איך מתחילים עבודה חדשה בימי קורונה, בלי לצאת מהבית

תקופת הקורונה טרפה את הקלפים בשוק העבודה. מנהלים ועובדים כאחד נאלצים לעכל שינויים מהירים ולהסתגל אליהם תוך כדי תנועה. איך מנהלים ומתנהלים בעולם כזה? במדור החדש "ניהול וקריירה" נציג בפניכם את מיטב המומחים שיציעו דרכים להתמודד עם עולם העבודה המשתנה, או לכל הפחות ייתנו לנו כמה נקודות למחשבה 

קריסטין ואן דן בוס מקיבוץ בית ניר החלה לעבוד ביום הראשון של הסגר השלישי כמנהלת שיווק בחברת קונטרולאפ. את המחשב קיבלה הביתה, וגם המכונית הגיעה כמה ימים לפני. "זו הייתה החלטה לא פשוטה לעזוב את העבודה ולהתחיל משהו חדש בזמן הזה. לקחתי סיכון. הרבה אנשים חשבו שנפלתי על הראש", היא מספרת.

את כל הראיונות היא עברה מרחוק וגם הספיקה להיות במשרד, אבל את כל העובדים האחרים וגם אלה שהיא מנהלת הכירה בזום. "שום דבר לא מחליף פגישה פנים אל פנים. כשאת חדשה את רוצה להרשים, ואז את מנסה אוזניות ונראית כמו מיקי מאוס. האוזניות נופלות מהאוזן, את צריכה לסדר את המצלמה כדי שלא יראו את הסנטר הכפול", היא צוחקת. לואן דן בוס יש עוד עניין עם המראה שלה: היא 1.84 מטר. "אני מאוד גבוהה ולא רואים את זה בזום, זה מחבר בצורה אחרת, כל שפת הגוף מתפספסת בזום".

ואן דן בוס לא חדשה בשוק העבודה וכבר חוותה בעבר "און בורדינג" רגיל. "הפעם היה און בורדינג מותאם קורונה. עשו לי סיור וירטואלי בחדר הישיבות. שלחו לי הביתה לפטופ, מארז שוקולד מאוד נחמד, ספר בעברית, שלט של welcome וקפוצ'ון עם הלוגו של החברה.

"זה גרם לי להרגיש חלק. אבל כשאתה בא למקום עבודה חדש המנהל מחכה לך, עושים לך סיור, ואז אתה חש ומכיר את האנשים. עכשיו זה הרבה יותר מנוכר. אם יש בעיה טכנית, אין מחלקת IT שאת יכולה לרדת אליה. גם הניהול עוד יותר מאתגר. אני מנהלת בחורה שנמצאת בארה"ב והתחילה שבועיים לפניי. במצב נורמלי הייתי מטיסה אותה לארץ ועושה לה פה און בורדינג, זה קושי כפול".

מתגייסים מהבית

בשנה האחרונה הגיוסים, לפחות בהייטק, לא נעצרו, והחברות סיגלו לעצמן במהירות תהליכי און בורדינג מותאמים. הם גם אפשרו למי שגר רחוק ממקום העבודה לקבל החלטות שלא היה מעז לקבל קודם (על כך בהמשך הכתבה). כך, למשל, אחמד שמס מבוקעתא שבצפון הגולן גויס לסניף תל אביב של סמסונג נקסט שממוקם בשרונה בתפקיד מתכנת Devops בכיר, ועדיין לא פגש את הקולגות שלו.

"עבדתי ב-BMC סופטוור באזור התעשייה תל חי משנת 2004. רציתי לחפש עוד אופציות ולהשתדרג, ואין מקומות בצפון. לא רציתי לנסוע רחוק, נוח לי בכפר שלי", מספר שמס, מהנדס מחשבים בוגר הטכניון. "אחרי שהקורונה התחילה, שמעתי בכל מיני וובינרים שמקומות עבודה גייסו אנשים מהבית ושזה יעיל יותר. זה עלה גם בשיחות עם חברים. אחרי חודשיים הבנתי שזה הכיוון, והתחלתי לחפש באופן אקטיבי. פנו אליי בהרבה הצעות ובחרתי בנקסט, למרות שמעולם לא הייתי שם. חתמתי על החוזה מרחוק".

