לא מצליחים לעמוד בדד-ליין? כך תילחמו בשודדי הזמן שלכם בעבודה

הסחות הדעת בעבודה, שודדי הזמן ותשומת הלב שלנו כשאנחנו מנסים איכשהו לעבוד לא ידעו פריחה כזו מעולם. אם לא הספיקו השינויים בקצב, בכמות ובפיתויים שמציע המרחב הדיגיטלי, באה הקורונה ויצרה מציאות חדשה שבה רבים מאיתנו עובדים לפחות באופן חלקי מהבית. וזה עוד לפני שאמרנו מלה עלינו, שכירים ועצמאים במאה ה-21, מופרעי קשב וקורבנות מולטיטסקינג כמעט מלידה.

כדי להבין איך שודדי הזמן בעבודה פועלים, כינסנו כאן שתי מומחיות לניהול זמן ופרודוקטיביות, ביקשנו מהן לחלק את השודדים לקבוצות, לתאר את הנזק שגורם כל שודד ולפרט מהם אמצעי הפעולה נגדו.

טלי סגל השתחררה מצה"ל לפני כארבע שנים בדרגת סגן אלוף, לאחר ששירתה כמפקדת צוות במכללת פו"ם (פיקוד ומטה) והכינה קצינים לתפקידם הבא כסגני אלופים. כיום היא מנכ"לית בו בזמן, חברה שהיא מקפידה לכנות "בית התוכן לניהול זמן בעולם העבודה החדש". עידית משה פועלת בתחום של מיומנויות בעבודה כבר 21 שנים, 17 מהן בחברת הדרכה. שם, לדבריה, החל המחקר העצמי שלה בכל מה שנוגע לפרודוקטיביות בעבודה. כיום היא מלמדת ומייצגת בישראל ביחד עם שותפתה נועה גורדון-פרייזלר את שיטת GTD (getting things done) של גורו הפרודוקטיביות דיוויד אלן.

משיחות עם משה וסגל עולה חלוקה ברורה של שודדי הזמן בעבודה לשלוש קבוצות עיקריות: טכנולוגיים, עצמיים וארגוניים. מבין הקבוצות אין ספק שכיום הקבוצה הראשונה מקבלת את מרב תשומת הלב הניהולית שלנו, מאחר שאנחנו זמינים יותר מבעבר וחשופים לפיתויים של מוצרים דיגיטליים שנבנו מראש כדי להגביר שימוש ונוכחות. עם זאת, לא מומלץ לזלזל בשתי הקבוצות האחרות, שההיכרות הממושכת איתן לא סייעה לנו עד כה לטפל בהן ביעילות.

  

1. שודדי הזמן הטכנולוגיים: להיפרד מהווי הכחול

וואטסאפ, פייסבוק, אינסטגרם, מייל (וגם SLACK, TEAMS ותוכנות תקשורת אחרות). "זה הצד הפחות נעים של הטרנספורמציה הדיגיטלית", אומרת משה. "אם פעם, בתחילת הקריירה שלי, לקבל לפטופ מהעבודה היה עניין מרגש, כיום ה'תמיד-מחובר' הזה הפך לבעיה".

מה אפשר לעשות? "ארגונים צריכים למפות כלים ולהגדיר למה מיועד כל כלי. לדוגמה, האם וואטסאפ הוא כלי עבודה - כן או לא? צריך לקבל החלטה אמיצה לכאן או לכאן. ואם כן, מה גבולות הגזרה מבחינת שעות ונושאים? כלומר, אפשר לכתוב הודעה לעובד בשעות הערב אם מדובר במשהו של חירום, אם לא - אין שום סיבה לעשות זאת. ההחלטה הארגונית הזאת לא פשוטה, אבל צריך לקבל אותה".

סגל ממליצה בחום לבטל את אופציית הווי הכחול בווטסאפ, שמאפשרת לנו לבדוק אם ההודעה ששלחנו נקראה על ידי הנמען. "חשוב מאוד להרחיק את המסיחים הטכנולוגיים בעבודה", היא אומרת, "אנשים לא מבינים את המחיר שהם משלמים על הצורך לבדוק כל הזמן אם ההודעות שלהם נקראו, אם יש וי כחול. הם מתמקדים בדרך כלל רק בתועלת מעצם הידיעה ומתעלמים מהמחיר הנלווה. הפתרון לזה הוא ביטול התראות, גם בוואטסאפ, התראות אימייל על המסך, נוטיפיקציות בפייסבוק ועוד".

למה בעצם?
"הידיעה שאנשים בצד השני ראו שראיתי מכניסה אותנו למחויבות, ואז אנחנו מתחילים לקפוץ מדבר לדבר ומוצאים את עצמנו עונים אף שאנחנו באמצע משהו אחר. אני לא מדברת על התנתקות מוחלטת, אלא על בדיקת הודעות בתדירות יותר נמוכה, שקבענו לעצמנו מראש".

