביות. 8% אמרו שהיא תורמת ליצירתיות או למחוברות ורק 7% לתחושת השייכות לארגון.

"שיטת העמדה החמה, כאשר היא עומדת בפני עצמה ולא כחלק נוסף אופציונלי, מפספסת את מטרתה. בעוד שצורת העבודה הזאת, הנהוגה בעיקר בארגונים עם עובדים צעירים, יוצרת תנאים נכונים ליעדים השיתופיים, היא מתעלמת לחלוטין מהצורך הבסיסי של עובדים בפרטיות ולמעשה פוגעת בחוויית העובד", אומרת סיני קרמונה. "השיטה הזו אמנם מאפשרת שיתופיות וחיסכון בשטח, אבל יש לה הרבה חסרונות".

רוזן מוסיפה: "ארגונים מדברים על פרסונליזציה לעובדים ופתאום מציגים את שיטת העמדה החמה שסותרת את הגישה הזו. החברה מדברת בשני קולות: מצד אחד אומרים לעובד אתה בשבילנו יחיד ומיוחד ומצד שני הופכת אותו לאנונימי עד שאין לו אפילו את העמדה שלו. קשה מאוד למדוד תפוקות, אבל נדל"ן קל מאוד למדוד. אתה יודע שחסכת שכירות של 100 מ"ר, חסכת בשנה איקס כסף. למשאבי אנוש אין הכלים האלה".

4. החדר משנה צורה בהתאם לעובד שמגיע

סיני קרמונה ורוזן בדקו גם את גודל החדרים המועדף במשרד ולא העלו ממצא חד משמעי. 49% מעדיפים חדרים מרווחים (5 מ"ר), גם במחיר ויתור של חלק מהעובדים על חדר משלהם; 51% מעדיפים חדרים קטנטנים, אבל שתהיה פרטיות לכל עובד. בקרב הסמנכ"לים 68% חשבו שחדר בגודל 2.4 הוא קטן מדי. מה זה חדר בגודל 2.4? בערך הגודל של קיוביקל, אבל עם דלת.

אם מדובר על חדרים פרטיים כחלק מעבודה היברידית, שישמשו לסירוגין כמה עובדים, איך תיווצר אותה תחושת פרסונליזציה? רוזן מסבירה שהחדר יעוצב כך שהציוד הפרטי יאוחסן בארונות בימים שהעובד לא נמצא ויישלף כשהוא יגיע לעבודה, כך שיוכל להרגיש שהחדר הוא לגמרי שלו.