איך נראה היום הראשון בעבודה?
"קיבלתי תוכנית מסודרת, שבאמצעותה הכרתי את כל העניינים האדמיניסטרטיביים. אחר כך הייתה שיחת היכרות עם מנהלת משאבי אנוש ואחר כך עם כל העובדים. היה לנו משחק של חבילה עוברת עם משימות, וכדי לחבר אותי אני הייתי הראשון שקיבל את החבילה".

לא קשה עם תשתית האינטרנט?
"במקרה אני 200 מטר מהמרכזייה, אז אין לי בעיה. אני מנהל צוות קטן, ונותן שירות לצוותים בתל אביב, ניו יורק וקליפורניה. בחברה הקודמת ניהלתי צוות בתל אביב כשישבתי בתל חי. אפילו בניתי צוות של דבוקס מבוגרי אוניברסיטה ללא ניסיון שגייסתי, והכשרתי את הצוות דרך הזום. גם כשיושבים במשרדים בשתי קומות נפרדות מדברים בטלפון או באמצעים דיגיטליים".

איך חוויית העבודה מהבית?
"הייתי נוסע כל בוקר חצי שעה לעבודה. היום זה אחרת. אשתי מורה לחינוך מיוחד ומתחילה ב-7:30. יש לנו תינוקת, אני לוקח אותה למשפחתון ומתחיל לעבוד בתשע, ולקחתי לי חדר לעבודה. במקום שאני אבזבז את הזמן של הנסיעות, הרווחתי אותו והעברתי אותו לטיפול בילדה, זה חלום. עם הילדים הגדולים הייתי עסוק, ופחות תרמתי להם. עכשיו אני מתחלק עם אשתי 50%-50%, וזה גורם לי לחייך".

איך לבצע קליטה מרחוק

במקרים מסוימים, העבודה בישראל מתחילה עוד בזמן שהעובד החדש נמצא במדינה אחרת. אילנה קרסנר, תושבת ניו יורק, החליטה בינואר שעבר שהיא "עושה עלייה" ומחפשת עבודה בתל אביב - ואז הגיעה הקורונה. בסוף מרץ ותחילת אפריל היא התראיינה (מרחוק) לתפקיד מנהלת שיווק מוצר ב-Spot by NetApp, וב-18 במאי החלה את העבודה מבית הוריה בפלורידה, שאליהם נסעה כדי להכין את הניירות ולהתאוורר מניו יורק מוכת המגפה. רק ב-19 באוגוסט עלתה לישראל והחלה לעבוד - מדירה ליד הים.

  

"מעולם לא פגשתי את הבוס שלי, שיושב בסן פרנסיסקו. את האנשים שעובדים איתי פגשתי רק בישראל. הייתי שעה או שעתיים במשרד כדי לקחת את המחשב. בדרך כלל ביום הראשון את חושבת מה תלבשי ואיך תעשי רושם, תראי איפה השירותים ומה אוכלים לצהריים. המפגשים האקראיים במשרד יכולים גם לעזור מקצועית. אתה נתקל במישהו בדרך לקפה ומגלה על מה הוא עובד, ובתחום שלי אפשר ללמוד הרבה מהאינטראקציות האלה. האנשים היו מאוד מקבלי פנים, אבל זו עדיין להתחיל לעבוד מרחוק זה מוזר.

"הקליטה הטכנית והמקצועית הייתה מאוד חלקה. האינטראקציות החברתיות היו חסרות. הייתי צריכה ללמוד בבת אחת את האנשים, את המדינה, את השפה - והכול מרחוק. היתרונות הם שהעבודה מהבית מאפשרת לי לשלב גם לימודי עברית בבוקר וסיבוב בחוף לפני העבודה. מדי פעם אנחנו נפגשים בחוץ כדי לעבוד יחד".

