איך מפטרים עובדים שעובדים מהבית והאם אפשר לעשות את זה בזום?

לצד ישיבות, ראיונות עבודה ואפילו אירועים חברתיים, גם פיטורים נכנסו לעידן הווירטואלי. לא ניתן היה להימנע מזה. ממחקר שערכה פירמת הייעוץ מקינזי בשנת 2022, עולה ש־35% מהמשיבים דיווחו שהם מסוגלים לעבוד מרחוק במשרה מלאה. ההיגיון המתבקש הוא שאם מישהו מסוגל לעבוד מרחוק, יכולים גם לפטר אותו מרחוק. אבל זה לא נותן למנהלים רשות לעשות זאת ללא חמלה.

הכנה מחושבת לפיטורים מרחוק היא קריטית. זו לא עוד פגישת זום - זו הכרזה שמשפיעה על פרנסתם של אנשים ועל העתיד של הארגון שלכם. לא רק שמנהלים מסתכנים באיבוד האמון של העובדים הנותרים ובעלי עניין אחרים בחברה, הם גם עלולים לעשות כותרות על "פיטורי זום" חסרי לב ולעמוד מול הריקושטים שמחזירות להם הרשתות החברתיות.

אולם, עם ההכנה הראויה, תוכלו להתמודד עם הפיטורים מרחוק כראוי. להלן מספר דרכים כדי להתכונן למסירת ההודעה באופן מקוון.

חזרות כלליות

מרגע שתאריך ההכרזה נמצא בלוח השנה, פנו זמן לחזרות (באופן אידיאלי, כמה ימים לפני ההודעה). וודאו שהמסר נכתב ומאושר על ידי המחלקה המשפטית כמה ימים לפני ההכרזה ושיש לה מספיק זמן לעבור על הטקסט, לעשות שינויים ולקרוא אותו פעם נוספת לפני ההגשה.

אתם אולי חושבים שאתם לא צריכים כל כך הרבה זמן להתכונן - אבל אתם זקוקים לו. אתם חייבים להרגיש בנוח עם מכתב הפיטורים כדי שתיראו בטוחים בעצמכם, רגועים ואמינים. אתם צריכים גם זמן לחלק את השיחה לנקודות ולהחליט מה בדיוק לומר בכל אחת.

אם אתם צפויים לקרוא סקריפט או להשתמש בטלפרומפטר, תצטרכו לבצע מספר חזרות לפני שהנמען יאמין שאתם אומרים את הדברים באופן משכנע. לחילופין, אתם יכולים להדביק פתקים צהובים למסך המחשב או לשים מוניטור נוסף מאחורי המצלמה עם נקודות שיעזרו לכם לא לסטות מהשיחה שתכננתם.

תרגילי ויזואליזציה

קשה להעביר מסר מספיק אמין באופן מקוון. בזירה הזו אין לכם קהל פיזי להתחבר אליו מבחינה אמוציונלית. על מנת ליצור חיבור מעין דרך הזום, תצטרכו לעשות ויזואליזציה של הקהל. חשבו על הדברים הבאים:

■ מאיפה צופה הקהל? מהבית או מהמשרד?

■ מי נמצאים איתם? המשפחות או קולגות?

■ מהם ירגישו כשישמעו את החדשות?

■ מהם החששות המידיים ביותר שלהם?

■ מהם ישאלו שאוכל לענות עליו מיד?

■ איזה חשש אני יכול להסיר?

אולי תרצו לקחת את זה צעד קדימה על ידי יצירת "אווטארים" שמייצגים עובדי מפתח, כמו למשל אב לשלושה ילדים בגיל 45 ואישה בת 63 שמתקרבת לגיל פרישה. אתם יכולים להעמיד פנים שאתם מדברים ישירות לעובדים הספציפיים האלה, מתייחסים לחששות שלהם ומנסים להקל עליהם.

שפת הגוף

שפת גוף היא חשובה. הקהל שלכם יחפש סימנים לכך שאתם עצבניים. אם למשל תשחקו בטבעת הנישואין במהלך השיחה, תזיזו את המשקפיים, תגעו בפנים, תגרדו את הזקן או תזוזו או תסתובבו בכיסא - העובד עלול לראות בזה סימן לכך שהוא לא יכול לסמוך עליכם. במקום זה, נסו להישען מעט לכיוון המצלמה.

מנהלים רבים תודרכו לא להשתמש יותר מדי בידיים כשהם מדברים. זו עצה איומה, כי הידיים עוזרות להעביר אמוציות ותשוקה. בייחוד בשיחת פיטורים, אם אתם מותירים את הידיים מחוץ לפריים, זה עלול לרמוז שאתם מסתירים משהו. מסיבות אלו, צריך להרגיש בסדר עם שימוש טבעי בידיים כשאתם מדברים.

מבט ישיר למצלמה

המצלמה חייבת להיות בגובה העין. אם היא נמוכה מהפנים שלכם, תיראו מאיימים; אם היא גבוהה מדי, תיראו חלשים. בזמן שאתם מדברים - הסתכלו ישירות את המצלמה, ולא אל הקופסאות הקטנות בהם נראים המאזינים במסך שמתחתיה. כך תהיו בקשר עין עם כל עובד ועובדת.

היוצא דופן לכלל הזה הוא אם אתם עונים לשאלות אחרי הודעת הפיטורים. במקרה כזה, אתם צריכים להסתכל אל מסך המחשב על העובד ששאל את השאלה. זה נראה טבעי ועוזר לכם "לקרוא את החדר".

נשימות עמוקות

זה מובן שתהיו חסרי מנוחה בפגישת פיטורים. אתם עלולים לחוש כועסים או נבוכים. לכן, זכרו לנשום. זה עשוי לשנות באופן דרמטי את הקול שלכם. כדי לשדר ביטחון, חיוני להסדיר את הנשימה.

לפני תחילת השיחה, קחו נשימת עמוקה מהסרעפת. עשו זאת שוב לאחר שניים או שלושה המשפטים הראשונים, והמשיכו כך. בלי הנשימות האלה, לא תגיעו לספיקת ראות מלאה, והמילים בסוף המשפטים שלכם ייקטעו כי ייגמר לכם האוויר.

תמיכה בעובדים

פיטורים הם אף פעם לא קלים. אפילו כשעושים זאת נכון. עם ההכנה הנכונה, שפת גוף וגישה מותאמות, תוכלו לבשר את החדשות הקשות באופן אפקטיבי וחומל.

כשתעבירו את המסר באופן מוצלח, העובדים לשעבר יחושו שהם זוכים לתמיכה ושמכבדים אותם. במקביל, העובדים הנותרים יחושו מוטיבציה להמשיך לעבוד בגלל שגרמתם להם להאמין בכך שהארגון צועד בכיוון הנכון.

© Harvard Business School Publishing Corp