הטכנולוגיה החדשה שתסייע לכם לשפר את ישיבות העבודה

תקופת הקורונה טרפה את הקלפים בשוק העבודה. מנהלים ועובדים כאחד נאלצים לעכל שינויים מהירים ולהסתגל אליהם תוך כדי תנועה. איך מנהלים ומתנהלים בעולם כזה? במדור החדש "ניהול וקריירה" נציג בפניכם את מיטב המומחים שיציעו דרכים להתמודד עם עולם העבודה המשתנה, או לכל הפחות ייתנו לנו כמה נקודות למחשבה  

כשמגפת הקורונה הלמה במקומות עבודה ברחבי העולם בשנה שעברה, היא שיבשה את אופני שיתוף הפעולה והתקשורת במשרדים בכל מקום. הפגישות הפכו למקוונות וחדרי הישיבות התחלפו במסכי מחשב שעליהם כל החברים לעבודה מופיעים כראשים בקוביות, מסודרים בגריד.

האם הגיע הזמן לחשוב מחדש באופן יסודי על האופן שבו נערכות פגישות? "וול סטריט ג'ורנל" שוחח עם מומחי ניהול, טכנולוגיה, אקדמאים ומייסדי סטארט-אפים כדי לשמוע את דעותיהם על האופן שבו טכנולוגיה יכולה לשנות את עולם הפגישות, הרבה מעבר לשיחות וידאו. החזון שלהם הוא עתידני, אך במקרים מסוימים, הטכנולוגיה כבר נמצאת בשלבי ניסוי על ידי יוצריה ומעסיקים.

מי שתומכים בה אומרים שאם היא תיושם כהלכה, חברות יוכלו להשיג תובנות טובות יותר על עובדיהם, וגם יהפכו ישיבות - הידועות כמבזבזות זמן גדולות - לפוריות יותר ומכלילות יותר. המבקרים אומרים שהכלים ששוקלים להשתמש בהם מעלים חששות לגבי פרטיות העובדים. הם עשויים להיתקל בהתנגדות ולהיתפס כפולשניים מדי.

מחיישני קצב לב למשתתפים ועד תוכנות בינה מלאכותית המודדות מעורבות, הנה כמה דוגמאות לטכנולוגיות שעשויות להשפיע על האופן שבו ייראו ישיבות בשנים הקרובות.

סביר להניח שבעתיד, ישיבות יערבו פגישות פנים אל פנים והשתתפות וירטואלית. במקרים מסוימים, משמעות הדבר שקולגות ממקומות שונים המשמעות של זה היא שקולגות מכמה מקומות משתתפים בישיבות וידאו, אפילו כמה יושבים עם המחשבים הניידים שלהם באותו חדר. ניתן להשתמש בטכנולוגית וידאו כזו כדי להעריך נכון יותר את השתתפות העובדים ורגשותיהם, ולאפשר לאינטליגנציה מלאכותית לעזור לניהול הישיבה.

מי מקשיב?

בשנים האחרונות, חוקרים ניסו לנתח את הדינמיקה של פגישות עבודה והסתמכו על התבוננות בבני אדם ורשימת הערות למכביר. בפגישת עבודה, התנוחה וההבעות של עובדים נלכדות בהקלטה ומנותחות כדי לנסות לקבוע חיוביות ורמת מעורבות דרך סימנים כמו חיוכים, קימוטי מצח או הנהוני ראש. את תנוחת הגוף ניתן לבחון גם על ידי מצלמות 360 מעלות, המראות מתי משתתפים יושבים זקופים ונראים ערניים, או שמוטים ומשועממים. שיחות וידאו מפשטות את התהליך של מעקב ומחקר כי יותר קל דרכן לקלוט התנהגות של משתתפים.

חברות טכנולוגיה אומרות ששמעו שמעסיקים מביעים עניין ביישומים כאלה, אך הם עדיין נמצאים בשלבי הפיילוט שלהם. היכולת לעקוב טוב יותר אחר הבעות המשתתפים ושפת הגוף שלהם יכולות לעזור למארגני הפגישות לקבל תמונה טובה יותר לגבי איך המסר מתקבל, ורמת המעורבות של הקהל שלהן.

בינה מלאכותית לניהול הזרימה

בעתיד, אומרים טכנולוגים, משתתפי ישיבות וידאו יוכלו להיעזר בנוכחות של מנהל פגישה רובוטי בעל אינטליגנציה מלאכותית, שמדי פעם ינווט את זרימת הדיון, למשל על ידי ציון מי לא דיבר עדיין והזמנתו להשתתף. מנהל רובוטי כזה יוכל גם להזכיר בעדינות למי שחרג מהזמן או להתערב כשאנשים מתפרצים לדבריהם של עמיתיהם לעבודה.