אחד הדברים החשובים בקליטה מרחוק הוא תהליך מוסדר. בחברת הסייבר אימפרבה, למשל, עושים לעובדים מעין מחנה לימודי שכולל אוריינטציה וירטואלית בארגון, כחודש אחרי הקליטה. בכל מפגש כזה בזום, שמחולק ליומיים, יש 15-20 עובדים. לומדים גם על החלקים המקצועיים וגם על החלקים היותר כיפיים. "זו תוכנית מאוד מסודרת, והמשתתפים יכולים לשאול שאלות. זה לא פחות נחמד מהאוריינטציה במשרד. זה גם מוקלט ואפשר לחזור לזה, אז זה יותר קל", מספרת עינת להם-לבנת, סמנכ"לית משאבי אנוש.

לדברי גל שולמן, מנהלת גיוס גלובלית ב-Carbyne, כדי להתגבר על הקשיים בעבודה מרחוק משתמשים בחברה "במערכת HIBOB שיש בה תהליך און בורדינג אוטומטי - היא שולחת מייל קבלה לעובד חדש, ומתנת קבלה כמו שוקולד, פרחים ויין. המערכת גם מחברת את העובד למערכות הרלוונטיות שלו, לפי תחום עבודתו".

מסמך במקום פגישות

סמנכ"ל המדיה במוברסט, נמרוד ויז'ניצר, החל את העבודה בחברה בנובמבר 2020. הוא גר ברעננה, לא רחוק מהמשרדים בכפר סבא, אבל היה שם רק פעם אחת. ביום הראשון הוא קיבל הביתה קאפקייקס עם מחברת ועט. "העובדה שעובדים מרחוק גורמת לכולם לעשות הכול מאוד מתודי, ברור ומאורגן. תיבת האימייל הייתה מוכנה, וגם הלו"ז שלי לימים הראשונים היה די סגור. קיבלתי מסמך חפיפה מסודר שכלל את כל הדברים שצריך לדעת על החברה מכל ההיבטים, מי אחראי על מה, ומי הבנאדם שכדאי שאדבר איתו במקרה של בעיה.

"התוכנית כללה פגישות עם ה-COO ומשאבי האנוש, ואני יזמתי פגישות עם כל הצוות שאני מנהל. מאז יצא לי לפגוש אותם פעם אחת, באירוע חברה בין הסגרים. אם הייתי מגיע למשרד אז לא היה צריך מסמך, הייתי אומר יאללה בואו נעשה פגישות".

מהנדס התוכנה רון פז החל לעובד בנקסט אינשורנס במרץ 2020. את המשרד בכפר סבא הוא ראה רק ביום הראשון, כשהלך לקחת את המחשב. "קיבלתי מסמך מפורט שבו יש גם דברים טכניים וגם דברים כלליים: איך אתה מקים את סביבת הפיתוח למשל. המסמך נמצא בדרייב, וכל עובד יכול לעשות את השינויים שנראים לו נחוצים.

 רון פז, מהנדס תוכנה / צילום: נדב רותם

"מצמידים לך גם 'באדי' שמלווה אותך בהתחלה. עם המנהל והבאדי יש פגישות כמעט על בסיס יומיומי, בודקים איך אתה מתקדם ואם יש לך שאלות. יש גם הרצאות משותפות שאתה מצטרף אליהן. יש סשנים של מנהלים, ארכיטקטים ומהנדסים מצוותים אחרים, שמסבירים לך על התחומים שלהם. חלק מהפגישות מוקלטות, כך שאם פספסת אתה יכול לראות שוב, שזה יתרון של העבודה מהבית".

אפרת דגן, מנהלת הגיוס הגלובלי בנקסט אינשורנס, הצטרפה לחברה רק שבועיים לפני שהמשרדים נסגרו. בין היתר, היא מנהלת תהליכי קליטת בוגרי אוניברסיטאות ללא ניסיון כלשהו בעבודה. לדבריה, זה מאתגר במיוחד. "תהליך הקליטה הוא מאוד מובנה. יש להם מנטורים בארגון, ופרויקטים מעשיים. יש גם קורסים שילמדו אותם על החברה, קורסים במיומנויות רכות כמו כישורי פרזנטציה וגם פעילות חברתית מגבשת. הקליטה המאתגרת הזו נתנה לנו ביטחון לנסות דברים שלא העזנו קודם".

להכיר את הקולגות

כדי להתגבר על קשיי הקליטה מרחוק, במוברסט עושים שלוש פעמים בשבוע מפגש בוקר חברתי. "זה עדיין לא כמו לאכול יחד צהריים, אבל מנסים להקפיד לדבר גם על דברים קז'ואלים", אומר ויז'ניצר.