"מנהלים ועובדים בחברות הייטק מקבלים מאות אימיילים ביום וחייבים לדעת איך להתמודד עם זה", אומרת משה. "אפשר למשל לעצור זמנית (PAUSE) את האימיילים. יש גם טכניקה שנקראת 'אינבוקס זירו', שמשמעה לבדוק את המייל כמה פעמים ביום מתוך מחויבות להגיע לתיבת מייל ריקה פעמיים בשבוע. ככלל, הפתרון הכי טוב לארגונים הוא פשוט לסגור את המייל. תחליטו שאתם פותחים אותו רק ב-09:00, 12:00, 15:00 וזהו. בכל מקרה, עובדים ומנהלים שיש להם טראפיק גדול במייל חייבים לסגור מראש ביומן זמן לטיפול במיילים".

 עידית משה, מייצגת שיטת GTD בישראל / צילום: יפעת יוגב

2. שודדי זמן עצמיים: היזהרו ממולטיטסקרים כרוניים

מולטיטסקינג וטאסק סוויצ'ינג. משה וסגל, כל אחת בנפרד, לא ממש מאמינות במולטיטסקינג, אותה יכולת אנושית לבצע כמה משימות מורכבות במקביל. לפי משה ושיטת GTD, המוח יודע לנהל משימה עיקרית ומשנית ולעשות סוויץ' ביניהן. רק 3% מהאוכלוסייה הם super taskers, כלומר, אנשים שבאמת יכולים לנהל משימות במקביל. הפתרון: עבודה באופן טורי ומקבול משימות רק אם המשימה המשנית לא דורשת ריכוז.

סגל סבורה כי מולטיטסקינג פוגע בפרודוקטיביות של כולם, אבל יותר מכול במי שבאמת מאמינים שהם מפיקים מזה יותר. לדבריה, "המולטיטסקרים הכרוניים הם קבוצת הסיכון החזקה ביותר לחוסר פרודוקטיביות".

עם זאת, סגל ממליצה להיזהר מאוד גם מטאסק סוויצ'ינג, אותה נטייה מעצבנת של כולנו לקפוץ מדבר לדבר - לאו דווקא משימות מורכבות - ולאבד ריכוז בדרך. "לפי החוקרת גלוריה מארק, העין והקשב שלנו זזים מדבר לדבר כל 40 שניות, גם כאשר נדמה לנו שאנחנו מרוכזים במשהו אחד", היא מסבירה. "והמחיר? מי שעובד 10 שעות בחריצות בטסק-סוויצ'ינג נותן למעשה תפוקה של 5 שעות בלבד. אנשים עובדים קשה, אוכלים על המקלדת ולא מבינים למה הם מספיקים כל כך מעט".

יש בלת"מים, לקוחות, דרישות של בוסים. מה, נתעלם מכל אלה?
סגל: "ברור שאי אפשר להגיע לעשר שעות תפוקה בעשר שעות עבודה, אבל אנחנו צריכים ללמוד לטפל בקפיצות הלא המוצדקות. 50% מהקפיצות האלו הן בכלל קפיצות עצמיות: אף אחד לא כתב לי, לא התקשר אליי, לא נכנס אליי למשרד. המחשבה, הסקרנות, הפתיל הקציר או הטרדות שלי גרמו לי לאבד פוקוס. צריך לזכור: למוח לוקח 15 דקות לחזור לאותה נקודת ריכוז שבה עזבנו את המשימה".

אחד הפתרונות האפקטיביים שסגל מציעה לבעיה נקרא "דף לוכד". למעשה מדובר בדף, אלקטרוני או פיזי, שמשמש אותנו לרשום דברים שנכנסים במהלך יום העבודה: טלפונים, פניות, משימות, מחשבות, הארות, דאגות וחרדות. "אני מורידה לי את זה מהראש וממשיכה במשימה", אומרת סגל. "הרעיון הוא להרוויח את הזמן שאנחנו מאבדים בחיבור מחדש למשימה לאחר ההתנתקות והמעבר למשהו אחר".

משה מסכימה שהדרך לפרודוקטיביות חייבת לעבור דרך ראש נקי. "אם מטפטפת לנו משימה, הנטייה האוטומטית היא לקפוץ ולבצע אותה. בשיטה של GTD, אם קפץ לי משהו בראש אני רושמת אותו בנוטס בטלפון או באפליקציה בשם Braintoss".

 טלי סגל, מנכ''לית בו בזמן / צילום: בני לפיד

3. שודדי זמן ארגוניים: ישיבות לא לפני 11 בבוקר

ישיבות ופגישות זום. "יותר מדי מנהלים מזמינים יותר מדי אנשים ליותר מדי זמן", אומרת סגל. "אני ממליצה לבחון מחדש את הישיבות המחזוריות, לשאול אם חייבים לקיים אותה כל שבוע או שאולי מספיק כל שבועיים. טיפ נוסף: להשתדל לא לקיים ישיבות בבוקר, לפני השעה 11:00. אלו השעות של שיא הפרודוקטיביות האישית, שבהן הכי טוב לכתוב, לחשוב או לתכנת".

