איך להבריק כשדוחקים אתכם לפינה: המדריך לשיחה מאולתרת

אודות מגזין הניהול של הרווארד (HBR)

מגזין הניהול של אוניברסיטת הרווארד יוצא לאור מזה מאה שנה ומאגד מאמרים מבוססי מחקר ונתונים. עם כותביו נמנים מיטב המומחים הבינלאומיים לניהול ולעסקים במגוון תחומים, ובהם מנהיגות, משא ומתן, אסטרטגיה, שיווק, כספים ותפעול. מאמרי Harvard Business Review מתורגמים ומתפרסמים בגלובס שלוש פעמים בשבוע: בימים שני, רביעי וחמישי (מגזין G).

אודות הכותב

אברהמס מרצה להתנהגות ארגונית בבית הספר לעסקים של אוניברסיטת סטנפורד. מגיש הפודקאסט Think Fast, Talk Smart ומחבר הספר Think Faster, Talk Smarter: How to Speak Successfully When You're Put on the Spot

בין שעליכם לענות על שאלה של מנהל או לקוח, להרים כוסית או לשאת דברים באופן לא צפוי, לתת משוב מיידי לקולגה או לנהל שיחה בהתכנסות לא פורמלית - עליכם ללמוד לא רק לעבור בשלום את הסיטואציה אלא לראות בה הזדמנות להצטיין, להרשים אחרים ולהתקדם לעבר מטרותיכם.

למרבה המזל, כפי שנוכחתי לדעת בשני העשורים שבהם אני עובד עם תאגידים ותלמידים, כל אחד יכול להפוך למוצלח בדיבור ספונטני. עליכם רק ללמוד מיומנויות, טקטיקות והתנהגויות מסוימות. הנה כמה דברים שכדאי לשים לב אליהם.

הימנעו מתגובות בנאליות

אחת הדרכים הבטוחות להיכשל בשיחות מסדרון היא לסגת לתגובות קונבנציונליות. לדוגמה, כאשר המנכ"ל עובר לידכם ושואל "מה שלומך?", האם תענו "טוב, תודה", או תנצלו את ההזדמנות ליצירת מפגש "זכיר".

אף שתגובות סטנדרטיות עשויות להציל אתכם מהמבוכה הכרוכה בניסיון לחשוב על משהו בעל משמעות לומר, הן מונעות מכם לתקשר עם אחרים בדרכים כנות ופרודוקטיביות. גישה טובה יותר תהיה להעלות רפרנסים משותפים שעשויים לעזור לכם לתפוס את תשומת לבם מאזיניכם.

דעו שפחות זה יותר

בזמן שאתם מנסים להימנע מדיבור תכליתי וסטרילי, ודאו שאתם לא פועלים בקיצוניות השנייה. אצל רבים, הרצון להישמע אינטליגנטי ולהימנע משתיקות מביכות מוביל לפטפוט יתר. כדי למצוא את האיזון הנכון, התחילו בזיהוי מהיר של מטרת התקשורת ואז חישבו מה המאזינים כבר יודעים על הנושא. מטרה ברורה ומודעות לקהל ימקדו אתכם, כך שתוכלו לתעדף מה לומר ולבחור את המילים המדויקות באופן חכם יותר.

בשלב הבא, נסו להעביר את המסר בתמציתיות ככל הניתן. אחרי שהעברתם את הנקודה ההתחלתית, עשו הפסקה. לפני שתוסיפו סיפור או רעיון, שאלו את עצמכם, "האם הבהרתי את הנקודה שלי?".

הדרך הטובה ביותר למצוא את נקודת האיזון בתקשורת עם אחרים היא לבחון כיצד נהגתם בעבר. נסו להיזכר במקרים כאלה, מתי הייתם יותר תמציתיים. בקשו משוב מאנשים שדיברתם איתם. חיזרו להודעות הטקסט, אימיילים או מסרים בסלאק שהעברתם כדי לבחון אם אתם נוטים לפטפטנות.

העזו להיות משעממים

אחת הסיבות המרכזיות לכך שדיבור מאולתר מאתגר כל כך היא הרצון לומר תמיד את הדבר הנכון בדרך הנכונה ובזמן הנכון. אבל זה רק מוביל לביקורת עצמית מוגזמת, דבר שגוזל אנרגיה נפשית יקרה, מוסיף מתח ומונע מכם להיות נוכחים ברגע באופן דינמי ואותנטי.