לדברי פז, "החשיפה לאנשים היא יותר איטית אבל לאט לאט המעגל מתרחב, ויש פגישות עם עוד ועוד אנשים. יש אינטראקציות בזום שמחליפות את ארוחות הצהרים המשותפות. כשלא היה סגר עשינו יום ניווט בנווה צדק, זמן נטו בלי עבודה, וגם יצא לנו לעשות על האש עם החבר'ה.

"עם החבר'ה שאני פחות עובד איתם ביומיום זה אחרת. כדי להכיר מישהו אתה צריך ליזום שיחת זום, ולא רק להיתקל בו במסדרון. כדי לכפר על כל מה שהפסדנו עשו לנו מסיבה וירטואלית שבה בנו לנו את כל העולמות של החברה, בתל אביב, בכפר סבא, באוסטין ובפאלו אלטו. גם אנשים שלא מכירים את המשרד יכלו להסתובב עם משקפי VR, ולקבל תחושה אמיתית. זה היה ממש מגניב.

"בגלל שאנשים כל הזמן יושבים בבית, עשינו אתגרים של ספורט, אימונים פונקציונליים ויוגה, חילקו אותנו לקבוצות ונתנו לנו שעוני ספורט. אנחנו עושים תחרות של ספירת צעדים - מינו קפטן לכל קבוצה שאחראי לעודד את העובדים לצאת להליכות. זה גם עוזר לצאת מהשגרה, וגם להתחבר לאנשים.

ב-Carbyne, אומרת גל שולמן, "כל עובד חדש עובר סיור וירטואלי במשרדים. אנחנו מתקשרים בסלאק, אז כשעובד חדש מגיע מצרפים תמונה שלו וכמה משפטים שהוא כתב על עצמו. בסקירה הגלובלית פעם בשבועיים יש לנו את 'פינת העובדים החדשים'. כולם פותחים מצלמות ומציגים את העובד החדש".

הזדמנות לגיוון תעסוקתי: "זה המאני טיים שלנו"

הקליטה מרחוק וההעסקה מרחוק או בצורה היברידית היא אחת ההזדמנויות שהקורונה יצרה. עינת להם-לבנת מאימפרבה, למשל, הייתה אחראית על גיוס 117 עובדים בשנה האחרונה, ביניהם 50 עובדים מגליל סופטוור בתפקיד פיתוח, באמצעות העסקת קבלן.

גם שמס מבוקעתא מקווה שהמקרה שלו לא יישאר יחיד או נדיר. "חשוב לי שחברות שנמצאות במרכז יתחילו לתת העדפה מתקנת לפריפריה. יש אנשים מוכשרים שלא מוצאים את ההזדמנות שלהם, כי הם לא רוצים להעביר את כל היום בנסיעות. כדאי שחברות במרכז ינצלו את המצב, הן בטוח ימצאו אנשים שיכולים לתרום להן".

לדברי דפנה גבר ליפשיץ, מנכ"לית עמותת תפוח, שפועלת ליצירת הזדמנות שווה לאוכלוסיית הפריפריה, "מה שקרה בקורונה הרים לנו להנחתה. אם עד היום התעשייה אמרה 'לא יקום ולא יהיה', אז הנה זה קורה. היום המון חברות שאנחנו עובדים איתן מעסיקות אנשים ממזרח ירושלים, מאילת או מטבריה.

"כשתפוח יצאה לדרך עם החלום הזה, היה כמעט בלתי אפשרי לשכנע להעסיק אנשים מרחוק, ובטח לא אנשים שלא צמחו ב-8200 ולא מהמילייה הנכון. במדיניות של החברות כתוב גיוון, ורק עכשיו אנחנו מרגישים שהן מוכנות לבחון את היישום גם של אנשים שגרים רחוק וגם של ג'וניורים (תפקיד ראשון).

"היום כשאני מגיעה לחברות הייטק זה כמו חגיגת בר מצווה, כולם צעירים מאותו רקע. אבל כשכולם עובדים מרחוק, אנשים נבחנים לפי הקוד שהם כותבים. אין את שדה המשחק. זה המאני טיים שלנו".