מארגני הפגישות יוכלו להשתמש בניתוחים שיתקבלו מהתוכנה כדי להבין מתי רמות האנרגיה נמוכות ולשנות את לוח הזמנים של הפגישה בהתאם, וכמו כן לראות מתי המשתתפים מאבדים עניין וכך להחליט מתי לצאת להפסקה.

מקום ליד השולחן

ברחבי המדינה, מעסיקים מנתחים מקרוב את ההרכב הדמוגרפי של סגל המנהלים והעובדים שלהם. יותר ויותר מחוקקים שוקלים תקנות שידרשו מחברות מגוון מגדרי וגזעי רחב יותר, ובעתיד צפוי שטכנולוגיות ישיבות יידרשו להקדיש תשומת לב רבה יותר לשאלה מי נמצא סביב השולחן.

מצגות יותר מעניינות

בישיבות רבות נעשה שימוש בפאוור פוינט או בכלי מצגת אחרים הכוללים מעבר בין כמה טבלאות. כאן, משתתפים רואים חומרי עזר בעזרת משקפי מציאות מדומה. הפרספקטיבה של 360 מעלות מאפשרת למשתתפים לראות חומר פשוט על ידי הזזת ראשם ימינה או שמאלה, ולא על ידי העברת מסכים.

שעון אימון לפגישות

שעון חכם המצויד בכלי בינה מלאכותית יכול לתת משוב - במהלך פגישה או אחריה - לגבי התפקוד הכולל של משתתף מסוים. עד כמה מעורבים היו אנשים בזמן שהשתתפו בישיבה בעצמם וכמה הם דיברו לעומת עמיתיהם מבחינת משך הזמן וכמות מלל.

מסיבת משרד מקוונת

חברות רבות אומרות שסידורי עבודה מרחוק הם מוצלחים ולכן הן ירצו להמשיך בהם גם לאחר שוך המגפה. כדי להגביר את החוויה, חלק מהן עושות ניסויים בסביבות מציאות מדומה של משרד. בסביבות מציאות כאלה אנשים יכולים לבוא לעבודה כאווטארים, כדי לדמות באופן יותר משכנע את התחושה של שיחות מסדרון ופגישות ספונטניות. כדי לעורר תחושה של פגישה פנים אל פנים, סביבות כאלה מעוצבות באופן שמשתמש שומע רק את קולותיהם של מי שנמצאים בקרבתו במשרד המדומיין.

פגשו את האווטאר

השנה, אנשים רבים שמו תמונת רקע בווידאו כדי להסתיר את חדרי השינה המבולגנים או את הצעצועים של הילדים. פגישות מקוונות בעתיד יכולות ללכת צעד אחד קדימה ולהשתמש באווטארים שיוכלו לחקות את הבעות הפנים של אדם בזמן אמת. כך עמיתים לעבודה יוכלו "לפגוש" אלה את אלה, אך בצורה פחות פולשנית ממצלמה או מהסביבה הביתית. הטכנולוגיה כבר קיימת והיא מאפשרת לאנשים לשמר את התחושה שהם נפגשים ומדברים, בלי הלחץ של קולגות הבוהים בפרצופם דקות ארוכות.

שיתופי פעולה מבוססי מידע

תגים עם חיישנים כבר משמשים במקומות עבודה - מבתי חולים ועד משרדים - כדי לעקוב אחר תנועת העובדים, כולל מתי הם נכנסים או יוצאים מהעבודה ואיך הם משתמשים בחלל העבודה. בעתיד, מעסיקים יוכלו להסתמך על מידע כזה כדי לעקוב אחר אינטראקציות בינאישיות בין עובדים, ולהשתמש במידע הזה כשהן שוקלות את מי להזמין לפגישות ואילו עובדים ממחלקות שונות עשויים לשתף פעולה באופן מוצלח במיוחד.

בינה מלאכותית שקובעת את סדר היום

במקום לרשום הערות באופן ידני, אפשר להקליט פגישות ואז לתמלל את האודיו ולנתח אותו בעזרת כלי בינה מלאכותית. מידע כמו רגשות העובדים, הנושאים שעל הפרק והצעות להמשך עשוי להישלח אחר כך מהתוכנה למשתתפים ולמארגני הפגישה. מעסיקים כבר משתמשים בכלים לניתוח שפה על מנת לנטר פגישות ולתת משוב לעובדים.

קחו נשימה עמוקה

יש חברות שכבר עשו ניסויים ראשוניים בניטור קצב הלב של העובדים כדי לבדוק איך הוא מושפע או משפיע על ביצועיהם. חברות יכולות גם להשתמש במידע הזה כדי להורות לעובדים לנשום עמוק יותר במהלך מצגות או בפגישות שנועדו לקבלת החלטות, ולהבין טוב יותר איך עובדים מגיבים למצבים של לחץ גבוה.