מה עוד?
"לצמצם את מספר המשתתפים בישיבות ותמיד לשאול אם כולם הכרחיים. מי שצריך לתת אינפוט קצר לא חייב תמיד להיות בישיבה. מומלץ גם לקצר את משך הישיבות. אם נעשה זאת, נגלה שהאפקטיביות שלהן לא פוחתת".

"כדאי להפחית באאוטלוק את ברירת המחדל של משך הפגישה ל-45 דקות", מוסיפה משה. "ישיבות ממושכות צריכות להתקיים רק אם נדרש דיון. עדכונים יכולים להיות קצרים וממוקדים".

מה עם טלפונים בישיבות?
"באחד הארגוניים הביטחוניים שאני עובדת איתם, אחד המנהלים סיפר שהישיבות המסווגות, שמתנהלות בלי טלפונים בחדר הישיבות, הן הכי פרודוקטיביות. בישיבות רגילות אנשים משועממים ומשחקים עם הטלפון. בזום, בכלל אנשים נמצאים על מסכים אחרים. מרוב שהתרגלנו להסחות דעת, אם אין בישיבה איזו הנעה ברורה לפעולה קל לנו מאוד לזלוג לדברים אחרים".

מנהלים וקולגות. "אני ממליצה לכולם לקרוא את 'איך להגיד לא ולהישאר בחיים של סוזן ניומן", אומרת סגל, "היא מסבירה שאנחנו לא יודעים להגיד לא ממקום של רצון להיות בסדר. הבעיה שאם לא אומרים לא למשהו אחד, זה בעצם להגיד לא למשהו אחר. אם לדוגמה נשארתי במשרד עד מאוחר, לא ראיתי באותו ערב את הילדים שלי.

"כל אחד צריך למצוא לעצמו משפט שהוא מרגיש נוח להגיד. למשל, לי עובד 'ממש חשוב לי לשמוע מה שיש לך להגיד, אבל אני באמצע עכשיו, אז בוא נקבע מועד לדבר על זה. תשלח לי מייל ואעבור על זה'. בשורה התחתונה, כשנכנסים למשימת עומק, זה בסדר ליצור ריחוק מאנשים, להתנתק. זה קריטי גם לאיכות המשימה, לפיצוח שלה, לנקודת ההברקה שחייבת להיות בה".

מדיניות זמינות ארגונית. "ארגונים יכולים להגדיר לעצמם זמני תגובה סבירים בעיניהם לפניות בפלטפורמות שונות", אומרת סגל. "לדוגמה, ראיתי ארגונים שהגדירו שעל מייל צריך לענות בתוך 72 שעות, וואטסאפ בתוך חמש שעות ועל שיחת טלפון כאן ועכשיו. הם עשו תיאום ציפיות לעובדים וקבעו מדיניות שמתייחסת למדרג זמינות ארגוני. כמו כן, חשוב להקפיד על לקיחת הפסקות במהלך היום, גם ברמה הארגונית. מנהלים צריכים להבין שאם הם פונים לעובדים בזמן הפסקת הצהריים, הם מפסידים פרודוקטיביות".

עבודה מהבית. "צריך לנהל הסחות, כולל הסחות גופניות, בעבודה מהבית", אומרת משה. "לכן צריך בין השאר לישון כמו שצריך, לדאוג שנשב על כיסא נוח, לסדר פינת עבודה נעימה ומתאימה, לאכול, לשתות ולנהל הפסקות. אפשר, למשל, לעבוד בשיטת פומודורו שעיקרה מחזורים של עבודה 25 דקות והפסקה 5 דקות; או בעיקרון five before eleven, שבו אנחנו מגדירים לעצמנו מדי בוקר חמש משימות שנסיים עד השעה 11".

טיפים להקלה במאבק מול הסחות הדעת בעבודה הבית?
"קודם כול, ילדים. אחרי הקורונה הורים רבים הבינו שהם רוצים להיות זמינים לילדים שלהם בשעות הצהריים, לאכול איתם - ואז לחזור לעבוד. זה רעיון מצוין, רק צריך לתאם את זה מול מקום העבודה ומול השעון האישי שלכם.

"פרק בנטפליקס בזמן העבודה? אני בעד, במיוחד לעצמאים, אבל גם לשכירים. זה חשוב לפוקוס ולריכוז ועדיף על מצב של עובדים שאוכלים מול המחשב במשרד ועונים למיילים. עם זאת, אני ממליצה להיכנס להגדרות בפרופיל בנטפליקס ולבטל את המעבר האוטומטי בין פרקים. נגמר הפרק? קומו וחזרו לעבודה".