החלטתם שאתם רוצים לקדם תמ"א 38 או תהליך של פינוי בינוי בבניין הישן שבו אתם מתגוררים? השלב הראשון יהיה בדיקה עד כמה הרצון שלכם תואם את הרצונות של שאר בעלי הדירות בבניין - ואז הקמת ועד מייצג. החשיבות של ועד מייצג בבניין גדולה וחשוב לעשות זאת נכון. חשוב להדגיש כי ועד הבית לא תמיד יהיה מתאים גם לתפקיד של נציגות בעלי הדירות, ולעתים מדובר בשני גופים שונים שיפעלו במקביל. גם אם נעשה שימוש בחברה לליווי בעלי הדירות בתהליך - ועד מייצג תמיד צריך להיות בבניין.
חברי הוועד לא יקבלו תשלום ויצטרכו להשקיע זמן לא מבוטל בתהליך, לכן כדאי להבין מההתחלה מהן המשימות המרכזיות של הוועד המייצג:
- סיוע בארגון בעלי הדירות בבניין, הסברה והובלה להסכמה לפרויקט.
- ייצוג של בעלי הדירות מול בעלי המקצוע הרלוונטיים.
- ייצוג של בעלי הדירות מול מוסדות התכנון ובהם הוועדה המקומית לתכנון ובנייה.
- בנייה של יחסי אמון בין בעלי הדירות במשך כל התהליך ושימורם.
- העברת מידע בין בעלי מקצוע, יזם, קבלן ועוד לבין בעלי הדירות - בשני הכיוונים.
- שמירה על שקיפות ועל שוויוניות בין בעלי הדירות וביניהם לבין בעלי מקצוע לכל אורך חיי הפרויקט.
איך בוחרים בנציגות של בעלי דירות?
בחירה בנציגות של בעלי הדירות תיעשה במסגרת אספת בעלי הדירות בבניין. להלן כמה דגשים להליך זה:
- יש לתת עדיפות גבוהה לבחירה בוועד מייצג בשלב מוקדם ככל האפשר של קידום פרויקט התחדשות עירונית בבניין או במתחם.
- שלב קודם לבחירה בוועד המייצג צריך להיות אספת בעלי דירות ובה ידונו בפרויקט המסתמן ויקבלו מידע ראשוני.
- דבר אספת בעלי הדירות צריך להיות מפורסם לפחות שבוע מראש בבניין (הודעה מפורטת שתכלול מיקום מדויק, שעת פגישה, תאריך פגישה ונושא פגישה). כדאי שההודעות יועברו גם לתאי הדואר של בעלי הדירות כולם. במקרה שמדובר בדירות מושכרות יש להודיע לבעלי הדירה בטלפון על אודות האספה המתוכננת.
- חשוב להבהיר לבעלי הדירות כולם שהנציגות עומדת להיבחר ושהיא עתידה לייצג את כולם בהמשך הדרך.
- באספת בעלי הדירות יוסבר מה תפקיד הנציגות ומהן ההגדרות של החלטות מהותיות ושל החלטות שאינן מהותיות. למשל, יוגדר באיזה מצב נדרש קיום אספה כדי לקבל החלטה וכמה זמן צריך להודיע עליה מראש.
- דוגמה אחת לנושא מהותי שבו נדרש כינוס אספה היא הליכי התכנון של הבניין ושל השטח הפתוח הסמוך לו - המשפיעים על כלל בעלי הדירות. דוגמה נוספת היא התמורות לבעלי הדירות או כל החלטה שלה השפעה מהותית על חייהם של בעלי הדירות בזמן קידום הפרויקט או ביצועו.
- באספה ובמסגרתה ייבחר הוועד המייצג יוגדרו גם דרכי העברת המידע בין הוועד לבין בעלי הדירות וגם דרכי התנהלות מול בעלי דירות שאינם מתגוררים בפרויקט כמו גם קשישים, דיירי דיור ציבורי או בעלי צרכים מיוחדים.
- מומלץ כי אספה זו, כמו כל האספות המתנהלות בבית המשותף, תתועד בפרוטוקול ותופץ לכלל בעלי הדירות לאחר תומה.
- בעלי הדירות בבניין המעוניינים לשמש כנציגים יציעו עצמם באספה לפני כלל המשתתפים וימונו לתפקיד בפומבי.
- יש להקפיד כי לאחר בחירה בבעלי הדירות לוועד המייצג, יחתמו בעלי הדירות על כתב הסמכת נציגי הבית המשותף, והנציגים יחתמו על כתב התחייבות לחברי הבית המשותף. במקביל, ניתן ואף רצוי לערוך תוכנית עבודה מסודרת לתהליך כולו ולקבוע גם את זמני הביצוע ומי האחראי לביצוע מקרב נציגי הוועד. למידע נוסף באתר הרשות הממשלתית להתחדשות עירונית לחץ כאן. להורדת כתב הסמכה ותוכנית עבודה ראה קישורים בתיבת הכלים למדריך.
- נציגות תיבחר לכל בניין משותף, ובמקרה שיש כמה כניסות לבניין (הדבר נפוץ בבנייני רכבת ישנים) כל כניסה יכולה לבחור בוועד מייצג משלה.
- מומלץ כי נציגות בעלי הדירות תכלול מספר אי-זוגי של חברים, כדי שבמקרה הצורך יוכלו להגיע להכרעה אם ייווצרו מחלוקות.
- כדאי שהנציגות הנבחרת תכלול מגוון טיפוסים של בעלי דירות בבניין המשותף. למשל - בעלי דירה ותיקים לצד בעלי דירה חדשים יותר בבניין. במקביל, רצוי לדאוג שרוב חברי הנציגות אם לא כולם יהיו בעלי דירות המתגוררים בבניין ולא בעלי דירות להשקעה.
צעד אחרי מינוי הנציגות של בעלי הדירות - כתב ההסמכה
כתב ההסמכה של הוועד המייצג צריך לכלול גם הסכם בלעדיות לנציגות הבניין, כלומר - הסכם המאשר שהנציגות היא המייצג הבלעדי של בעלי הדירות בבניין ושאין ליזמים, לקבלנים או כל גורם אחר רשות להחתים את כולם או את חלקם על מסמכים או על הסכמות.
כתב ההסמכה צריך לכלול גם סעיף המסביר כי כל הצעה שתונח מול בעלי הדירות צריכה לכלול היבטים כלכליים, היבטים חברתיים וגם היבטים תכנוניים של הפרויקט המתגבש. עוד מומלץ כי כתב ההסמכה יכלול סעיף שיבהיר כי אין בעלי הדירות יכולים לבוא בטענות לנציגות שנבחרה - וזאת בתנאי שחברי הנציגות יפעלו בתום לב ובצורה סבירה.
חשוב להדגיש: הסכם מינוי בעלי הדירות לנציגי הוועד אינו כולל התחייבות לחתימה על הסכם מול בעלי הדירות או כל גורם אחר ואינו כולל כל התחייבות לתשלום מצד בעלי הדירות.