המחקר שמגלה עד כמה שרשורי מייל ארוכים פוגעים בתפקוד שלנו

זה לא סוד שהניסיון לפתור בעיות מסובכות במייל יכול לתסכל ולגבות מחיר. אבל המחיר הזה עלול להיות גבוה יותר מכפי שהיה ידענו עד כה. מחקר חדש טוען שבהשוואה לשיחה פנים אל פנים, מייל לא רק מקשה לקבל החלטות אלא גם יכול לפגוע בביצועים שלנו במשימות המשך.

"לא רק שיש לנו פחות מוטיבציה, אנחנו גם סובלים מליקויים קוגניטיביים", אומר מוביל המחקר, ראווי גאג'נדראן.

גאג'נדראן, פרופסור חבר לניהול באוניברסיטה הבינלאומית של פלורידה, אומר שהמחקר נולד כתוצאה מהניסיון הפרטי שלו.

מיילים ארוכים מקולגה

"אני שונא את חילופי המייל הארוכים האלה", הוא אומר. "היה לי קולגה שנהג לכתוב ממש מאמרים בתגובה למייל, ואז היית צריך להגיב במאמר משלך. וחילופי המיילים האלה ממש עייפו אותי".

גאג'נדראן היה סקרן למדוד את המחיר שהמיילים האלה אולי גובים ממנו. הוא ועמיתיו חילקו מאות צמדים לשתי קבוצות. בכל ניסוי, הקבוצה הראשונה התבקשה לבצע משימה מורכבת במפגש פנים אל פנים. הקבוצה השנייה התבקשה לבצע אותה בג'ימייל.

באופן לא מפתיע, הצמדים שעבדו פנים אל פנים היו יעילים יותר. בניסוי הראשון, לדוגמה, לקח לצמדים שניהלו מו"מ פנים אל פנים שש דקות בממוצע להגיע להסכמה, בעוד שלצמדים שניהלו מו"מ במייל נדרשו 20 דקות בממוצע.

גאג'נדראן אומר שמייל הוא כלי נהדר לשליחת אינפורמציה. אבל כשצריך להגיע להבנה משותפת, תקשורת פנים אל פנים עבודת הרבה יותר טוב.

המחקר הראה גם שהמשתתפים שפתרו בעיות במייל הפגינו ביצועים גרועים יותר במשימות המשך. לדוגמה, כשהתבקשו להצביע על שגיאות דקדוקיות בידיעה חדשותית על יזמים צעירים, הצמדים שתקשרו במייל - שכעת עבדו לבד - זיהו 19% פחות טעויות מאלה שתקשרו פנים אל פנים. המשתתפים שתקשרו במייל גם הפגינו ביצועים גרועים יותר בפתרון של סדרת בעיות לוגיות (49% פחות) ובמבחן חשיבה מורכבת (20% פחות).

החוקרים גם אספו נתונים מעובדים במצבי עבודה אמיתיים. הם ביקשו מיותר מ־100 מועסקים בוגרים לדווח על רמות התקשורת היומית שמבוססת על הודעות טקסט ועל התקדמותם בעבודה ומידת המעורבות שלהם. התוצאות הראו שבעוד שמנה גדושה של תקשורת מבוססת טקסט לא השפיעה על אנשים במשרות עם דרישה נמוכה לפתרון בעיות, אנשים במשרות עם דרישה גבוהה לפתרון בעיות הרגישו פחות נלהבים ופחות אנרגטיים לגבי העבודה בסוף היום, והסבירות שהם דיווחו על התקדמות במשימות הייתה נמוכה יותר.

מחיר הזמינות

גאג'נדראן אומר שבמייל יש תיעוד של השיחה, ולעתים ההרגשה היא שיותר קל לתקשר בו מאשר לנסות לקבוע זמן לפגישה - במיוחד כשאנשים עובדים מרחוק או באזורי זמן שונים. "לפעמים אני מעדיף פשוט לכתוב מייל ולנקות את השולחן", הוא אומר. אבל אנשים לעתים קרובות משתמשים במייל סתם מתוך הרגל, הוא מוסיף, בלי לשקול את המחירים הנסתרים. הוא ממליץ במקום זאת לקבוע פגישות קבועות, כך שניתן יהיה לפתור בעיות יוצאות דופן בפחות מאמץ.