במקום זאת, הכירו בכך שאין דרך אחת נכונה לענות על שאלה, לתת משוב, לברך קולגה או לשאת ברכה - יש רק גישות טובות יותר או פחות. אל תנסו להרשים אחרים, משום שהפגנות יכולת ואותנטיות הן מרשימות בפני עצמן. לעתים קרובות אני מייעץ לאנשים: "העיזו להיות משעממים". כלומר, אל תרגישו שעליכם לתת מופע יוצא מגדר הרגיל.

אמירה פופולרית נוספת מתאימה כאן: "אל תיתנו למושלם להיות האויב של הטוב". המאזינים יבטחו בכם וייתנו לכם אישור אם תדברו כמו אדם ולא כמו שחקן או רובוט. כשאתם צריכים לדבר באופן ספונטני, תגידו למבקר הפנימי שלכם לרדת מהבמה. מקדו מחדש את תשומת הלב במאזינים. ניסיון לשרת את הצרכים שלהם יסיט את האנרגיה הנפשית שלכם מעצמכם ויסיר חלק מהלחץ שאתם מרגישים. הרשו לעצמכם להתנסות, לטעות וללמוד באינטראקציות ספונטניות. הימנעו מהניסיון לזכור בעל פה או לאגור הסברים ותגובות שאולי תזדקקו להם לדעתכם. זה רק יגביר את הסיכוי לכישלון במקרה שתשכחו או תסטו מהתסריט.

הקשיבו לבן השיח

רוב האנשים עסוקים בשאלה מה הם יגידו במפגשים מאולתרים. עליכם לעשות הפוך: התמקדו בהקשבה, כך שתבינו טוב יותר את הצרכים ותחומי העניין של שותפיכם לשיחה ותוכל להגיב באופן מועיל יותר.

אני ממליץ לאמץ אסטרטגיה ששמעתיה עליה מעמיתה שלי בסטנפורד, קולינס דובס: ראשית, תנו לעצמכם מרחב לעיבוד המידע. ניסוח מחדש או שאלות מעקב יכולים לאשר שהבנתם ולספק עוד זמן לחשוב על התגובה שלכם. שמרו על קשר עין, היו רגישים לאופן שבו אחרים מציגים את עצמם ובאיזה הקשר. הניחו שהכוונה חיובית והפגינו חמלה. הקשיבו לא רק לאנשים אחרים אלא גם לקול הפנימי שלכם, שינחה אתכם כיצד לבצע את ההתאמות הנחוצות תוך כדי תנועה.

ארגנו את המחשבות

הדוברים הטובים ביותר שומרים על התעניינות מצד הקהל על ידי חיבור בין רעיונות או דוגמאות שונות. המבנה של הדברים מאפשר הבנה, מעורבות רגשית והקשבה.

שקלו ליצור סיפור עם התחלה, אמצע וסוף שהרעיונות בו קשורים באופן הגיוני וטבעי. אם יהיו לכם כמה מסגרות סיפור פשוטות מן המוכן, זה יעזור לכם במצבים ספונטניים. אחת המסגרות המועדפות עליי, אני מכנה "הסכין השווייצרי" של המסגורים. יש לו שלושה חלקים: הראשון, הצגת טיעון, מוצר, רעיון או נקודת מבט. השני, הסברת הרלוונטיות שלהם, ולבסוף - הצגת הצעדים הבאים כמו פעולות אפשריות או תוכניות.

אין צורך לפחד כשאתם נדחקים לפינה. התנסות, מחשבה ואימון יכולים להפוך שיחה מאולתרת להזדמנות שלכם להבריק.

לתשומת לבכם: מערכת גלובס חותרת לשיח מגוון, ענייני ומכבד בהתאם ל קוד האתי המופיע בדו"ח האמון לפיו אנו פועלים. ביטויי אלימות, גזענות, הסתה או כל שיח בלתי הולם אחר מסוננים בצורה אוטומטית ולא יפורסמו באתר.

כלי חדש לניהול זמן:

מה שמעניין אותך. מתי שמענייין אותך

אודות גלובס

פרוייקטים ושיתופי פעולה