הסיבה שאנו נמנעים מביצוע משימות וחמש דרכים להתגבר על דחיינות

כל בעל מקצוע גורר מדי פעם רגליים בפרויקטים מסוימים. קל לדחות משימות מייגעות כמו הגשת דוחות הוצאות או מטלות רגשיות, כמו כתיבת סקירת ביצועים שלילית על עובדים. ואכן, מחקר הראה שדחיינות היא למעשה אסטרטגיה תת־מודעת להימנע מרגשות שליליים ולאו כשל מוסרי או סימן לעצלנות.

אחת הסיבות הנפוצות ביותר לכך שאנו דוחים דברים היא שפרויקטים מסוימים עשויים להיחוות כמעורפלים או אמורפיים. אנחנו נכנסים להלם כי אנחנו פשוט לא בטוחים מה לעשות או מהיכן להתחיל, מה שמוביל ל"שיתוק משימה". כפי שכתבתי בספרי The Long Game, זה יכול לחבל במאמצינו לקדם מטרות ארוכות טווח. אם אתם מוצאים את עצמכם מתעלמים שוב ושוב מסעיף מסוים ברשימת המטלות שלכם, גם אם הוא עשוי להיות קריטי להצלחתכם בעתיד, הנה חמישה דברים שתוכלו לעשות.

1. חדדו את החזון

אם קיבלתם פרויקט מסוים על ידי מנהל או עמית, לדוגמה "כתבו את הצעת המענק הזאת" או "חקרו את האפשרות הזאת", ייתכן שלא לגמרי ברור לכם מה הם למעשה מבקשים. האם הם רוצים עבודת עומק של 20 עמודים או תקציר של עמוד אחד? ניתוח מקיף להצגה בפני קולגות או סיכום תמציתי? בעיצומה של תגובת הקיפאון שלנו, ייתכן שאפילו לא נשים לב שההיקף לא ברור לנו, ולכן חשוב לחזור לעקרונות הראשונים. מה בדיוק מבקשים מכם לעשות? מהי התפוקה הרצויה? וכמה זמן אתם מעריכים שיידרש לכם לעשות זאת? הבהרת הכוונות עשויה לעתים קרובות לעזור לנו להתשחרר מהתקיעות.

2. זהו את שלבי הביצוע

גם אחרי שהבהרתם לעצמכם את החזון, הדרך להגיע ליעד הרצוי לא תמיד מובנת מאליה. במיוחד אם אתם מתמודדים עם משהו שמעולם לא עשיתם בעבר (כגון השקת מוצר חדש), ייתכן שתהיה לכם רשימת מטלות מלאה במשימות אפשריות, אבל לא תדעו בוודאות אילו מהן הקריטיות ביותר או באיזה סדר לגשת אליהן (לדוגמה, לערוך קבוצות מיקוד? לפתח אב טיפוס? ליצור תוכנית שיווקית? לבדוק אסטרטגיית תמחור?).

במצבים כאלה, כדאי לדבר עם עמיתים שעשו דבר דומה בעבר. אם זו לא אופציה, כדאי לשקול שכירת שירותיו של יועץ בעל מומחיות רלוונטית או ללמוד בקפידה מה אחרים בתחום עשו בעבר. אינכם צריכים לשקף את המהלכים שלהם במדויק - החידושים שלכם עשויים להתברר כשכלול של הנורמה - אבל מודעות לפרקטיקות הטובות (והגרועות) שנעשו בעבר יכולה לעזור לכם לפתח תוכנית ראשונית ולבצע בחירות מושכלות לגבי המקומות שבהם תרצו לחרוג מהמסלול.

3. עשו צעד (קטן)

פרויקטים מעורפלים נחווים לעתים קרובות כעצומים, ולכן רק טבעי שלרוב הם יידחקו לסוף הרשימה. אך כפי שציין פרופ' בי.ג'יי פוג מאוניברסיטת סטנפורד, אפילו נקיטת פעולה זעירה יוצרת מומנטום חיובי שמקל את השלמת המשימה המלאה (בדיוק כמו ששימוש בחוט דנטלי בשן אחת יגרום לכם להבין שלא נדרש מאמץ רב נוסף כדי להשתמש בו בשאר הפה, או כפי שכתיבת פסקה אחת של דוח התקדמות יכולה להניע אתכם לסיים אותו).

זיהוי משימה שתוכלו לבצע, גם אם היא לא הכי אסטרטגית (כגון שליחת אימייל או תיקון המתווה במצגת) עשוי להקל עליכם לחזור למשימה בעתיד.

4. צרו מנגנון מחויבות

אם אתם מתעכבים במשימה מסוימת, ככל הנראה כוח הרצון לבדו לא יניע אתכם ("אני בהחלט אגרום לזה לקרות ביום חמישי הזה"). במקום זאת, צרו לעצמכם מנגנון שיבטיח את מילוי המשימה. בדיוק כפי ששכירת מאמן אישי מבטיחה עמידה טובה יותר בפעילות גופנית (כבר שילמתם על הפגישה וזה יהיה לא מנומס להבריז), אתם יכולים להגדיר לעצמכם מנגנוני מחויבות כמו קביעת פגישת מעקב שבועית עם המנהל או עם עמית מהימן.

אתם יכולים אפילו לבחור לעבוד עם אחרים כך שתהיו מחויבים לדווח על התקדמותכם ביום נתון. אתם יכולים גם ליצור "חוקים" משלכם כדי להתקדמות. בעבר, כאשר היה לי דד־ליין, מדי פעם הייתי "מתנחלת" בבית קפה (כך שרעב או צמא לא היו תירוץ) ולא הרשיתי לעצמי לעזוב עד שסיימתי.

5. הגבילו הסחות דעת

המוח שלנו מטבעו מחפש פרצי דופמין, כולל ה"ריגוש" שבקריאה ומענה להודעות שמגיעות לתיבת הדואר הנכנס שלנו וגלילה בפוסטים חדשים ברשתות החברתיות. אף אחד לא חושב שזה באמת פרודוקטיבי, ובכל זאת לרובנו קשה להתנגד לזה.

לכן חשוב להגביל באופן יזום את הסחות הדעת. אם לא תעשו זאת, תתפתחו תמיד לבחור במטלות הקלות שמביאות איתן סיפוק מהיר (לדוגמה, הזמנת סנדוויץ' לפגישת הצהריים או בדיקת מספר הבקשות ליצירת קשר שקיבלתם בלינקדאין), במקום לצלול למטלות מורכבות יותר ובעלות משמעות.

עשו ניסויים כדי לראות מה עובד לכם. אתם יכולים להשאיר את הטלפון שלכם בחדר אחר, להגביל את הגישה לאתרים מסוימים או אפילו להשתמש במחשב שאינו מחובר לאינטרנט כדי להתקדם בפרויקטים המחייבים כתיבה מעמיקה.

דחיינות היא מטבע האדם, אבל יש לה מחירים שונים. אם תאמצו את האסטרטגיות האלה כדי להתגבר עליה במשימות מעורפלות אך חיוניות, תוכלו להפוך לאנשים שחושבים ומבצעים לטווח ארוך.

© Harvard Business School Publishing Corp